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TCL家庭电器（南海）有限公司 2004年9月 4.6??文件管理 4.6.10 外发文件的管理 （1）外发文件的内容：与供应企业相关的制度和技术文件（图纸、产品标准和技术标准等）。 （2）外发文件的收发管理： A.外发文件的主管部门(品质管理部、制造中心技术部、采购部、研发中心办公室。 B.外发文件加盖外发文件章后与受控文件外发单一同发出,收文单位签字盖章后回传我司,作为发放文件记录,并在文件发放登记表上记录。 （3）品管部对外发文件的到位情况进行不定期抽查监督，确保外发文件及时准确发放。 4.6??文件管理 4.6.8 电子文件的管理 （1）文件主管部门在受控电子文件发放前，必须确保有经过批准的纸质有效文件作为依据。 （2）接收部门不得擅自更改电子文档内容，以确保文件有效性。 （3）电子邮件回执，最低保存期限30天。 （4）电子文件更改后，保证电子文件是唯一有效版本。 （5）电子文件发生争议时，以纸质文件为有效版本，无纸质文件时以发文部门的电子文件为有效版本。 * 文件控制和管理培训 * 文件控制和管理培训 * * * *  TCL小家电质量体系培训文件控制与管理  TCL小家电质量体系培训文件控制与管理 TCL家庭电器（南海）有限公司 2004年9月 文件:信息及其承载媒体 信息:有意义的数据 文件控制和管理的依据按TCL/QP01-2004《文件控制程序》，该程序是按ISO9001标准第4.2.3条款要求编写的。 ★ 文件的作用： 文件能够沟通意图 、统一行动。 a)重复性和可追溯性； b)提供客观证据； c)评价质量管理体系的有效性和持续的适宜性； d)?文件的形成本身不是目的，它应是一项增值的活动。 1 目的 确保质量管理体系文件得到有效控制，使各相关场所得到相应的有效版本，防止不适用文件的误用。 2?范围 适用于质量管理体系有关文件的控制包括外来文件。 3 职责 成熟产品技术文件，采购技术文件外发 制造中心 本部门公文及质量记录的归口管理 各部门 标准化库相关资料、产品认证、专利资料、模具资料及OEM技术文件、未移交技术资料 研发中心 公文（管理制度、合同…）、外来文件 总经办 质量手册、程序文件的归口管理及管理制度的外发 品管部 职　　责 部　门　 4.1?文件分类 外 来 文 件 公文 质量手册 程序文件 技术性文件、操作规程、 检验标准、作业指导书、记录表格等 一级 二级 三级 质量管理体系文件范围： 质量手册、程序文件、公文、技术文件、外来文件、质量记录表格； 公 文： 公司制度、部门制度、流程规定、合同、文书等。 技术文件： 作业指导书、技术标准、操作规程、检验标准、采购标准。 外来文件： 技术标准和其他管理性标准、法律、法规、上级各部门的发文、顾客提供的各种报告以及电子媒体文件（电脑硬盘、软盘、光盘）。 4.4.2??文件编号 小家电字【批准年号】流水号 小家电 【XXXX】XXX 经营管理文件(制度) 公司代号/JL 部门代号. 流水号 XXX/XXYY.XX JL 质量记录 公司代号/ZY 部门代号. 流水号 XXX/XXYY.XX ZY 作业指导书 WL/ 部门代号. 流水号 XXX/XXYY.XX WL 外来文件 公司代号/JY 部门代号. 流水号 XXX/XXYY.XX JY 检验标准 公司代号/CZ 部门代号. 流水号 XXX/XXYY.XX CZ 操作规程 公司代号/JS 部门代号. 流水号 XXX/XXYY.XX JS 技术标准 公司代号/QP 流水号—批准年号 XXX/XXYY-XXXX QP 程序文件 公司代号/QM--批准年号 XXX/XX-XXXX QM 质量手册 说明 文件编号 代号 文件类型 4.4.3?? 部门代号、文件发放号 40 40 制造中心 28 28 海外销售中心 15 15 人力资源部 50 50 工业设计中心 34 34 产品四部 23 23 大客户部 13 13 品管部 33 33 产品三部 22 22 计划物流部 12 12 财务部 31 31 产品二部 21 21 市场管理部 11 11 总经办 32 32 产品一部 20 20 技术服务部 02 02 副总经理 30 30 研发中心 18 18 销售中心 01 01 总经理 发放号 代号 部门 发放号 代号 部门 发放号 代号 部门 4.4.4?? 文件编写内容与格式 1).程序文件的内容与格式; 2).管理制度的内容与格式; 3).操作规程的内容与格式; 4).作业指导书封面格式; (其他