档案管理基础(第6章的 档案的检索)备用.ppt

第六章 档案的检索 第一节 档案检索工作概述 一、档案检索的定义 档案检索包含广义和狭义两种含义。广义的档案检索包括档案信息存储和档案查检两个具体的过程。狭义的检索只限于查找所需档案的过程。 （一）档案信息存储阶段的主要内容 1.档案信息存储的定义：是指将档案原件中具有检索意义特征的信息，如文件作者、题名、时间、主题词等，记录在一定的载体上，进行分类或主题标识，编制成档案检索工具，建立档案检索体系的过程。 2.环节 a.档案的著录和标引 著录和标引是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，并赋予规范化的检索标识的过程； 著录和标引的结果，就是制作出反映档案内容、形式、分类和存址的可以用来检索的条目。 b.组织档案检索工具 是指按照一定的规则，对著录和标引所产生的大量条目进行系统排列，使之形成某种类型的检索工具，并根据需要进行检索工具的匹配，组成手工的或计算机检索系统。 （二）档案查检阶段的主要内容 1.定义：档案查检就是利用检索工具和检索系统查找所需档案的过程。 2.环节 a.确定查找内容 确定查找内容是指对利用者的检索要求进行分析，确定利用者所需档案的主题，形成查寻概念，并将这些概念借助检索语言转换为规范化的检索标识。 从确定利用主题到形成检索表达式的过程，也称为制定检索策略。 b.查找 查找就是档案人员或利用者通过各种手段把表示利用需求的检索标识或检索表达式与存储在手工检索工具或计算机数据库中的标识进行相符性对比，将符合利用要求的条目查找出来。 二、档案检索效率 1.查全率 是指检索结果满足利用者要求的全面程度，即检索出来的有关档案与全部有关档案的百分比；与之对应的是漏检率，即未检索出来的有关档案与全部有关档案的百分比。 2.查准率 是指满足利用者要求的准确程度，即检索出来的有关档案与检索出来的全部档案的百分比。与之相对应的是误检率，即检索出来的不相关档案与检索出来的全部档案的百分比。 注意：查全率和查准率之间存在着一种互逆关系，即如果放宽检索范围，以求得较好的查全率，那么，查准率就会下降；反之亦然。 第二节 档案著录和标引 档案检索工作的一项重要内容就是编制各种档案目录，以从不同的角度揭示和介绍档案的内容和成分，指出其存放位置，为利用者提供查找档案的途径。 一、档案著录 （一）档案著录的含义和作用 1.定义：档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 内容特征是指档案的主题，表现为档案的分类号、主题词、摘要等； 形式特征是指档案的标题、作者、形成时间、档号、文种、载体等。 2.作用：档案著录时形成档案目录的基础。由著录项目形成的档案条目就是以后人们利用档案时查找的信息线索。 （二）档案著录规则 1.著录项目：是指用以揭示档案的内容和形式特征所需要的记录事项。包括以下项目： （1）题名与责任说明项，该项包括正副题名、文件编号、责任者、附件等项目。 （2）稿本与文种项，该项目包括稿本和文种两个单元。 （3）密级与保管期限项，该项包括密级和保管期限两个单元。 （4）时间项。 （5）载体类型及形态项，该项包括载体类型、数量及单位、规格三个单元。 （6）附注与提要项，该项包括附注、提要两个单元。 （7）排检与编号项，该项包括分类号、档案馆代号、档号、缩微号、电子文档号、主题词或关键词六个单元。 2.标识符号 标识符号是表示不同著录项目和著录含义的标志。 3.著录格式 著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及表达方式。 《档案著录规则》规定，一般使用段落符号式的条目格式，实际工作需要也可以使用表格式条目格式。 4.著录用文字和著录信息源 著录时使用的文字必须规范化。 汉字必须是规范化的简化汉字；外文与少数民族文字必须依照其书写规则。文件编号项、时间项、载体类型及形态项、排检与编号项中的数字一律使用阿拉伯数字。图形及符号应照原文著录，无法照原文著录的可改为其他形式的相应内容，并加“[ ]”号标识。 著录的信息源，单份文件或一组文件著录时主要依据文头、文尾；一个