地质勘察公司文件控制程序质量手册.docxVIP

文件控制程序 QP-01011目的　对与质量体系有关的文件及资料（包括确保策划和运行质量管理体系 所需的外来文件）进行控制，确保各有关场所使用文件的版本是有效 的。2适用范围　适用于质量体系有关的文件和资料的控制。3职责3.1总经理负责《质量手册》的签发。3.2管理者代表负责《质量手册》的审核；程序文件的签发。3.3文控中心负责公司管理体系文件的发放和管理。3.4技术质量部负责技术文件和资料的编制和发放和管理。3.5各部门经理负责本部门文件的审核。3.6主管副总负责各部门文件的批准。3.7各部门管理员负责本部门文件编号及文件的管理。4工作程序4.1新文件的登记4.1.1 文件编制者从部门文件管理员处取得文件号。4.1.2 文件管理员根据《企业编码规则》的规定对新文件进行编号，并填写“质量管理体系文件清单”记录文件标题及文件号等。4.2文件的编写4.2.1 质量手册和程序文件由管理者代表组织编写。4.2.2 技术质量部负责组织相关部门编写技术文件，包括产品标准、技术图 纸、工艺文件、采购规范、工序规范、测试检验要求等。4.2.3 其它管理文件由相关部门组织编写。4.3文件的审批4.3.1质量手册由管理者代表审核、总经理批准。程序文件由部门级以上领 导会签，指定人员审核、管理者代表批准。4.3.2技术文件由技术质量部经理或其指定人员负责审核、副总批准。4.3.3检验方法标准及检验规范由技术质量部负责编制，技术质量部主管审 核，副总批准。4.3.4其它部门级管理文件由相关部门负责人审核、分管该部门的副总批准4.3.5公司级管理文件由总经理或其指定人员批准。4.3.6文件在审核的同时需拟定分发部门“文件分发清单”，再由此文件签 发人负责批准。4.4文件的收发4.4.1受控文件在提交给文件控制中心前须交至本部门文件管理员处，文件 管理员对文件进行以下确认：a.是否进行有效的批准；b.标题、文件号、版本号、页数是否完整； 如有不完整的情况时，退回编写人进行修正。4.4.2各部门文件管理员将文件连同“文件分发清单”提交文件控制中心， 在确认文件有效、完整后，由文件控制中心文件管理员在“受控文件签收记录”上作签收记录。4.4.3文件控制中心根据“文件分发清单”的总份数进行复印，在复印文件 上加盖“受控文件”印章。4.4.4文件控制中心文件管理员把文件分发给有关部门，并在“受控文件收 发记录”上做好记录，有关部门文件管理员在“受控文件收发记录” 上签收。4.4.5受控文件的原稿存放在文件控制中心。4.4.6当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印 应填写“文件领用申请表”，经部门负责人及此文件的签发人或相关部门总监级以上人员批准后，到文控中心办理领用手续。公司内不得 使用未加盖“受控文件”印章的复印件，一经发现，由文件控制中心 收回，并追究其责任。4.4.7外发文件必须由部门主管级以上人员批准方可发外。4.5文件的以旧换新4.5.1当文件使用部门由于正常使用文件而造成文件的损坏需更换时，由文 件使用部门用损坏的旧文件到文控中心换新文件。4.5.2以旧换新的文件文控中心文件管理员要做好登记，并注明原因。旧文 件作废，新文件的分发编号和原分发编号相同。4.6文件的更改4.6.1文件需更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填 写“文件更改申请单”说明更改原因。4.6.2文件更改的审批应由原审核、批准人进行，当原审批人不在职时可由 接替其岗位的人员审批。4.6.3文件更改批准后，由相关部门文件管理员实施更改，更改后交文控中 心。文控中心文件管理员按“受控文件分发回收记录”的名单发放修 改后的文件，同时收回作废的旧文件。4.7文件的换版文件经多次更改（修改状态从 0 到 9 时）或文件需进行大幅度修改时 应进行换版。原版次文件作废。4.8文件的作废 作废的文件由文控中心文件管理员按“受控文件分发回收记录”收回 并记录，作废文件由文控中心负责统一销毁。需作资料保留的作废文 件由文控中心负责人批准后，加盖“保留资料”、“作废文件”印章 方可留档。4.9文件的管理文控中心负责在每次内部质量审核前全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。4.10外部文件的控制4.10.1直接引用的各类外部文件，由文件对口管理部门主管批准后交由文控 中心登记发放。文件的发放管理参照 4.4 条和 4.7 条执行。4.10.2技术质量部负责定期（每年初）到有关部门核查所使用的国际标准、 国家标准、部颁标准、行业标准等外部文件是否有效版本，及时更换 过期文件。4.10.3各部门文件管理员对发放到企业外部的受控文件（如发放到外协厂的 加工图纸、技术规范等）进行发放登记及更改、作废的控制。5记录5.1文件分