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公司 文 件 管 理 办 法 编号 EK-HR5-11-14 版号 　 2007-A 编制__________________ 审核__________________ 批准___________________ 2007年6月8日发布 2007年6月8日实施 公司　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　文件管理办法 1 目的 为使公司各类文件处于受控状态，确保各场所使用的文件均为有效版本，特制定本办法。 2 适用范围 适用于控制公司的各类文件。 3 程序执行者 3.行政总裁 负责审批各类外发文件。 3.2 总裁办秘书（以下称为：文件管理员） 负责对公司的各类文件进行收发文登记、文件分类、签阅、保存、销毁管理。 4 正文 4.1 文件分类及收发登记 4.1.1 当文件管理员收到书面文件或其他书面资料时，应分类登记到相应的“文件清单”上。 4.1.2 当文件外发时，文件管理员应填写“文件发放记录表”，以便追溯。 4.2 文件签阅 4.2.1 文件管理员应每天上午上班后一小时内查收电子邮件及传真，以确保及时收到文件。 4.2.2 文件管理员应及时将文件附“文件签阅单”交行政总裁签批。 4.2.3 签批后需要传阅的文件，通知其他员工签阅。 4.2.4 文件管理员确保所有人员在2天内阅知应该阅知的文件。 4.3 文件的保存与销毁 4.3.1 文件管理员在文件签阅完毕后，将其存入相应的文件夹。 4.3.2 文件夹应保存在安全适宜的资料柜中，便于查找和检索。 4.3.3 每年12月31日前将本年度文件进行清理，将作废文件、失效文件进行销毁；其他文件进行存档，保留三年后销毁。 4.3.4 文件销毁时应填写“文件留用/销毁审批表”，经行政总裁审批后方可销毁。销毁文件时，不少于2人在场（1人销毁，1人监销） 4.4 文件的借阅 4.4.1 文件被借阅时，比须填写“文件借阅记录表”经行政总裁审批后方可借阅。 4.4.2 文件借阅后，都不得带离公司。确须带走，须经行政总裁审批后方可带离。 4.4.3 原版文件，涉及公司机密的文件不得外借。 4.5 文件的复制 4.5.1 文件复制必须填写“文件复制审批表”经行政总裁审批后方可复制。 4.5.2 涉及公司机密的文件，如财务报表、商业计划书等，不得复制和外借。 4.5.3 被复制的文件必须妥善管理，使用完毕后应由文件管理员将其收回，并根据需要将其留存或销毁。 5 程序主要注释 本程序使用ISO9000：2000《质量管理体系 基础和术语》标准和公司《企管手册》中的术语与定义。另定义如下： 5.1 文件：指对产品质量已发生作用的书面文字、声、光、影、电子等任何媒体形式的资料。 5.2 文件控制：对文件的登记、标识、编号、审批、复制、节阅、保存、归档等状态进行控制。 5.3 作废文件：由发文部门通知不再执行的文件。 5.4 失效文件：该文件规定的有效执行期已过的文件。 6 作业记录 6.1 文件清单 6.2 文件发放记录表 6.3 文件借阅记录表 6.4 文件复制审批表 6.5 文件留用/销毁审批表 文 件 清 单 顺序号 文件 编号 文件名称 发文 时间 记录人 备注 文 件 发 放 记 录 表 文 件 编 号 共 打 印 份， 复 印 份。 文 件 名 称 领 用 时 间 领 用 部 门 签 收 人 数 量 备 注