【精选】第七讲 商务信函写作——催款信.pdfVIP

第七讲 商务信函写作——催款信 一．催款信简介 1．发催款信的原因 发送催款信可以通过邮寄或传真，目的是为了追回过期未付的款项。写 催款信要讲究技巧，既要有分量，又要和客户保持友好的业务关系。一封好的 催款信不会冒犯对方，却又能使他们感受到你的坚决态度。 2．催款信的行文语气 催款信的语气应该坚决、有说服力，却又亲切、公正有理、不失礼貌，绝不能让 人觉得你咄咄逼人、粗鲁无视，也不要使用嘲讽或带侮辱性的语言。 3．采取的态度 采取开明的态度：除非不得已，否则不要在催款信中针对对方个人，更 不能进行威吓。客户可能只是把付款的事忘记了。如果你在信中把矛头直指个 人，并以法律手段威胁，那么你的客户即使曾经是你的朋友，也会变得顽固不 化，将会一再拖欠账款。因此，开始催款的时候要采取开明的态度，不能威胁 客户，要给他们足够的机会结清欠款。 4．提示信和催款信 多数公司一般都首先通过电脑提示自动发出提示信。在亲自起草催款信 之前一般会自动发出两封提示信（第二封的语气较第一封稍为强烈）。第一封 提示信通常为账款结算表，上面标明“过期未结账（Account Overdue）”、 “到期应付账（Account due for Payment）”等字样。第二封提示信通常为打 印出来的标准格式信（有时是红色的），语气比较强烈。从第三封提示信至催 款信为止，语气将一封比一封强硬，到了最后一封或以法律手段相威胁，或通 知客户你将委托催收账款公司收回欠款。 二．个案研究 例一： September 15, 1995 Ken Bolton SEARS 82261 信头 包括日期地址和收信人姓名 FOCUS MEDIA 12345 VENTURA BLVD STE H STUDIO CITY CA, 91604 Dear Mr. Bolton Our records indicate that your account with us is now more than 60 days past due. According to our records, the total unpaid amount remaining from our last statement to you is $88,272. 显示欠款金额；表明拖欠时间 We value your business and want to continue to provide you access to what we honestly feel is the most effective advertising medium in the area. However, good business practice requires us to insist on payment of statements when due. 礼貌的表示合作愉快，温和而坚决的要求付款 If our records are not correct, or you are withholding payment because you feel we have not performed as we said we would, please don’t hesitate to contact our sales representative who is responsible for your account, Jim Williams, or cal me personally. I will be happy to discuss with you any problems that may exist in this area. 假定是自身的错误，婉转礼貌的要求解决欠款问题，给客户有选择的余地——付款或进行商议 Your prompt attention to this matter will be greatly appreciated. Cordially yours, Kenneth Keiser General Manager 另附单据副本，以引起 例