担保公司前台接待岗位职责.doc

××公司接待管理制度 一、制度目的 为使公司接待工作规范有序，特制定本制度。 二、使用范围 本制度适用于公司的内宾和外宾的接待工作，包括接送、安排食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和协调。 三、职能职责 （一）行政综合部是公司负责接待工作的统筹部门，负责协调公司内外来宾的接待工作； （二）各部门负责各自所邀请来宾的接待工作，并配合公司做好其他来宾的接待工作。 四、接待原则 接待原则为“平等、对口、节约、周到、保密”。 （一）平等原则 来宾无论职务高低，都要平等对待、不卑不亢。根据来宾的身份，确定出面接待的公司领导； （二）对口原则 各部门管理本部门对口接待。大客户及重要来宾由总经理对口接待，各部门予以配合。根据来宾到公司的洽谈事项确定费用归属，一般情况遵循接待部门或受益部门承担费用的原则，公司整体受益的由总经理部门承担。 （三）节约原则 接待成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复 宴请，主人人数不多于宾客人数。 （四）周到原则 接待程序衔接周密、注意细节，使客人感到热情、周到满意。 （五）保密原则 向来宾介绍情况，注意对企业情况、国家机密的保守，重要会议要有记录，巧妙回避不宜回答的问题。 五、接待流程 接受接待任务→拟定接待安排表→任务布置分工→接待→送客。 （一）接受接待任务 通过领导交办确定接待任务，并立刻了解来宾基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 （二）拟定接待安排表 接待部门根据来宾的基本信息，做出接待安排表，明确各项任务的负责人。 （三）任务布置分工 根据接待任务的大小，必要时接待负责人召集接待相关人员，根据接待安排表，布置接待分工，并分头准备。包括：多媒体公布欢迎词或（横幅）、车辆安排、住宿、参观、会议室准备、用餐等。根据接待级别预算接待经费，必要时可先借款。 （四）接待 根据接待任务布置，分头接待。 1．一般简单接待 接待人员直接带领客人到办公室、接待室、会议室等约定场所与领导会见。 2.商务接待 根据需要由接待人员或司机接站（机），客人到公司时，由会见低一级的领导迎接，陪同首次来访客人参观等，随后带领客人到预定的会议室，提前通知接待领导与客人会见。 3.外宾接待 接待内容与程序基本与内宾相同，主要内容和注意点如下： 接待内容 注意点 1. 迎 接 ⑴ 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 ⑵ 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 2. 会谈会见 ⑴ 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应及早通知对方，并尽量不予改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份； ⑵ 对会见会谈场所、座位事先精心安排，桌上放置中外文座位卡。 ⑶ 如有合影，事先安排合影图。 3. 宴 请 ⑴ 形式有宴会〔早宴、午宴、晚宴〕、招待会、茶话会、工作进餐。 ⑵ 根据活动目的、对象，确定经费开支。 4.文艺晚会 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排选定节目、座位。 5. 参观旅游 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，安排有针对性的旅游项目和陪同人员、导游。 （五）送客 根据客人级别，确定是否送礼物等。 3 / 3