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邮件合并完善和拓展实例解析 　　摘 要：笔者结合对Word的一项高级应用――邮件合并的使用实例进行解析，以熟练掌握邮件合并的使用提高工作效率。对邮件合并结果进行完善，将达到更严谨更专业的效果。同时，对邮件合并应用功能进行拓展，可事半功倍，顺利便捷地完成更多的工作。 关键词：邮件合并 工作效果 功能拓展 邮件合并是Word的一项高级功能。灵活的掌握邮件合并的方法和各种技巧，并对其结果进行完善，将达到更严谨更专业的效果。如果我们可以对其应用功能进行拓展，可事半功倍，顺利完成更多工作。笔者以教务工作中的常见案例解析邮件合并的强大功能及其完善技巧和拓展应用。 一、制作学生补考通知单 一般有以下四个需要完善的细节。 一是“一个页面只有一条记录”，不环保节约； 二是“考试日期”如3/4/2013既可以理解为2013年3月4日，也可以理解为2013年4月3日，易误读； 三是成绩的“小数位数”超长，不严谨美观； 四是含字符类的考点信息显示为“0”，信息丢失。 完善以上细节可以让我们的工作更严谨、更专业，效果更好。 1.实，确保非第一条记录的第一个域前都“插入Word域――下一条记录”。这样便可实现一页面完整多条而且无重复记录，且不会出现跨页断行现象。 2.改变日期类型数据显示方式，避免误读 （1）设置数据类型法。将日期列定义为“文本类型”，这样输入的内容将会被如实的反应，可以是“2013-3-4”也可以是“2013年3月4日”等。 （2）增加记录法。在第一条记录前插入一行，在“日期”列输入a，邮件合并时取消该记录即可。 （3）修改域代码法，中文小写格式。选中“日期”域右键单击“切换域代码”，修改为{MERGEFIELD “日期”＼@“YYYY年M月D日”}，“更新域”。合并后数据即显示为“2013年3月4日”。 （4）修改域代码法，中文大写格式。选中“日期”域右键单击“切换域代码”，修改为{MERGEFIELD “日期”＼@“EEEE年O月A日”}， “更新域”。合并后即为“二○一三年三月四日”。 3.限定数值型数据显示为2位小数 （1）修改数据类型。将成绩所在列设置为数值型，两位小数，在第一个数据的前面添加字符“‘”即可。 （2）增加记录。将成绩所在列设置为“数值型”“2位小数”，然后在第一条记录前插入一行，输入a，合并时取消该条记录即可。 （3）修改域代码。选中“成绩1”域右键单击“切换域代码”，修改为{MERGEFIELD “成绩1” ＼#”0.00”}，“更新域”。合并后即为2位小数。 4.避免“考点”中带字符信息显示为“0” （1）修改数据类型。将“考点”列数据修改为“字符”类型，或者在第一个数据的前面添加字符“‘”即可。 （2）调整记录顺序。将考点列含“字符”的记录调整到全体记录的最前面即可。 （3）增加记录。在第一条记录前插入一行，在“考点”列输入a，邮件合并时取消该记录即可。 至此，我们需要完善的四个项目均已完成，通过这些方法，我们可以得出一个结论――“强大的增加小a记录法”。因此对于本例中所有的问题我们可以用最简便的方法完成，即在第一条记录前插入一行，在各列均录入小a，合并时取消该记录，一切的问题便瞬间迎刃而解。 二、Photoshop与Office跨界组合，完成考试座位贴 制作带考生照片等内容的考场信息座位贴是考务工作中最繁重的部分。诚然，大型的考试可以通过网上报名，用动态数据库的方式解决，但是平常校内的考务工作就没有类似的支持平台，那么如此大量的工作如何完成呢？我们通过一个成高模拟考试考场安排的具体的实例，来展示这两个强大软件的完美跨界组合。 1.确定邮件合并中Word文件的版式 若要横向也可以自动寻找下一条记录，仅仅是使用空格隔开后添加“下一记录”是无法实现的，必须使用表格。 整个页面由3行3列的表格组成，每个单元格内含6行2列的表格。在非第一条记录的第一个域前执行：“插入Word域”―“下一记录”，即可实现横向纵向双向的寻找下一条记录的功能。 2.Photoshop批处理文件大小 可借助于Photoshop中的定义动作和批处理命令快速地解决这一问题。统一修改成分辨率为72像素/英寸，高度为5cm的图像。 3.设计Excle表格内容并恰当表示图片信息 图片是具体的文件，如何将其用表达式的方式体现出来呢？方法即在单元格中录入照片的完整信息，含绝对路径和文件名，并且将“＼”改为“＼＼”， 例如：“ F：＼＼1＼＼test1＼＼李一.jpg”，可以借助连接字符串“”公式实现这些数据的录入。 4.在Word中插入域并编辑