【精选】第三章 第五节 会计电算化档案管理的基本要求.docVIP

第三章 会计电算化基本要求 第五节 会计电算化档案管理的基本要求 遵循《会计法》的基本要求，结合会计电算化的特点来进行 会计数据的主要表现形式有（存储介质）： （1）记载会计业务的原始凭证、会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）； （2）会计电算软件开发过程或会计电算化系统实施过程中的各种开发实施资料 （3）其他会计资料，如客户、供应商资料等 【例题·多选题】会计电算化档案包括（　）。 A . 机内会计数据 B . 软盘等备份的会计数据 C . 会计软件使用手册 D . 打印输出的会计账表数据 『正确答案』ABCD 一、应当保存打印出的纸质会计档案 二、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管 三、制定与实施档案管理制度 一、应当保存打印的纸质会计档案　　已经实现计算机进行会计核算的单位，其会计档案必须打印输出，以纸质的形式按《会计档案管理办法》的规定进行保管。 原始凭证在会计电算化后与传统会计核算时没有区别。 （一）现金日记账和银行日记账要求每天打印输出，做到日清月结。如果每天业务较少，也可以按旬打印输出。对于日记账通常采用定期对计算机打印输出的活页账页装订成册进行保存。 【例题·判断题】电算化后，对于现金日记账，可以采用计算机打印输出活页账后再装订成册，而不一定要有订本式账簿（　）。 『正确答案』对 （二）明细账要求每年打印一次或在需要时进行打印。 （三）会计电算化后，在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般用“总分类科目余额发生额对照表”替代，“总分类科目余额发生额对照表”一般要求每月打印一次。 （四）会计报表每月打印一次进行保管。 【例题·判断题】在任何情况下，都可以用总分类账户本期发生额对照表替代总分类账（　）。 『正确答案』错 会计数据量大的企业，账、证、表的打印工作量极大，在具备采用磁带、磁盘、光盘和微缩胶片等存储介质保存档案的条件下，可以用以上存储介质保存会计档案。必须定期复制，并且其保存期限同打印输出的书面形式的会计账簿、报表一样。 二、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管　　会计电算化系统开发过程中的资料一般有：系统分析说明书、系统设计说明书、软件测试报告、各种编码说明、代码清单、各种解决方案等，这些都应视为会计档案保管，保管期截止到该系统停止使用或有重大更改之后的5年。　　会计软件系统也应视为会计档案进行保管，在保管过程中要特别注意版本的升级管理。 【例题·单选题】会计电算化系统开发的全套文档资料，其保存期限截至该系统停止使用或有重大更改后（　）。 A . 一年 B . 二年 C . 三年 D . 五年 『正确答案』D 【例题·单选题】采用会计电算化软件的单位，其会计档案保管期限与手工核算时相比，应该（　）。 A . 一致 B . 有所差别 C . 延长 D . 缩短 『正确答案』A 三、制定与实施档案管理制度 （一）存档的手续，主要是指各种审批手续； （二）各种安全和保密措施； （三）档案管理员的职责与权限； （四）档案分类管理办法； （五）档案使用的各种审批手续； （六）各类文档的保管期限及销毁手续。 四、会计电算化档案安全和保密措施 1、做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等“8防”工作，重要会计档案的“双份”，“双地点”，“双建筑物”。 2、采用磁性介质保存会计档案的，要定期进行检查，定期复制，防止由于磁性介质损坏而导致会计资料丢失。　 【例题·多选题】对会计电算化档案管理要做到防磁、（　　）工作。 A . 防震　　 B . 防火　　 C . 防潮　　 D . 防尘 『正确答案』BCD 3、每年形成的会计档案及时归档，当年年度终了时，可暂由本单位财务会计部门保管1年，期满后移交档案管理部门保管。 对存档的会计资料要检查记账凭证上录入员的签名或盖章、稽核人员的签名或盖章、会计主管的签名或盖章，收付款记账凭证还应具备出纳人员签名和盖章等。 4、关于会计档案保管的期限的规定： 原始凭证、记账凭证为15年； 银行存款余额调节表为3年； 会计账簿类的日记账为15年，现金和银行存款日记账为25年，明细账、总账、辅助账为15年； 报表类的如主要财务指标为15年，年度会计报表为永久 其他类会计档案的保管清册及销毁清册为25年，财务成本计划为3年，主要财务会计合同、文件、协议为永久 5、各种会计资料，原则上不得外借和拿出单位。　　经领导同意借阅的会计资料，应履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。归还时，要检查病毒。 6、违反会计档案管理制度的人员，应检查纠正。