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档案信息化建设的需求探讨 武夷学院 刘彦丽 需求导向是档案信息化的发展原则之一。档案信息化是计算机技术与通信技术融合并且 应用于档案管理各环节的过程，从根本上改变了档案信息的产生、处理、传输和存储方式。 如今，信息化已经成为档案管理的重要路径选择，它不仅可以摆脱档案信息资源开发利用受 限于传统的手工处理方式的窘境，也是顺应时代和社会发展的必然选择。然而，档案信息化 项目的选择必须面对档案管理和开发利用的主要需求，以解决工作中的实际问题为目的，才 能取得实际效果。档案信息化从规划到实施，从标准建设到系统开发，都要以需求为导向， 广泛调研，科学论证，不能凭主观臆断随意决策。寻求档案信息化的需求导向，是档案信息 化建设实践中不可忽视的问题。 一、需求对档案信息化建设的影响 档案信息的需求者是档案信息利用的主体，利用者的需求是档案信息化不断改进和完善 的方向，信息化项目的确定是档案资源信息服务社会的直接体现，信息化成果的利用率是社 会及相关部门对档案信息化工作的认可和评价的主要途径。通过利用者对档案信息的需求 量、利用效果等现象，分析档案信息化成果在社会服务中的需求程度，可以克服档案信息化 的盲目性，掌握利用者对档案信息需求的规律性，强化档案信息化建设的准确性和有效性， 提高档案信息化产品的利用率。 （一）需求来源于对档案信息产品的利用 档案经过某种加工、处理和传递后转化为档案信息，不仅包含档案中记载的内容，还包 括来源于档案并经过数字加工形成的信息产品。档案是静态的概念，是固化在档案载体上的 内容，档案信息经过传递被档案利用者所感知、接收、认识和理解，与利用者特定需要相关 联，无论在时间上还是在空间上向着一定的方向运动，从此时到彼时。计算机技术的发展和 互联网技术的广泛应用，为利用者提供了需求档案信息的共享平台，一方面可以根据利用者 需求将所需的档案信息直接传送给利用者；另一方面，将档案信息进入互联网，利用者可以 在所有网络链接的计算机上搜索、查阅，不受地域和时间的限制，利用者随时进入网络查阅 开放的档案信息，满足自身需求。档案信息功能的发挥一定要基于利用，通过档案信息服务 以及档案信息利用者的利用活动，实现档案信息化的价值。档案信息化实质任务是将静态的 档案资源经过加工，转化为动态的档案信息，使档案得到活化，所呈现的结果要素是实现最 快、最大限度地满足利用者的需求，实现档案信息的共享，取得效益。 （二）以档案信息需求为切入点开展信息化工作 档案工作者是档案信息化的主体，是决定信息化选项的关键。由于信息化本身是应用信 息技术生成、管理、开发利用档案的过程，是通过档案信息资源建设而发挥作用，因此，档 案利用者是档案信息化的受益者，同时也是档案信息化效益的实现者和检验者。档案工作者 作为信息化成果的供给者，不因档案信息化的意愿而实现档案信息的供给，利用者也不因信 息化成果的数量而满足对档案信息的需求。显然，档案信息化成果的供给者与档案信息的需 求者构成形成两个群体，而信息化成果的利用率是沟通这两个群体的桥梁，以信息化成果的 需求为切入点，研究档案信息化建设的特点，掌握利用者对档案信息化成果的需求规律，开 展档案信息化工作。档案信息化建设的重要内容是馆藏数字化加工的过程，以效益原则为指 导思想，明确服务对象，强化档案信息化建设的针对性和有效性；从馆藏档案实体的类型入 手，对档案信息的服务形式做出准确判断，使信息化的成果充分发挥作用，最大限度地满足 社会对档案信息的需求。 （三）需求在档案信息化建设中的导向作用 所谓导向就是通过档案信息的需求，对档案信息化工作在观念上和目标上的引领作用。 信息的需求决定了档案信息化建设的思维方式和处理问题的方法，由此指导档案工作者进行 正确的决策，并且采用科学的方法从事信息化工作。需求规定了信息化成果的价值取向，对 信息化成果评判形成共识，达成共同的目标，而且为着所认定的目标去行动；档案信息需求 的目标在一定程度上代表着档案信息化发展的方向，没有正确的目标就等于迷失了方向。档 案信息化工作从实际出发，以科学的态度论证决策、制定发展目标，在这一目标的指导下从 事档案信息化建设活动。信息化在现代科技的推动下蓬勃发展，要明确信息化建设需求的指 向，避免“为信息化而信息化”产生的盲从和攀比心理，避免浪费更多的投资，避免产生更 多的累赘。 二、以需求为动力引领档案信息化发展 档案信息化建设是一项系统工程，它有一定的发展阶段和顺序