国际商务日语写作.doc

商务公文的写作基础 商务公文的种类 商务公文是进行贸易活动不可缺少的正式公文，对公司业务经营起着非常重要的作用。商务公文大体可以分为公司对外信函级公司内、外部文件两大类。对外信函具体分，又包括业务往来信函、定货函、到货通知函、货款催促函等内容；礼节性交往信函包括节令问候函、贺函及邀请函等等。而公司内、外部文件又包括公司内部文件及对外的合同、协议等。内部文件包括产品计划书、会议记录及可行性报告等内容。准确、熟练地书写这些文章，是处理好商务的基础。 在书写上有横写和竖写两种。一般以横写为主，只有少数礼节性竖写，如新年问候、请帖以及给客户的私人书信等。 商务公文写作应注意的几点 总的来说对外商务信函讲究礼仪，内部文件讲求实际。外商务信函的对象是往来客户和一般消费者，因此，要注意书写格式和措辞，以表达对对方的尊重。但是毕竟是商务信函，效率要放第一位，所以在注重格式的同时一定要避免寒暄语等过于冗长，更不要把与信函的内容无关紧要的内容写进去。而公司内部文件是在公司内部使用，要求实际，无须使用礼节性词语也无须拘泥于格式，只需简明扼要地把事项要点写清楚即可，使阅者一目了然。合同协议在简明扼要的基础上，还要注意它的法律效能，因此要按照固定款项书写，不要漏项。 商务信函的种类 书本内容以商务信函为主，下面对商务信函的种类进行详细说明。商务信函包括一般性社交礼仪性信函和业务联系信函。给贸易对象发函问候以及洽谈业务上的事情是商贸业务活动中极其重要的工作。信函写得是否有礼节，是否写得体简洁，从某种意义上讲可以代表一个公司的形象，是十分重要的。 社交礼仪性信函包括时令问候、变动通知等非正式业务方面的往来信函。虽不直接涉及到商务内容，但它是与客户维持良好的交际关系必不可少的润滑油，还是公司扩大交易不可缺少的桥梁。书写社交方面的信函，最重要的是礼节。一定要严格按照开头语、寒暄语、正文和结束语的形式书写。文笔格调要高雅。不可凭自己的感觉用一些比较随便的话语，利用现成的套句和文例比较妥当。书写有横写也有竖写。 业务联系信函主要包括在进行业务过程中的一些必不可少的事物联系。它包括寄送商品目录、寻价、报价等方面的内容，虽说是业务上的联系，但因它也是写给客户的信函，所以也要有礼节。因此，也和一般书信一样，有开头语、寒暄语、正文和结束语等几部分组成。但毕竟是业务函件，效率应放在第一位，所以要避免过长的寒暄，函件的内容要以应办的事项为主。因为业务联系信函的主要目的是进行交易上的洽谈，所以必须慎重。特别对于信函中提及的日期或数字等尤须注意，一旦发生差错不仅会有损公司的信誉，甚至会给公司造成重大损失，并且还会给客户带来麻烦。严重时会由此使双方发生纠纷，造成当事者的责任事故。因此，业务联系信函的要点是：准确、简明的表达要点，明确提出自己的意图和要求。书写格式一般以横写为主。 商务信函的书写要点 可以说商务信函的书写要点在于格式和惯用语的使用。记住一定数量的相关惯用语句，可以达到事半功倍的效果。 常用词句的使用 挨拶の慣用語句 貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。/恭贺贵公司事业日益兴隆。 ○ 貴社ますますご隆盛の段、お喜び申します。/祝愿贵社日趋繁荣昌盛。 ○　貴店いよいご発展の由、心からお喜び申します。/衷心祝愿贵店日趋发展兴旺。 ○ 初春の候、貴店ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。/初春之际，恭贺贵店日益繁荣。 盛夏の候、貴社ますますご隆昌のこととお喜び申します。/盛夏之际，恭贺贵社日益兴隆。 初秋の候、貴社いよいよご隆昌のことと拝察申し上げます。/初秋之际，恭贺贵公司事业日益昌盛。 初冬の候、貴社いよいよご隆昌の趣、大慶に存じ上げます。/初冬之际，恭贺贵社日益兴隆。 歳晩の候、貴社ますますご盛御業のこととお喜び申し上げます。/岁末之际，祝愿贵社生意兴旺。 感謝の言葉の慣用語句 平素は格別のお引立てをいただき、厚く御礼申し上げます。/素蒙特别关照，深表谢意。 ○ 毎々格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。/多蒙惠顾，深表谢意。 平素は格別のご高配にあずかり、ありがたく御礼申し上げます。/承蒙平时关照不胜感谢。 毎度格別のご配慮をいただき、心から厚く御礼申し上げます。/多蒙平日特殊照顾，致以忠心谢意。 このかびは格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。/此次承蒙特殊照顾，深表谢意。 昨年は格別のご愛顧を賜り、当社は深く感謝申し上げております。/去年承蒙对方特别照顾，深表谢意。 いつも格別のお世話さまになり、心から感謝いたしております。/一直承蒙贵公司特别关照，由衷感谢。 ○ 昨年中はひとかたならぬお引立てをいただき、心よりお礼申し上げます。/去年一年中，多蒙照顾，由衷感谢。 ○ ご多忙のところをご案