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宁波市北仑日新服装厂 章节号： CX-4-01 4.2.3 文件控制程序 第1页 共2页 版本号： A/0 1、目的 对质量管理体系有关的管理性和技术性文件进行控制，确保各相关场所使用有效文件。 2、适用范围 适用于质量管理体系有关的管理性和技术性文件的控制。 3、职责 3.1厂长负责审核批准发布质量管理手册 3.2管理者代表组织各部门编写质量管理体系有关的文件 3.3生产科负责工厂质量管理体系文件的统一编号、发放、更改、控制和管理。 4、工作程序 4.1文件的分类 4.1.1文件分为如下几类： a)管理性文件：质量管理手册、程序文件及其它规章制度、作为特殊文件的记录等。 b)技术性文件：采购物资和成品的技术标准，检验和试验文件、工艺文件、图纸、纸样等。 c)外来文件，各类标准，外来图纸、法律法规等。 4.1.2文件分为受控文件和非受控文件。技术性受控文件、管理性受控文件加盖“受控”印章作为受控标记并标注分发号；可追溯其有效性，非受控文件不作标记。 4.1.3由生产科编写《受控文件清单及分发一览表》，经管理者代表批准后执行。 4.2文件的编制、审批 a)质量管理手册由管理者代表组织生产科编写、管理者代表审核，厂长批准发布。 b)程序文件由各主职部门负责起草编写，经有关部门会审，部门负责人审核后，由管理者代表批准发布。 c)技术性文件和C层次和D层次管理文件由相关部门负责编写，部门负责人审批。 d)如遇情况紧急而生产科负责人和管理者代表不在时，厂长可以审批所有的文件。 e)文件在发布前按审批权限得到批准，确保文件是充分的合适的 4.3文件的编号、分发号规定 4.3.1文件的编号 a) 质量手册 公司名称代号—质量手册拼音首位字母—版次（版次按A、B、C……顺序表示，修改的次数以0.1.2……为标记）例： RX-ZS-A/O表示北仑日新服装厂--质量管理手册--第一版/第O次修改。 b) 程序文件 程序文件总编号: 2)程序文件代号——标准章节号——文件顺序号 例CX-5-03表示工厂第5章节程序文件顺序为第3 c) 技术性文件以JS表示，管理性文件以GL表示，外来文件以W L表示,文件编号用阿拉伯字母1，2，3….表示。 例：JS/RX-05或GL/RX-05表示北仑日新服装厂发布的第5个技术性文件，第5个管理性文件。技术性文件、管理性文件由生产科统一编号。 d)记录 记录代号——标准章节号—本章内顺序号； 例JL-7-02-01 表示 ：工厂编制的第7章节中的第二个程序文件中的第1个记录 4.3.2 分发号规定 最高领导 01 管理者代表 02 生产科（包括车间）03-06 技术科07-08供销科内审员 09-10 其他11-12 4.4文件的发放、更换、更新 a) 文件在发放前，由生产科在需发放文件的封面加盖“受控” 印章标记及分发号。在《文件发放/回收、配发记录》的文件确认栏、是否现行有效适用栏内进行确认，在发放范围栏内对发放范围进行确定后发放文件，并做好文件分发记录。 b)接受部门在接受标有受控记号文件时必须在《文件发放/回收、配发记录》上签字。 c)当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，到文件主管部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的编号仍沿用原文件的编号，文件主管部门将破损文件销毁，并填 写好《文件销毁记录单》。 d) 如文件使用人将文件丢失，应办理申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明，文件 宁波市北仑日新服装厂 章节号： CX-4-01 4.2.3 文件控制程序 第2页 共2页 版本号： A/0 管理员在补发文件时给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废，文件的分发号通知各部门，防止误用。 e) 必要时生产科每年一次或在接受认证工厂监督审核前，对工厂所有与质量管理体系有关的文件进行全面评审，确保在任何场合使用处，可获得有效应用的文件。如有更新，应在发布前再次批准。 4.5文件的更改、作废 a)文件需要更改时，由提出部门办理有关手续：质量管理手册更改按《质量管理手册》有关规定办理，其它文件更改由提出部门填写《文件更改、销毁记录》，说明更改原因及更改内容，对重要的更改要附有充分的证据，经批准同意后进行更改。对技术文件和C类文件的更改需经原部门负责人审批同意并报生产科作受控标记认可，由更改部门按规定做好收回、发放工作，并做好记录。 b)文件更改在《文件更改、销毁记录》上注明更改前、更改后的内容，质量管理手册文件更改采取换页更改，其它可以采用划改形式。由划改人在划改处签字认可。 c)文件更改的审核、批准由原审核批准