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管理文秘教案 讲授人：文 武 第一章 管理文秘概论 一、何谓管理文秘 （一）管理的概念回顾：在组织中，有关人员按照一定的宗旨和原则，采用一定的手段和方法，对各种资源进行适当领导、组织和安排，以完成预定的目标和任务。（组织、目标、资源、效率） （二）文秘的概念探究：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策提供服务的人。（三个维度：职务、工作、机构） （三）管理文秘的涵义：文秘部门协助领导收集信息、出谋划策、协调关系、处理事务，以促使领导工作更有成效的一系列辅助管理活动。（管理的一般原理在文秘领域中的特殊应用） 二、特性和作用 （一）特性：政治性、辅助性、被动性、隐匿性、事务性 （二）作用：参谋、助手、耳目、枢纽、协调、窗口 三、规律和趋势 （一）规律：社会发展的产物、领导活动的需要、绩效体现在领导工作上、与组织环境相互影响 （二）趋势：社会化、专业化、现代化、女性化 第二章 管理文秘的职能 一、办事职能（基础职能） （一）何谓办事：办理事务——通过优质服务保证工作顺利进行（不管部：繁、杂、细、忙） （二）如何提高办事效率： 1.主观维度：统一思想、明确职责、协调配合 2.客观维度：精简文件和会议、改善工作条件、提高人员素质 二、参谋职能（主要职能） （一）何谓参谋：参与其中出主意（全局、综合、全程） （二）参谋的内容： 1.决策前：调查研究、信息收集 2.决策中：方案设计、权衡利弊 3.决策后：督促检查、总结评价 （三）如何参好谋： 1.甘：甘于奉献、乐做配角 2.敢：勇于沟通、敢于建言 3.赶：终身学习、缩小差距 4.干：勤于业务、善于献策 第三章 管理文秘队伍建设 一、管理文秘队伍的基本素质（个人） （一）政治素养：坚定的政治立场、高度的政治责任感、敏锐的政治洞察力 （二）智能结构：知识、智力、能力 1.知识：广博的基础知识、实用的相关知识、精深的专业知识、起码的行业知识 2.智力：认知能力（观察力、注意力、记忆力、思维力、想象力）、元认知能力 3.能力：表达能力、调研能力、交往能力、管理能力、办事能力 （三）职业道德：忠诚可靠、敬业奉献、服从领导、平易近人 （四）心理素质：乐观向上、幽默开朗、坚韧自信（负担重、压力大、关系杂） 二、加强管理文秘队伍建设（组织） （一）创造优良环境：合作与竞争并存 （二）提供成长机遇：教育培训、锻炼培养、提拔重用 （三）重视考核管理：规范管理 第四章 管理文秘机构 一、何谓管理文秘机构 管理文秘机构：是各级党政机关、企事业单位和社会组织的综合性内设机构，指他们的办公厅（室）或秘书处、科、股等。 二、管理文秘机构的地位 （一）领导机关的工作机构 （二）协调沟通的桥梁 三、管理文秘机构的设置原则 （一）按需设置原则：人（机构）——事平衡和协调 （二）精干优化原则：层次结构合理、组合优化 （三）首长负责原则：实行首长负责制 （四）责权统一原则：具有相应的权限和明确的责任 四、管理文秘机构的结构模式 （一）单一制结构：配备一名专职或兼职的文秘人员为领导个人或群体提供综合辅助服务（职能统兼式） （二）分设制结构：根据领导和领导机关的需要，将办公室与调研、督办、信访、信息等职能并列设置（职能分工式） （三）综合制结构：只设置一个归口管理文秘事务的办公室，下面再设不同层次、不同职能的内设机构（总体办公室式） 五、管理文秘机构的体制特征 （一）相对的封闭性 （二）系统内的业务指导关系 第五章 调查研究 一、何谓调查研究 调查研究：人们在实践中对客观情况进行调查了解和分析研究的活动或过程。 二、调查研究的意义和作用 （一）是管理文秘工作的重要内容 （二）是文秘人员参谋的重要环节 （三）是提高工作能力的重要途径 三、调查研究的主要内容 （一）情况调研：掌握情况 （二）工作调研：督促检查 （三）事件调研：了解真相 四、调查研究的原则和方法 （一）原则：一般原则（马克思主义的立场观点、实事求是的态度）、具体原则（点面结合、定性与定量结合、直接与间接结合） （二）方法：调查方法、研究方法 1.调查方法：调查范围（普遍、抽样）；调查手段（访谈、问卷、文献、实地） 2.研究方法：系统研究、度量研究、概率研究 五、如何做好调查研究 （一）准备调查：确定项目、搜集材料、制定计划、组织力量 （二）调查实施：掌控局面、系统全面、真实可靠、新颖有用 （三）研究总结：分析研究材料、撰写调查报告、全面总结工作 第六章 信息工作 一、何谓信息 信息是事物的存在方式和运动过程；是对这种存在方式和运动过程的反映和表述。（信息量） 二、信息的特征和类型 （一）特征：可传递性（能突破时空界限传递）；可共享性（谁掌握谁利用）；可开发性（能够进