行政文员的任职标准及办事流程.docVIP

职位名称 文员 所属部门 行政部 职等职级 直属上级 行政经理 晋升方向 行政助理 核准人 工作内容： 1、来电、来访接待。 9、印章类管理 2、收集登记上级和外单位发来的文件、通知。 10、会议安排 3、打印文件 11、故障处理 4、电脑文件处理 12、清洁工作管理。 5、打印纸管理 13、报纸、书刊管理 6、办公设备管理 14、每天程序化工作 7、办公用品管理 15、完成上级临时交办的其它任务。 8、档案管理 任职资格： 教育背景： 中文、文秘等相关专业大专以上学历。 培训经历： 受过文书写作、档案管理、基础行政人事等方面的培训。 经验： 1年以上工作经验。 技能： 熟练的操作办公自动化设备，包括计算机、传真机、复印机等。 有良好的语言表达能力和文字处理能力。有一定的英语基础。 个人特征： 工作认真细心，，能承受一定的工作压力，能较好地执行上级交办的工作。 工作效率高，做事井井有条，有较强的团队合作意识。 能够解决一般的行政管理问题，具有计划、组织、协调和人际沟通能力。 形象气质好，性格开朗。 政治背景： 道德品质良好，无不良记录。 职业道德： 遵守公司规章制度，不泄露公司机密，不在竞争对手公司兼职。 权力范围： 经授权后，可协调上级开展有关行政事务的工作。 有权根据公司规章制度对公司行政资料进行整理、分类、记录以及备份存档。 经授权后，有权代表行政部门处理公司相应的行政事务。 文员任职资格 标 准 流 程 一、来电、来访接待 1、电话接待： 要使用礼貌用语：你好，杭州龙达新科、谢谢、请稍等、再见等等。 如果接到他人电话，当事人不在，记录对方电话，并在第一时间通知。 语气要委婉，态度和蔼。 2、收发传真： 收发传真有记录，并同时通知传递给相关人员处理。 3、接待客人、辅助商务安排。 客人来访---礼貌接待---问明来意—-引入会议室---送上茶水---请其稍后----告知被访者----安排会面---做好记录----礼送客人。 确定时间---做好登记---预定住宿----派人接送---预定车票—礼送客人----核算费用---报财务。 标准：客人来访时，立即接待；三分钟之内送上茶水。要求待人要热情、登记要准确、核算费用要准确。 二、收集登记上级和外单位发来的文件、通知。 标准：接受的文件有记录，并同时传递给相关人员处理。 三、打印文件标准： 1、打字速度60字/分钟。 2、准确性高，不出现病句、错别字、错误语法、不合理排版、错误格式等（能力范围内）。尊重原文，如对原文有疑问时，必须做好记号，与要求打印人说明并征询其意见。对原文有明显错误的地方要及时修改，并做好记号，事后同要求打印人说明。 3、打印的文件要再三审核，不允许将有病句、错别字、错误语法、不合理排版、错误格式的文件交给要求打印人。 4、尽量用电子版传输阅览，不允许因以上问题修改两次以上。 四、电脑文件处理标准： 1、资料分门别类，按照要求归档。 2、命名清楚，不允许用代号、数字、字母，要查找方便。 3、对一次性的、不重要的（根据实际情况判断）的文件要及时删除，以免占用内存。 4、对保密的文件不允许外泄，须加密。 五、打印纸管理标准： 1、不允许任何人或部门浪费，不允许丢掉任何空白面积占1/4的纸张。 2、双面用纸，不重要的文件尽量用废文件纸或反正页打印。 3、文员严格监督执行，对造成的浪费追究责任人，有权按《打印、复印文件用纸规定》进行处罚。 六、办公设备管理标准： 1、每天上班用干抹布擦拭机器，每两周用酒精清洗机器一次。 2、每天下班时机器断电，用布罩盖好。 3、要爱护本部门办公设备，对其他部门办公设备有权监督管理，定期检查以上两条执行情况，不允许机器上有灰尘和不断电。 4、及时更换耗材，熟知其耗材的价格、性能，做好为记录。 5、对损坏情况进行事故调查。 七、办公用品管理 计划—入库—整理—出库 标准：1、出入库帐目清楚，物品和金额没有出入。按财务部有关规定执行，每月25日核实物品和金额。 2、物品入库要及时，要表明价格和有无发票，要求在物品进库当天或第二天完成。 3、出库时间为每天中午12点——13点，其他时间不予领用（除急需物品）。领用人必须为处级以上人员。 4、出入库票据上必须有当事人签字。 5、从申报采购清单审核开始着手，严格控制有关物品数量，对计划外的物品如没有特殊情况不予领用。 6、所有物品摆放整齐，每月整理两次。 7、每月25日早上9点之前发放办公物品采购计划清单，各部门于27日上午12点之前交行政部文员处。文员根据实际情况和《办公用品管理规定》核实用量，并进行盘库，于29日上午12点之前将采购计划上报采购部。对不合理的用量不予申报，但对部门经理讲明情况。 8、临时计划需要有财务部经