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应用现代信息技术有效促进高校学生档案管理 　　摘 要：针对高校学生档案管理的现状，结合计算机与网络技术发展，分析了充分利用现代信息技术有效促进高校学生档案管理的必要性，提出了从管理手段、内容、理念、档案应用方法及信息获取方式等方面实现管理的现代化与网络化。 关键词：学生档案；档案管理；手段；内容；理念 学生档案是指本校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。[1] 1 学生档案管理的重要性 学生档案系统是一个教育单位必不可少的组成部分，它对于学校的管理来说至关重要。在这个科学技术的不断提高，且讲究高效率的社会，人工管理档案的方式就显得效率低、保密性差，另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难，这已远远不能满足学校和学生的需求。作为计算机应用的一部分，使用计算机对学生档案信息进行管理，具有着手工管理所无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率。 对于高校学生档案来说，一般应包括中学阶段的学籍卡、中学毕业登记表、高考招生报名表、高考招生体检表等，以及大学阶段的学籍卡、成绩单、体检表、学年鉴定表、高校毕业生登记表、党团材料、奖惩材料等。当然，还可以有其他内容，如学生心理档案、学生活动的视频档案等各种形式与内容。 《高等学校档案管理办法》第二条指出：本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 由此可见，高校档案管理过程中所产生的档案不仅包括普通的文本文件，还包括大量的图表、声像等多媒体文件。在手工管理时代，对于此类多媒体档案文件的保管主要是通过磁带、照片、录像等形式进行，此类载体存在寿命低，操作复杂等缺点，因此，许多高校都会将此类档案信息束之高阁，长年都很少理会，造成了大量原始信息的缺损与遗失，更不用说对其进行合理、有效的利用了。 在计算机与网络技术飞速发展的今天，存储技术与检索手段的多样化，使得保存和利用各种多媒体信息变得简单、易行，从而实现了有效保存和充分利用，最大限度的发挥了档案信息的传承与查阅功能。 2 管理手段变革的必要性分析 随着社会的发展与技术的进步，传统的手工档案管理模式已完全不能适应，具体表现在如下几点： 2.1 效率低 由于使用手工管理模式，使得大量的信息处于零散的状态，系统化程度较低，同时，由于手工操作较多的依赖于管理人员的细心与经验，因此，对于一些初期进行档案管理的管理人员来说，容易在档案整理、归档等过程中产生一定的差错，在发现差错的时候，如果要对这些差错进行修正也是相当困难的，需要在大量的原始信息中进行搜索，如果原始信息缺失，则修复基本是无法完成的。这势必造成了档案管理的低效率与可能存在一定的错误率。 2.2 易损、毁或遗失 由于纸质文本天生存在的缺陷，使得其对保存环境的要求较高，如对温度、温度的要求，空间大小的要求等，一旦环境发生变化如自然灾害或者人为疏忽，就极有可能造成档案原始材料的损、毁或遗失，造成无法挽回的损失。 2.3 查阅与使用不便 由于传统档案管理是基于人工管理，或者虽然实现了计算机管理，但只是基于单机管理模式。当用户需要对某一信息进行查询或使用时，就不得不必须到现场，通过档案管理人员从大量的信息中手工查阅，有时，只是一个小小的查阅要求，却可能需要动用大量的人力、物力，还不能保证查阅成功，效率极低。 为了克服以上缺陷，在计算机网络高度发展的当代，我们完全可以采用网络化的管理模式，变手工管理为计算机、网络管理，将各类档案信息采用统一的技术标准，通过统一的技术规范，进行数字化处理，使之能够适应计算机网络管理的需要，同时，也便于保存与查阅，实现网络查询，完全不必亲自到现场、不受时间和地点的限制，随时随地进行在授予的相应权限内进行查询。 3 管理内容的变化 传统管理模式下，管理的原件主要是一些文本文件，如各类表格、各种小结等，再辅以各种复印件，如各类证书的复印件等，还有就是一些磁带、磁盘、录像等原始资料。管理内容形式单一，并且管理内容很难全面，同时，对于其真实性的验证存在一定的困难，如获奖证书，由于原件必须交由学生本人保管，而复印件由于各种各样的原因，可能存在造假的行为，这就要求管理人员必须具备相当的责任心与专业能力，能够鉴别与剔除各种虚假信息。而到了网络时代，所有的信息都进行数字化处理，由于数字存储技术的发展，多媒体信息已完