小型企业的采购管理程序文件.doc

目的 本程序规定了采购管理流程、采购管理职责和分工、采购管理各环节管理办法和采购文档管理要求等，确保所采购的材料符合规定要求。 适用范围 本程序适用于公司所有与生产材料采购相关的部门。 引用标准 无 定义 无 职责 5.1采购部 5.1.1采购合同订单管理。包括合同订单的签订、执行、监控、核销和变更等管理。 5.1.2采购价格的管理。包括新增产品价格申请、采购成本统计、新开发项目的材料成本评估，为成本核算和项目决策提供依据。 5.1.3供方管理。包括供方资源管理（供方的选择、评审和供方考核等制度）、建立供方档案，以有效利用供方资源，降低采购成本。 5.1.4采购资金管理。包括编制采购《采购资金计划》或《采购资金增补计划》、配合公司资金计划调整付款周期。 5.1.5对合同订单和文档资料进行编号、登记、存档等管理。 5.2研发中心项目组 5.2.1采购需要的所有技术文件的受控管理。这里的文件包括材料（包含通用、定制）清单、技术规格书、图纸文件和验收标准、样品确认文件等。 5.2.2负责所有采购新材料的样品确认或授权其他部门进行样品确认。 5．3工程部 5.3.1负责所有替换物料的样品确认。 5．4市场部计划组 5.4.1材料出库、入库管理。包括核对材料出库、入库手续是否正确、标准和完整，提供材料收发日报。 5.3.2按库存控制要求进行库存控制。包括输入最低库存、报警库存，输出库存报警清单。 5.3.3材料收货管理.仓库管理员负责部分材料的收货. 5.3.4负责在K3系统根据销售订单或预测订单进行MRP计算，生成计划订单，向采购部提出“采购申请单”（K3系统）。 5.5品质部 5.5.1负责供方质量管理，包括供方质量考核等。 5.5.2所有已封样样品管理。包括样品的保存、防护，样品保质控制和样品清单调整等 5.5.3负责材料进货检验。 5.6生产部 在制过程材料质量问题统计，为供方质量管理提供信息依据。 5.7管理部财务组 5.7.1按公司财务规定对采购价格进行监控管理。 5.7.2按公司财务制度规定审核购货发票和付款申请单，安排货款支付。 5.7.3按公司财务制度规定进行应付款管理，提供应付款（包括预付款）清单。 6、工作程序 6.1流程图（附后） 6.2计划管理 6.2.1市场部计划组根据市场部录入K3的销售订单或市场预测，进行MRP计算，生成计划订单，向采购部提出《采购申请单》（K3系统）。 6.2.2采购部根据K3系统中的《采购申请单》下推生成《采购订单》，打印后经采购部经理申请，发供方进行采购。采购部根据计划要求的交期进行采购，若有异常即时反馈市场部计划组。 6.3价格管理 6.3.1满足以下情况（但不限于）时，采购部可向供方提出报价要求： 首次确定采购价格； 当前采购价格达不到采购部新核定的目标价格要求时； 材料经过局部技术更改后需重新确定采购价格； 市场供货紧张时有紧急采购需求。 6.3.2询价标准：技术要求、质量标准、批量大小、交货周期和付款要求等。 6.3.3价格评审： 必须在样品确认合格后才能进行价格评审。 评审内容包括：价格、质量要求、批量大小、交货周期和付款要求。 价格批准：新产品第一次批量采购和价格上涨时都要填写《价格申请单》。《价格申请单》经采购部经理审核，总经理批准生效。《价格申请单》一式两份：财务和采购部各一份。 6.4合同订单管理 6.4.1采购部经办人根据K3系统中的《采购申请单》下推生成《采购订单》，打印成纸制订单后，经采购部经理审核盖章后发给供方。 6.4.2供方确认合同或订单内容，无异议的签名盖章后回传订单生效。若有异议双方协商解决，一直到双方完全商定一致后订单生效。 6.4.3合同订单的变更和撤消：供需双方不得擅自对合同或订单进行变更或撤消。任何一方提出书面的理由，在征得对方书面同意后变更或撤消才能生效。因合同或订单的变更或撤消造成的一切损失，按合同规定的有关条款执行。（具体规定详见《供货及质量保证协议》中的规定。） 6.4.3采购部经办人将与供方沟通确认后的交货日期，回复在K3系统中《采购订单》列表中的“供应商回复交期”一栏，以供计划进行相关的生产安排。 6.5收货管理 6.5.1供方的送货信息必须完整、正确。必须提供送货清单两份，送货清单内容包括：送货单位全称、送货时间、产品名称、规格型号、数量、生产商或品牌以及对应的合同或订单编号等。 6.5.2货物包装标识清楚。货物最小包装上必须产品名称、规格型号、包装数量、出厂日期、生产批号、产地、品牌和检验合格标志等。 6.5.3无特殊情况，要求发票必须在货到当月27日前到达。 6.6材料验收 6.6.1采购部在K3系统中在《采购订单》的基础上下推生成《收料通知单》，急件在备注栏加以说明。实物放在待检区。 6.6.2品质部核对《收料通知单