项目系统档案管理培训PPT.ppt

项目系统档案管理培训 归档图纸的要求：一般采用蓝晒图竣工图应是新蓝图计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件竣工图上必须加盖竣工章，内容填写应齐全、清楚，不得代签。 装订 （1）竣工资料可采用整卷装订和单份文件装订两种形式。同一项目应统一。 （2）单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。 （3）整卷装订时，卷内不得有金属物 。要求文件左侧、下侧要对齐。 工程建设中的隐蔽工程、重大事件、事故，必须有声像材料。 装盒卷盒：竣工资料推荐使用质量不低于337克的无酸纸档案盒。厚度根据需要选择。 打印盒脊背 第一节 合同档案管理 第二节、证照及决策文件管理 证照原件应在保险柜中保存。利用证照复印件、扫描件，须经利用者所在部门总经理审批同意，档案管理员做好借阅登记。利用人应妥善保管证照复印件、扫描件，利用完毕应予销毁。借阅证照原件，须经项目公司总经理审批同意，原则上应当日归还。因特殊原因需延期使用的，需经项目公司总经理审批同意后方可办理续借手续。 凡使用六证原件进行抵押、担保时，项目公司必须逐级上报至商业地产公司总裁、董事长审批。项目公司专职档案管理员需将审批文件、六证复印件存档，并保存对方收到证照原件的有关确认文件。凡对六证进行更改、更换或收回等变动时，须逐级报至商业地产公司分管项目副总裁审批同意。项目公司专职档案管理员需将审批文件、原始证照复印件存档。项目全部竣工备案并入伙1年内，项目公司应将项目六证原件（或由当地政府有关部门加盖接收红章的复印件）送达商业地产公司办公室归档保存。 第二节、证照及决策文件管理 第二节、证照及决策文件管理 查阅本部室和本公司送交的档案，需到档案室办理档案借阅登记手续。 查阅其他公司、部室的档案，经集团相关部室或所属相关公司总经理批准后方可查阅。 档案库房要做到“以防为主，防治结合”，切实做好温湿度调节及防火、防盗、防虫、防潮，照明管理等方面工作。 库房温度14~24℃（±2 ℃）；相对湿度45~60%(± 5%) 对保管期满、失去保存价值的档案文件要严格执行销毁制度，不得以废纸出售。 移交时点 归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案人员根据有关标准进行验收，不符合要求者，档案人员有权退回，限期改正后再交。 移交手续：移交时填写档案移交目录，移交和接受双方签字备查。 移交竣工资料需提交的文件： 1、项目情况说明：内容应包括工程概况，案卷号的编写，以及案卷总数、文件件数、页数；图纸卷数、张数；照片卷数、张数；工程录像盒数(含时间长度)等相关内容，由公司总经理签字认可，并盖公章。 2、电子版文件清单：案卷目录、卷内目录（必须是EXCEL或WPS表格文件） 档案统计 集团档案室每年3月31日前进行集团范围内的档案统计工作。做好档案的接收、移出、销毁情况的统计；组织机构和人员构成情况的统计；室藏档案种类、制成材料、设备和装具的统计；档案借阅与利用情况统计等工作；并做好统计资料的整理、分析与管理。 职责划分 项目公司负责组织、协调、检查、指导参建 各方档案实体的管理。 施工单位负责编制竣工文件 监理单位负责审核 第三节、整理规则 二、 按卷整理 第三节、整理规则 二、 按卷整理 档号编制 竣工资料档号格式为：项目号+（分类号）+案卷流水号。项目建设初期，项目公司应向商业地产公司办公室申请项目号。 例：宁波鄞州项目第一卷档号为NB1-01。案卷数量较多时，也可加入分类号，例：SH-XZ-01。 整卷装订的档案，档号标注在案卷封面和卷盒脊背上。单份装订的文件，应刻制档号章，加盖在文件上方空白处。 第三节、整理规则 二、 按卷整理 案卷顺序 竣工资料应按前期立项——设计——施工——竣工——验收等顺序排列 管理性文件按类别、时间排列 施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列 设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试、运行维修等顺序排列 竣工图按专业、图号排列（建筑——结构——给排水——电气——暖通——弱电——景观照明——装饰） 卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后。 第三节、整理规则 二、 按卷整理 备注 件数 起止日期 案卷题名 立卷单位 档号 序号 编目 案 卷 目 录 序号：填写案卷流水号。 档号：填写案卷档号。 立卷单位：填写案卷编制责任单位名称。 案卷题名：一般包括项目名称、阶段名称、主要内容等，例：宁波鄞州项目工程前期准备文件。 起止日期：填写卷内文件形成的最早和最晚的日期，例如：2011528” 件数：填写卷内文件