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企事业单位数字化档案管理现状与优化对策解析 　　摘要：档案信息化管理是指将信息化技术运用到档案管理工作中，有效的提升档案管理的工作效率、节约成本。本文通过分析当前企事业单位中数字化档案管理的现状，提出如何做好数字化档案管理的相关措施，为企事业单位档案管理人员提供参考。 　　关键词：企事业；档案管理；数字化；问题；建议 　　一、档案管理系统建设现状 　　某企业设计项目档案管理系统是于2009年1月建设完成并投入使用，2016年4月进行了第1次升级改造。该系统是在网络建设和数据库建设的基础上，实现了实体档案和电子档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁全流程信息化管理。将电子档案作为工作的重点，对其进行处理上传至服务器，实现网络应用的目的，具体功能有3部分。 　　（一）文件信息管理部分 　　档案管理系统通过数据一体化接口，按照档案信息采集流程要求，将业务系统中的待归档信息直接采集至档案管理信息系统中。截至目前的档案管理系统是与运行的生产管理系统建立了无缝接口，实现设计产品电子文件从计划――生产――质量控制――归档的全生命周期的管理。 　　（二）档案管理部分 　　主要是完成日常的档案管理工作。包括：1.验收整编、档案管理；2.鉴定销毁；3.档案统计。验收整编和档案管理主要完成对数据的管理，包括对各类档案进行整编、著录、形成电子脊背，打印之后贴在案卷盒上即可。同时还可以对电子条目进行维护，提高电子档案的准确性和完整性。鉴定销毁主要完成档案的鉴定工作和档案的销毁管理工作。档案统计主要完成与档案管理工作相关的各种统计工作：可以进行档案库统计和借阅库统计的工作，具体细化为归档率、馆藏量、出图费用、借阅统计等。 　　（三）检索利用部分 　　档案查询是通过网络提供各种方式的检索和利用，包括：普通检索、分类检索等多种网上信息检索利用方式，实现在线浏览、查询的功能，达到资源共享。档案的借阅管理主要包括：1.在线办理借阅审批手续；2.查看登记的在借用户、待借用户、催还用户的信息。及时了解档案借阅和出库情况，各借阅用户还可在其计算机上查询到本用户借阅内容情况，及时掌握本用户在借档案，确保档案的及时归还。 　　二、信息化档案管理系统产生的效益 　　（一）实现了电子文件全过程管理 　　由于某企业的生产管理系统与档案管理系统高度集成化，无缝对接，没有任何数据接口问题产生，工程设计资料在设计过程中进行收集，经过完成全质量流程的生产作业环境，实现一键式移交，在系统内自动生成PDF文件长久保存，电子文件真实、准确、完整、系统。因此，实现了设计项目电子档案100%归档，档案完全来自设计流程，同时也确保了电子档案与实物档案内容、版本的一致性。 　　（二）优化了档案管理流程 　　真正改变了传统的档案工作模式，将档案管理前置到打印出版阶段，原有的档案整编模式进一步整合并减少工作环节，改变了传统的以案卷为单位的粗放型管理整编模式，优化为包含电子文件在内以件为保管单位而进行的3个层级的管理。由于电子文件处理过程高效、结果精确，有效地减少了档案人员的人工工作量，从而避免了人工操作误差，提高了工作效率。 　　（三）提高了档案利用效率 　　在工程设计资料利用上，以电子档案为主，在线浏览取代了实体档案借阅，生产人员可直接查询、借阅电子档案，提高了电子档案利用率。另外，电子档案也不再受到“孤本”的限制、不再受到地域、时间的限制，可以方便地通过网络，进行随时随地多人同?r共享利用。便利的知识利用环境和丰富的电子档案资源，促进了生产设计人员的学习、使用电子档案的积极性，方便了各级人员深入利用信息和知识资源，档案资源得以充分利用。 　　（四）有利于原始档案的保存 　　档案在长期保存过程中，不可避免地因为种种原因而受损。如反复利用对于实体档案的破坏，实体档案调阅出库存在的遗失风险等。所以，纸质档案转换为电子文件后，电子文件可以代替原件使用，纸质档案的利用频率将大幅度降低，实体档案可以保存起来，减少人为接触，降低在纸质档案利用过程中受到磨损和外力损坏的几率，从而得到有效保护。 　　（五）电子档案的备份方式灵活 　　通过利用磁盘和磁带等载体，使得电子档案的备份方式更加灵活，实现完全备份和差异备份的可行性远高于实体档案，有效地降低了在突发事件中档案的安全风险，为企业信息化建设打下坚实的基础。 　　三、企事业单位做好信息化档案管理的建议 　　（一）完善档案信息化管理体系 　　除传统的设计项目档案已实现信息化管理外，多门类综合性档案管理的信息化管理系统尚未健全，距离“数字化档案室”的要求尚远。目前的档案信息系统对于文书档案、声像档案等其他类型档案的电子文件仍无法进行全生命周期的管理，与其相对应的管理模式和管理水平已严重滞后于设计项目档案。此外，企业发展转型