公司ERP操作规范.doc

ERP操作规范 目的： 通过规范公司各部门相关人员在ERP系统运行中应承担的职责，确保ERP系统的管理思想和方法在公司各部门得以使用，提升公司现代化管理水平和工作效率，降低成本、提高产品竞争力。 范围： 适用于涉及公司ERP系统运作的各部门。 操作要求规范： 3.1销售部 3.1.1基础数据 ●物料基础数据 对于新增的物料（系统中没有完全适用于该客户的可供销售的物料，为新增物料），新增时须注意新的编码要参照之前已有类似存货的编码，确保编码后，能够与类似存货排列在一起，以方便使用时查找；其次，新增物料时一定要用复制最相似的已有存货的方法新增，不得采用直接新增的方法。 物料编码、物料名称确定后，将该物料的ERP相关信息，连同客户对该物料的技术要求，转交工程部编制BOM。 客户 对于新增客户，正确完整录入客户信息。如果公司有客户分类，注意客户类别不能选错。客户编码同样要注意顺序、一致性等问题，避免客户列表排列杂乱无序。 3.1.2 销售订单 ●将正确的物料编码录入《销售订单》，除了录入数量外，根据与客户商定的交期，必须录入预完工日期（如果不录该日期，系统会默认当天完工，显然不可能）。预完工日期是系统需求规划计算以及生产计划人员排程的重要依据。 ●对于订单内容有变更的，（如型号、数量、交期），须立即书面通知相关人员，同时在《销售订单》中做变更处理。 3.1.3 销售发货 ●产品完工入库后，根据客户交期，由《销售订单》生成《销售发货单》。 ●打印《销售发货单》，并请有签字权限的人员签字批准，去仓库办理出库手续。 3.1.4 销售退货 客户有退货事项发生时，由该客户《发货单》生成《退货单》，经有签字权限的人员签字批准后，且检验合格，去仓库办理退库手续。 涉及销售部的以上工作建议由销售内勤操作。 3.2 采购部 3.2.1 基础数据 ● 物料基础数据 对于新增的物料（新增前须在系统内用关键字模糊搜索查找，确认系统中确实没有该物料），新增时须注意新的编码要参照之前已有类似存货的编码，确保编码后，能够与类似存货排列在一起，且物料名称中要含有公司内约定俗成的关键字，以方便使用时查找；其次，新增物料时一定要用复制最相似的已有存货的方法新增，不得采用直接新增的方法。 原辅材料的计量单位确定，注意尽量避免使用“包、件、瓶”等难以可靠计量的单位，为以后的原材料核价甚至编制BOM带来困扰。 原辅材料物料编码完成后，还需在基础设置中正确做好《仓库存货对照表》和《供应商存货对照表》，对后续的操作使用会提供很大方便。 需要说明的是，很多情况下，新增原辅材料会第一次出现在BOM的编制过程中，这种情况下，新增物料的工作由工程部按照此规范来完成。 不管任何部门新增物料，新增前必须在系统中用关键字模糊查询，确认该物料是否确实为新增物料，不允许出现相同物料具有多个物料编码，即“一物多码”。使用中发现有“一物多码”的，可以通过形态转换、修改BOM以后，停用多余的编码，以保证物料的唯一性。 供应商 供应商编码，前缀须符合供应商类别的编码，正确录入为该供应商类别的下设供应商。正确录入供应商类别的编码，将大大提高编制现金流量表的效率和准确性。 3.2.2 采购订单 ● 根据销售订单的预发货期，以及生产订单自制件的物料需求，结合库存数量，正确编制采购计划。 ● 根据采购计划，编制《采购订单》，《采购订单》的供方、规格、数量、计划收货日期要准确。 ● 根据生产（销售）订单的变化及时进行《采购订单》的变更、取消处理，并及时书面通知供应商。 3.2.3 采购入库 ● 供应商到货后，采购员根据《采购订单》生成《采购入库单》，对照供应商随货带来的供方送货单，录入数量，能够确认单价的，还需录入单价。 ● 打印《采购入库单》，交供应商去办理检验和入库手续。 涉及采购部的以上工作建议由采购员操作。 3.3 工程 3.3.1 BOM的编制 ●BOM表中的子件编码、单耗数量、领料仓库、生产部门必须指向正确。 ●BOM的编制必须完全体现出设计要求的原辅材料选用之规格、单耗数量，确保设计技术规范作为BOM编制的唯一依据。 ●BOM的编制和审核必须在该母件下达生产前完成。下达生产后，即使还没有领用材料，如果BOM有了修改，必须通知生产计划员删除已有的生产订单，重新下达该母件产品的生产订单。否则，材料的配比仍然是BOM修改以前的配比。 ● 编制BOM时有个必填项目“版本代号”，建议填写BOM编制时的日期，便于将来确定该BOM的适用性等用途。 涉及工程部的以上工作建议由责任技术员操作。 3.4 生产 3.4.1 生产计划 ● 生产计划分两类：一是客户订单直接生成的生产订单；一是各个半成品的生产计划，需要手工填写生产订单。 ● 不管哪类生产订单，都是生产部门通过BO