稽核报告-国立中兴大学秘书室.pdfVIP

稽核報告月份：3月 稽核項目：現金、銀行存款、有價證券、股票、債券與固定資產等之稽核及盤點作業 一、主要發現異常情事： 1.請保管組針對申請減損資產程序逾期半年以上仍未完成報廢程序者做適時通知，以避免報廢 之財物堆積許久無法除帳及違反國有公用財產管理手冊第42、65點之規定。 2.建議保管組除與受稽單位約好盤點時間，並向受稽單位宣導針對保管人所保管之財產進行順 盤及逆盤之抽核盤點，藉此以落實相關單位實質上保管財物之意義及真實性。 3.請保管組針對產學營運總中心-中科育成的部分進行相關輔導，針對人員離職須做相關財產 移交及清點，以避免出現物帳不符或有物無帳之情形及違反國有公用財產管理手冊第40點 之規定。 4.請保管組加強宣導各單位盤點時應依規定黏貼財產標籤並確實盤點，若財物有出現有帳無物 或帳冊資料不正確等情形，應請財產保管人及使用人持續追蹤核對及辦理更正，以落實財物 管理機制。 5.另建議保管組對各單位追蹤複盤結果於內控程序說明表加訂追蹤期限，以便掌握改善進度。 二、各單位應行處理措施或改善計畫： (一)保管組 1.經查，該筆財產未完成減損申請程序，尚非屬報廢之財物，使用單位仍依規定盤點該財 產，已請其確認是否申請報廢，如仍需留用應請刪單。另目前新財管系統上線，已建置 稽催功能，日後提出申請流程即由系統控管稽催，不致有該類情形。 2.本校盤點作業依據財政部所訂財產管理業務內部控制制度共通性作業範例訂定，實際作 業亦已進行順盤及逆盤，目前帳上財物近20萬筆，使用保管人超過2600人，且學術單 位多數保管人(老師)因授課、會議等並未能配合盤點時間，如未能事先抽點讓各單位通 知準備，盤點作業無法進行，以科技部、農委會、審計機關、教育部、財政部蒞校盤點 檢核亦採此模式，另就與其他大學之交流經驗，亦都依此模式進行盤點。 3.本組二次盤點產學營運總中心之財物，各項缺失均已告知該單位財產管理人，甚至協助 5    其辦理報廢、移轉、更正等，表單交其用印並稽催多次均未回覆，據查，該員離職未辦 妥離職手續(該部分建請由人事室表見)，本組已與該單位新任主管聯繫，請其儘速完成 相關缺失改善。 4.本組利用總務處業務宣導、新系統上線五場說明會及每次現場盤點均再三宣導相關法令 及程序，並列出錯誤態樣供參考。 5.本校盤點作業依據財政部所訂財產管理業務內部控制制度共通性作業範例訂定，依該範 例及相關法規均未明訂追踪期限，概因實務作業上狀況甚多、情形輕重不等，後續處理 程序、時程亦難掌握，如訂一定期限，反窒礙難行。相關財產管理業務每年均需依規定 自我檢核並將檢核結果報部，故相關追踪及改善，本組均持續進行。 (二)人事室 1.有關產學營運總中心其所屬離職人員未辦理離職手續，簽請本室表示意見乙節。 2.經查核中心前於104年12月3日簽請辦理所屬人員資遣，並於104年12月31日生效乙 案。本室已依規定辦理通報作業，並請該單位於奉核後，依規定辦理資遣相關事宜。查 該員已於104年12月2日簽名知悉，即應於離職前辦妥相關財產移交及清點作業。 3.據查該員離職時未辦理離職手續，係因該單位並未做好聯繫工作。為免類似情形再發生， 本室將請各單位加強控管。又爾後各單位辦理人員資遣案，核發資遣費作業將併入離職 程序辦理。 4.另本室目前規劃Easy Go人員離職線上系統，將設定離職程序提醒作業，未辦妥離職程 序者，將列入控管通知。 三、實際追蹤改善情形： 待年底執行盤點計畫一起做追蹤報告。 6