Excel批注、数据库管理和工作表的打印.pptVIP

六课（Excel） ——批注、名称、分页符及数据排序 输入批注 定义：对单元格附加的注释。 方法： 1）选中要添加批注的单元格。 2）单击菜单栏中“插入”里的“批注”命令，则在该单元格的旁边出现一个文本框（文本框的大小可以调节），文本框中首先出现用户名。 3）在文本框中输入批注内容。 4）输入完后，单击工作表的其他区域，具有批注的单元格右上角出现了一个小红三角，不再显示批注内容。 只要将鼠标指针移到该单元格中，即可显示添加的批注的内容。 复制批注 方法： 1）单击含有批注的单元格； 2）选择菜单栏中“编辑”里的“复制”命令或单击“常用工具栏”中的“复制”图标； 3）单击目标单元格； 4）选中“编辑”中的“选择性粘贴”，出现对话框； 5）在“粘贴”框中选择“批注”选项，单击“确定”按钮，目标单元格的右上角也出现了小红三角，说明批注已被复制。 查阅、编辑批注 方法： 1）在“视图”菜单里选择“批注”命令可查阅所有批注。右击加批注的单元格并选择“显示批注”命令可查阅该单元格的批注。 2）选中加批注的单元格，右击选择“编辑批注”命令可对原批注内容重新编辑。 显示和隐藏批注 批注框 和标示 符都被 隐藏 删除批注 删除批注有两种方法： 1.单击要删除批注的单元格：选择“编辑”菜单中的“清除”命令。此时，该单元格小红三角消失，批注已被删除。 2.鼠标指向要删除批注的单元格，单击右键，选“删除批注”命令。 给单元格（区域）重命名 创建名称规则： 1）名称包括大写和小写的字母（A~Z或a~z）,数字0~9，句点字符“.”以及下划线“-”。 2）第一个字符必须是字母或是下划线。 3）名字必须不长于256个字符 4）名字不能与单元格的引用相同。 作用：方便定位和查找单元格区域。 1.定义名称： 方法一： 1）选定要定义的单元格区域。 2）在编辑栏名称框中输入名称。 方法二： 使用“插入”菜单中的“名称”命令下的“定义”项， 在对话框中输入名称，单击“确定”即可。 2.使用名称查找单元格区域 使用菜单的定位或在编辑栏名称框中选中名称。 3.删除名称 使用“插入”菜单中的“名称”命令下的“定义”项， 在对话框中选择要删除的名称，单击“删除”按钮即可。 指定名称 给单元格区域指定名称的位置，方便应用公式计算。 插入/名称/指定 1、输入学生成绩 2、选定D8:G11的单元格区域 3、执行“插入/名称/指定”命令，选中“名称指定于首行、最左列” 4、单击H9,输入公式“=sum(王）”，Enter 单击E12,输入公式“=average(语文）”, Enter 注意：优点:方便理解 缺点：不能拖动填充柄执行复制操作。 1.定义：数据清单是包含相似数据的一系 列工作表数据行，实际就是工作 表中的一个区域。 注意：Excel自动将数据清单视为数据库，其中列表示字段，列标题表示字段名称，行表示记录。 2）建立数据清单应遵循的准则： 1、避免在一个工作表中建立多个数据清单。 2、避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。（防止被隐藏） 3、在工作表的数据清单与其他数据之间至少要留出一列或一行的空白单元格。 4、在数据清单的第一行里创建列标志（字段名）。 5、在单元格的开始处不要有多余的空格。 记录单的使用 1.输入行（记录）数据 除了直接将数据输入到单元格中来增加和编辑记录，还可以使用记录单的“编辑”和“删除”命令增、删记录。 方法： 1）先在第一行分别输入各字段名。 2）选中第二行的任一单元格，执行“数据”菜单中的“记录单”命令，弹出对话框。 3）单击“新建”按钮，在各字段对应的文本框中输入数据。（重复此操作直至输入完所有数据）。 注意: (1)第一条记录必须在工作表中输入。 （2）数据库中的公式项不能用数据清单输入或修改。 例：a+b:表达式，不计入总分。 =a+b：数据表单中不能输入公式。 移动:Tab/Shift+Tab. 2.删除记录 1）选择数据清单中的任一单元格。 2）执行“数据”菜单中的“记录单”命令，弹出对话框。 3）使用“上一条”和“下一条”按钮查找要删除的记录，单击“删除”按钮。 4）单击“关闭”按钮，退出对话框。 注意：在“记录单”对话框中所做的删除不能够撤消。 3、查找满足条件的记录： 1）选择数据清单中的任一单元格。 2）执行“数据”菜单中的“记录单”命令，弹出对话框。 3）单击“条件”按钮，在要编辑条件的字段后的文本框中输入条件 4）单击“上一条” 或“下一条”按钮查找满足条件的记录。 数据排序 1.单列内容排序： 1