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本科教学档案管理工作汇报 数学与统计学院教务秘书　张艳 2013东师 · 档案业务培训·工作交流·服务研讨会议 数学与统计学院本科教学工作 本科教学的组织、服务与管理 建立规范的人才培养、评价、管理机制 规范化、制度化、科学化 教学工作 重点之一 教务秘书重要职责 建立、管理 教务档案 专心 细心 诚心 耐心 开心 学习 意识 责任 意识 服务 意识 质量 意识 全局 意识 本科教学档案管理工作特点 ◎繁杂 ◎完整 ◎准确 ◎系统 档案管理程序 1 档案收集 2 档案归档 3 档案保管 档案收集 耐心细致、一丝不苟，做好档案收集工作 ◎对教务秘书而言，档案材料的收集工作是档案管理工作的基础和前提. ◎材料主要来源于三个方面: 一是来源于教师； 二是来源于学校下发的各类文件； 三是各种教学实践活动后的材料整理。 我的工作 档案收集 耐心细致、一丝不苟，做好档案收集工作 ◎2000年8月开始做教务秘书工作。 ◎初期未重视档案工作，无论是试卷还是毕业论文都无固定的地方存放，到处堆砌，查找历史资料难上加难，无从下手。 ◎ 2003年开始整理所有档案材料，把堆放到各个角落里的试卷、毕业论文等都找出来，向学院争取到一个房间专门做本科教务档案室，购买16个铁柜、上百个档案盒以及一系列相关器材，档案管理工作也开始步入规范化。 档案收集 耐心细致、一丝不苟，做好档案收集工作 本科教学档案主要包括： ◎考试卷、考试成绩单、成绩分析报告 ◎教学计划、教学大纲、教学日历 ◎毕业论文 ◎教师工作量统计、教务委员会成员听课记录单、期中教学检查的材料 ◎各类教学文件 ◎各年级所使用的教材、历年教学任务、历年的课程表、 历年的期末试卷及参考答案等等。 档案收集 耐心细致、一丝不苟，做好档案收集工作 工作中需要注意的是： ◎考试卷、成绩单、成绩分析报告、教学日历的收集时间为每学期期末及开学初的第一周。 ◎其它的教学档案材料是在该项工作结束后及时进行收集，在存档前还要检查一下签字、盖章的地方是否齐全。 ◎收齐后便开始装订。 档案收集 耐心细致、一丝不苟，做好档案收集工作 ◎最难的一项工作是试卷的收集，这项工作不是我一人能完成的，它需要每位老师积极配合。 ◎在收集试卷时查看要求上交的材料内容是否齐全，内容包括：期末试卷、成绩单、成绩分析报告、考试签到单、考场记录单。数学与统计学院比其它学院还多了一份《教务委员会成员的试卷审核记录单》，只有这六件材料齐全了，我才能收下试卷，否则差一样材料不齐我也不收，因为一旦收下了，若是缺少其中某一份材料的话，出现的人次多了我也根本就记不清，将导致存档时缺失材料，给档案管理工作造成较大影响。 档案管理程序 1 档案收集 2 档案归档 3 档案保管 档案归档 分类鉴别、规范入档，做好档案归档工作 ◎完成档案收集工作后，需要将这些处于零散状态的材料进行整理，对其进行分类、鉴别、组合、排列、装订和编目，使之井井有条，便于查阅利用。 ◎我主要介绍一下考试卷、成绩单、成绩分析报告、毕业论文的存档。 档案归档 分类鉴别、规范入档，做好档案归档工作 考试卷 ◎第一步——按年级划分。每个年级试卷存放到一起，有利于销毁试卷。按学校规定，试卷保存期为5年，5年后不用再挑拣，整个柜子的试卷就都处理掉了。 ◎第二步——按学期、按课程、按任课教师的姓名进行存档。 ◎第三步——任课教师名下试卷按学号顺序排列。有利于查找试卷。 档案归档 分类鉴别、规范入档，做好档案归档工作 成绩单及成绩分析报告 ◎这两份材料存放到一起，查成绩单的同时即可看到成绩分析报告，看到这门课程的数据分析。 ◎这部分按年级、学期存档，并将其录入到“档案管理系统”中，打印出目录，一起存入档案，这样有利于查找某人的成绩。 档案归档 分类鉴别、规范入档，做好档案归档工作 毕业论文 ◎仿照研究生毕业论文进行装订，每份论文都将初稿、修改稿、定稿装订在一起的，并将论文的有关信息录入到“档案管理系统”中。 ◎毕业论文按优、良、中、及格的顺序进行存档，并给每份论文编个号，打印出目录，这样查找毕业论文非常方便。 档案归档 分类鉴别、规范入档，做好档案归档工作 ◎在2009年5月份的专业评估中，专家给我的档案管理的结论是：“教学档案管理水平较高，专业制度完善规范，在师范院校中有一定的辐射作用”。 档案管理程序 1 档案收集 2 档案归档 3 档案保管 档案保管 适时维护、安全有序，做好档案的管理工作 ◎档案收集归档之后，要认真做好档案管理工作。 ◎本科教务档案室只由我一人来管理，有看档案的只能在档案室来看，不能拿走。比如，学生查看试卷，要由主管教学院长的批准，由上