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基于SAP系统的备件管理问题与对策研究 王宗稳 郭东栋 高飞 北京奔驰汽车有限公司 X 关注成功！ 加关注后您将方便地在 我的关注中得到本文献的被引频次变化的通知！ 新浪微博 腾讯微博 人人网 开心网 豆瓣网 网易微博 摘????要： 备件管理中订单传递环节多, 备件采购价格高与供货期长等问题, 严重影响备件采购计划和备件管理工作。对上述问题进行分析研究后提出相应对策, 已取得显著效果。 关键词： 备件; 管理; 框架合同; 阶梯价格; 国产化; 1 实施背景 北京奔驰汽车有限公司设备维护部设有维修备件中央库房, 以及分布在MRA厂区、发动机厂区和NGCC厂区的共9个分库房。备件信息已经实现标准化, 备件有与戴姆勒全球工厂共享的唯一的物料号, 备件的订购与领取均在SAP (Systems Ap原plication and Products in Data processing) 系统中实现。同时, SAP的i Pro (维修) 整合了原有cb FC (财务) 的审批流程, 将维修部门、采购部门、财务部门的审批流程进行了优化, 根据采购方式、采购金额的不同提供了相应的审批方案。采用备件框架合同采购方式后极大的缩短了公司内部的审批流程, 并减少了采购成本和采购周期。在框架合同内的备件, 采购订单均不再需要询价和比价, 而是由系统直接生成订单, 价格和供应商是固定的。 基于SAP的框架合同备件管理流程 (图1) , 备件的名称、型号、制造商、补货点和补货量等等均在SAP内设定与维护, 备件采购需求 (Purchase Requisition, PR) 在i Pro释放并审批完成后, 将自动传送至Globus (框架合同) 中, 若框架合同在有效内, 则自动创建采购订单 (Release Order, RO) 。采购员从系统中下载RO并发送给备件员, 备件员检查确认后, 将其发送给物流部订单员, 最后由订单员将订单正式下达至供应商。供应商将按照RO要求将备件配送到中央库房, 待RO内备件在i Pro全部完成收货后, 财务部门将在cb FC内对供应商付款。 图1 基于SAP系统的框架合同备件管理流程 ??下载原图 2 问题分析 2.1 订单传递环节过多 订单从Globus下载后, 需要经过采购部、备件部和物流部之间的传递, 最后由物流部的订单员将其发给供应商。环节多, 流程长, 每个环节所需时间累加后, 可能超过7 d, 降低了工作效率, 增加了采购周期。环节多, 出错的可能性将增大, 如果某一环节出错, 耽误的时间将更久。环节多, 相互之间缺少监督, 遗漏订单时很难被发现, 往往是数周甚至是数月后才发现订单被遗漏, 对备件管理影响极大。如表1, 统计了2017年前5个月发现的订单遗漏情况。遗漏时间最长的订单, 遗漏时间长达181 d。遗漏订单中货值最高的超过17万元人民币。由此可见, 对备件管理带来的影响较大。 表1 订单遗漏情况统计表 ?? 下载原表 2.2 备件价格高 部分品牌的备件, 尽管已经跟供应商签订框架合同, 但与戴姆勒采购同一备件相比, 扣除相关税费后采购价格依然较高, 如表2所示。另外, 部分品牌备件因专业产品特性, 缺乏市场竞争, 容易形成市场垄断, 导致采购价格高。还有部分品牌的备件因年需求量的限制, 采购量未形成规模, 议价空间有限, 导致采购价格高。 表2 价格比较 ?? 下载原表 2.3 供货期长 部分进口备件, 供货期特别长, 如表3所示。该进口品牌备件的供货期跃10周, 有的跃30周。对于需求比较频繁的备件来说, 供货期太长就有缺货的风险, 供应商响应的速度和服务水平均得不到很好的体现。 表3 部分进口备件供货期 ?? 下载原表 3 对策与建议 3.1 启用edocs (Electronic Document System, 电子文件系统) , 取消重复环节 启用edocs后备件管理流程, 如图2所示, RO将由Globus自动发送至edocs, 再由edocs将RO发送给对应供应商负责人。供应商可以登录edocs接受和确认订单并输入货期。然后edocs将货期信息自动传递, 经由Globus传递至i Pro系统, 方便订购和维修人员查询货期信息。RO不再需要公司内部人员之间传递, 实现自动下单和无纸化办公, 有效避免出错和订单遗漏问题, 缩短了订货提前期, 节省时间与人力成本, 提高工作效率, 实现精益管理。启用edocs半年来, 未出现订单传输错误或订单遗漏的情况。 图2 启用edocs后备件管理流程 ??下载原图 3.2 引入全球框架, 共享戴姆勒全球采购价格 对于一些大品牌, 特别是一些大型自动化品牌或垄断品牌, 戴姆勒根据全球各个工厂的备件需求数据, 整合打包在一起