信息管理学（第二版）-A6第六章 控制.docVIP

第六章 控 制 6.1 控制职能概述 6.1.1 控制的含义 所谓控制(control)就是监督管理的各项活动，以保证它们按计划进行并纠正各种重要偏差的过程。具体地说，作为管理职能之一的控制工作是指：为了确保组织的目标以及为此而拟订的计划能够实现，各级管理者根据事先确定的标准或因发展需要而重新拟订的标准，对下级的工作进行衡量、测量和评价，并在出现偏差时进行纠正，以防止偏差继续发展或今后再度发生；或者，根据组织内外环境的变化和组织发展的需要，在计划的执行过程中，对原计划进修订或制定新的计划，并调整整个管理工作的过程。控制就像一艘船上的舵，使组织朝着正确的方向行进。它不时以工作绩效形式将组织的实际方位与预期方位进行比较。控制为组织提供了一种有效的机制，在工作偏离了不可接受的范围时调整行进的路线，确保高效、高速地到达终点。 在现代管理活动中，管理控制的重要目标有两个：第一，限制偏差的积累。一般来说，工作中出现偏差是不可避免的，但小的偏差并不会立即给组织带来严重的损害。然而，在较长的时间里，这些小的差错就会积累放大并最终对计划的正常实施造成威胁。因此管理控制应能够及时地获取偏差信息，及时地采取有针对性的纠正措施。第二，适应环境的变化。组织的内外部环境常常与计划中所设的条件有很大的不同，这些变化着的内外部环境不仅会使计划的执行过程产生偏差，有时甚至可能要求改变目标本身。因此需要构建有效的控制系统来帮助管理者预测和把握这些变化，并对由此带来的机会与威胁作出快速的反应。 控制工作涉及到组织的方方面面，是每个员工的职责。无论哪一层次的主管人员，不仅要对自己的工作负责，而且都还必须对整个计划的实施和目标的实现负责。因为他们本人的工作是计划的一部分，他们下级的工作也是计划的一部分。因此各级主管人员都必须承担实施控制工作的责任。 6.1.2 控制的意义 法约尔曾经指出，控制必须施之于一切的事、人和工作。这是因为即使有完善的计划、有效的组织和领导，都不能保证组织目标的自然实现，而需要进行强有力的控制与监督。罗宾斯指出，有效的管理始终是督促他人、控制他人的活动，以保证应该采取的行动得以顺利进行，以及他人应该达到的目标得以实现。控制的重要性可以从以下两个方面来理解： 一是控制的普遍性。控制职能普遍存在于任何组织、任何活动当中。因为在现代管理系统中，人、财、物、信息等要素的组合关系是多种多样的，时空变化及环境的影响很大，内部运行机制和结构有时变化也很大，加上组织关系错综复杂，随机因素很多，预测不可能完全准确，制定出的计划在执行过程中不仅可能会出现偏差，而且还会发生未曾预料到的情况。这时，控制工作就起到了执行和完成计划的保障作用以及在管理控制中产生新的计划、新的目标和新的控制标准的作用。所以说，控制是一项普遍而广泛的管理职能。 二是控制的全程性。控制职能作为实现目标及改进工作的有效手段存在于管理活动的全过程中。尽管计划可以制定出来，组织结构可以调整得非常有效，员工的积极性也可以调动起来，但是这些仍然不能保证所有的行动能按计划执行，不能保证管理者追求的目标一定能达到，必须依靠控制工作在计划实施的各个阶段通过纠正偏差的行动来实现。因此控制职能存在于管理活动的全过程中，它不仅可以维持其他职能的正常活动，而且在必要的时候可以改变其他管理职能的活动。这种改变有时可能很简单，只在指导中稍做些变动即可。但在许多情况下正确的控制工作可能导致确立新的目标，提出新的计划，改变组织结构，改变人员配备以及在指导和领导方法上做出重大改革，使组织的工作得以创新和提高。 6.1.3 控制与其他管理职能的关系 控制是管理职能环节中的重要一环。控制以计划、组织、领导等职能为基础，并对其有积极的影响。 首先，它与计划的关系相当密切，二者相互依存。计划起指导性的作用，而控制是为了保证组织的产出与计划相一致，控制到什么程度、怎么控制都取决于计划的要求；计划预先指出了所期望的行为和结果，而控制是按计划指导实施的行为和结果，有时会导致计划的改变；制定有效的计划需要信息，而这些信息多数是通过控制得到的；一些有效的控制方法，如预算、政策、程序、规则等，同时也是计划方法或计划本身。 其次，明确的目标与计划，合理的组织机构与形式，英明的领导及有效的指导，最大程度地发挥出员工的积极性和潜力，这一切是实施控制的基础和保障。同时，在控制的过程中，可能会根据内外环境或其他因素的变化，导致对目标与计划的修改、组织机构的改革、人员配备的调整以及领导方式方法做出重大改变等等，这实际上是开始了新一轮的管理过程。 6.1.4 管理控制系统的组成 任何组织，如果没有一个与之一致的管理控制系统，都无法有效地贯彻它的战略。组织中的控制活动是通过组织的控制系统来完成的，而控制系统主要包括以下几个方面： 第一，控制的目标，即进行控