外三包索赔流程.doc

XXXXX企业标准 Q/XXXXX05C.01-2008 版本号:A 外三包索赔流程及管理规定 2008-03-01发布 2008-03-10实施 XXXXX 发 布 前　　　　言 本程序是XXXXX质量管理体系部门支持文件,该文件规定了XXXXX质量保证服务故障件索赔工作的相关流程、政策及管理规定的程序。目的在于规范其相关流程。 本程序由XXXXX提出。 本程序由XXXXX销售部归口。 本程序由XXXXX销售部负责组织起草。 本程序主要起草人： 审核： 会签： 批准： XXXXX企业标准 外三包索赔流程及管理规定 Q/XXXXX05C.01-2008 1 范围 本流程适用于XXXXX质量保证服务故障件索赔。 本管理规定适用于XXXXX质量保证服务故障件索赔工作的相关职责及条款。 2 缩写 2.1 XXXXX缩写为“XXXXX” 2.2 XXXXX销售部缩写为“销售部” 2.3 XXXXX财务部缩写为“财务部” 2.4 XXXXX特约维修服务站缩写为“服务站” 2.5 XXXXX质量部缩写为“质量部” 2.6 柳州XX汽车工业有限公司物贸公司缩写为“物贸公司” 2.7柳州XX汽车工业有限公司物贸公司供应商缩写为“供应商” 2.8 用于XXXXX产品质量保证服务的故障件缩写为“故障件” 3 职责 3.1 服务站负责返回故障件。 3.2销售部负责回收、整理故障件，并负责办理故障件的三包索赔手续。 3.3 质量部负责配合销售部验证故障件。 3.4 财务部负责故障件三包索赔款项、票据及帐务的管理及存档。 3.5 物贸公司负责故障件三包索赔工作中故障件验证及向供应商的索赔办理。 4 流程 4.1 服务站按照XXXXX售后服务管理要求定时返回故障件到销售部，要求故障件均附带《故障件标签》（表05C.16.01），并将相关信息填写正确、完整。 4.2 销售部收到服务站返回的故障件后，及时整理并填写《故障件验证记录表》（表05C.12.02），同时验审故障件标签及结算单据； 4.3 销售部初次审核故障件后,达到索赔条件的整理入销售部故障件库，并定期组织质量部、物贸公司验证故障件的故障模式、故障时效；未达到初审索赔条件的，销售部编制《故障件报废处理审批单》（表05C.12.03），报相关部门及领导审批报废处理。 4.4 经质量部、物贸公司验证确认达到向供应商索赔条件的，销售部根据《故障件验证记录表》（表05C.12.02）向物贸公司发出《三包索赔通知书》（表05C.12.04）； 4.5 《三包索赔通知书》（表05C.12.04）中关于具体的赔偿金额（工时费、零件费、连带赔偿费），由销售部核定赔偿项目及赔偿金额中工时费、连带赔偿费，由财务部核定零件费； 4.6 经质量部、物贸公司验证确认未达到向供应商索赔条件的，销售部根据《故障件验证记录表》（表 XXXXX2008-03-01发布 2005-03-10实施 Q/XXXXX05C.01-2008 05C.12.02）编制《故障件报废处理审批单》（表05C.12.03），报相关部门及领导审批报废处理。 4.7 物贸公司收到《三包索赔通知书》（表05C.12.04）15个工作日内，需将故障件拉走，并填写《三包索赔确认函》（表05C.12.05）到销售部。逾期未拉走故障件，XXXXX视为物贸公司同意索赔条件且自动放弃故障件回收，故障件由XXXXX自行处理，同时XXXXX开具索赔发票，以抵扣货款的形式索赔。4.7 供应商对《三包索赔通知书》（表05C.12.04）索赔内容有异议的，物贸公司需在15个工作日内组织销售部、质量部、供应商等相关部门再次验证故障件.经销售部、质量部、物贸公司、供应商验证确认达到向供应商索赔条件的，物贸公司需在5个工作日内填写《三包索赔确认函》（表05C.12.05）到销售部； 4.8 经销售部、质量部、物贸公司、供应商验证确认未达到向供应商索赔条件的，销售部根据《故障件验证记录表》（表05C.12.02）编制《故障件报废处理审批单》（表05C.12.03），报相关部门及领导审批报废处理。 4.9 销售部收到物贸公司返回的《三包索赔确认函》（表05C.12.05）后,填写《三包索赔开票通知书》（表05C.12.06）报财务部，财务部核定索赔金额并开具索赔发票，同时以抵扣货款的形式索赔.由销售部向物贸公司送达索赔发票； 4.10 物贸公司签收索赔发票后,需与财务部确认索赔方式:现金赔付、货物赔付或其他赔付方式； 4.11 财务部与物贸公司确认索赔方式后,负责对索赔款项建立财务台帐并归口管理; 4.12 销售部编制并定期向相关部