2017工作实务第十一节.ppt

第十一节 公文整理（立卷）与归档程序 一．重点掌握 1.什么是归档文件整理工作？ 2.公文整理（立卷）的范围。 3.归档文件整理的工作步骤。 二．一般掌握 1.归档文件整理的基本原则。 2.归档文件整理的质量要求。 3.归档文件整理工作的意义。 文件整理(立卷)、归档 2000年12月6日，国家档案局发布的中华人民共和国行业标准DA/22—2000《归档文件整理规则》，是我国机关档案工作的一次重大调整，《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，是对原有文书立卷方法的一次重大改革。对归档文件整理的原则和具体方法作了新的规定. 国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知 作者：国家档案局政策法规司 档发〔2015〕6号 各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院： 　　 档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)(代替DA/T 22—2000)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016年6月1日起实施。国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。 　　 国家档案局 　　 2015年10月25日 归档文件整理的概念 一　归档文件:立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。二、归档文件整理　　将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。三、《归档文件整理规则》最根本的特点，就是以“件”的整理单位，进行文件级整理。《规则》第2、3条规定，“件”即归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，原件与原制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册（本）为一件，来文与复文为一件。 1.文件正本与不同稿本 同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 2.正文与附件 附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料。如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。 3.正文与文件处理单等 文书处理较规范的机关，文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。 4.原件与复制件 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。 5.转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。 6.报表、图册、名册等 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。 7.来文与复文 来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上要包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等。此类文件可以作为一件，也可以分别作为一件，故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。需要注意的是，“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 归档文件整理原则 1、“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系； 2区分不同价值； 3便于保管和利用。 归档文件整理质量要求 1.归档文件应齐全完整,已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 归档文件整理工作的意义 一、归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找和利用 二、归档文件整理可以维护文件的完整与完全，也便于文件的保管 三、归档文件整理为档案工作奠定基础 归档文