第二章 机关文件整理归档程序、方法和要求.pptVIP

第二章 机关文件整理归档程序、方法和要求;第一节 机关归档文件整理工作;二、上述定义包括以下几层含义： 1、办理完毕的； 2、文书材料； 3、基本整理单位是“件”； 4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。 ; 三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 四、工作要求： ;第二节 文件整理归档具体操作;一、收集;如何才能做到齐全完整？;（1）明确归档范围; B、区级机关文件材料归档范围： 根据我局制定的《机关文件材料归档范围与不归档范围》，结合本单位实际，制定出本单位的归档范围。* 各单位制定的归档范围表应作为本单位的一项业务标准加以公布并报区档案局业务指导科备案。 ;不归档范围主要有：; E、重份文件； F、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印文件的各次校对捐（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）； G、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料； ; H、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信； I、机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文。介绍信等； J、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料； K、为参考目的从各方面收集的文件材料。; L、同级机关和非隶属机关的文件材料； M、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料； N、越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料； O、下级机关抄报备案的一般性文件材料。;? 各单位应根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》及《机关文件材料归档和不归档的范围》精神，结合实际情况，制定本机关、本系统文件材料归档和不归档的具体范围。 ;（2）归档时间;（3）归档要求; D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算??上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。若是上下级联合发文，定稿一般由上级机关收集；若上级机关对下级机关文稿进行核签，定稿一般由下级机关收集归档；若下级机关代上级机关拟稿，定稿归上级机关收集归档；; E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。 F、附件随正件收集归档。 G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。 ;二、确定“件”;具体情况作如下规定： ; 4、原件与复制件为一件； 5、转发文与被转发文为一件； 6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等； 7、成套的会议材料分别为件； 8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件； 9、正文与文件处理单（办文单）为一件； 10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）分别为件；; 11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件； 12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如按单位、地区、系统等??组合，可装订在一起作为一件 。如先进审批表、工资审批表、统计年报等； 13、镇级机关形成的如建房审批、结（离）婚审批材料等可按传统做法实行一户、一对夫妻一件； ; 14、介绍信一般一份为一件，若有的单位一年形成的介绍信数量较多时，也可按地区或系统划分成件； 15、有的单位在项目审批中形成或收到一些验证材料（俗称附件），若内容固定，也可视作请示或复文的附件，与请示或复文合为一件看待。如发改局、外经贸局的项目审批材料等。 ;三、文件的装订 ;1、文件的修整： ; （4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。 （5）小于16开或8开的纸张可不贴衬。 （6）空白纸张抽除。（如整本归档的文件）;2、装订： ;3、件内的排序：