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董事会办公室管理制度（试行）第一章 总 则第一条 为了加强集团公司董事会办公室管理体系建设，完善流程化、科学化、现代化的制度建设，遵循集团核心价值观，实行权责分明、管理科学、激励和约束相结合的内部管理体制，特制定本制度。第二条 本制度依据《公司法》和《XX公司建设集团有限公司公司章程》制定。第三条 本制度适用于集团公司董事会办公室。第二章 管理模式第四条 董事会办公室组织结构： 各部门职责、董事会办公室分管领导及集团公司归口管理部门见下表：序号机构名称职责范围分管领导集团公司归口部门1投资者关系办公室见：投资者关系职责董事会办公室主任董事会办公室2证券事务代表办公室见：证券事务代表职责董事会办公室主任董事会办公室3内务部见：内务部岗位职责董事会办公室主任董事会办公室第五条 管理定位集团公司按照“集团化运作、专业化管理、品牌化发展”的战略定位。在基础设施投资与建设等领域实现多元化发展，形成战略协同优势；董事会办公室实现专业化管理；通过战略协同和专业化管理，铸就集团公司的企业品牌。 第六条 管理目标集团公司通过对董事会办公室的资源配置、组织协调和工作指导，保障董事会办公室有效运作，积极推行“发展理念人本化、项目管理专业化、工程施工标准化、管理手段信息化、日常管理精细化”，确保企业经营效益和社会效益。第七条 管理重点1.设定董事会办公室效益目标和管理目标并按集团公司绩效管理办法实施绩效考核；2.提供必要的资金、技术、人力等各种资源支持，形成有效的组织能力、完整的项目管理体系和良好的运行机制；3.通过企业经营管理制度的贯彻，实施对生产经营、资产安全风险的防范和监控。. 第三章 董事会办公室职责第八条 部门使命协助董事长进行日常管理，承上启下、联系左右、内外沟通，为董事长提供综合服务；收集筛选各类信息，辅助决策。第九条 部门职责辅助决策；政策法规研究；金融证券业务；外围公关；部门日常管理。 会议制度 第十条 有关股东大会事项： （一）将股东大会召开时间进行公告； （二）年度股东大会召开 20 日前通知公司股东；临时股东大会应当于会议召开 15日前通知公司股东。股东大会的通知包括以下内容： 1、会议日期、地点和会议期限； 2、提交会议审议的事项； 3、以明显文字说明：全体股东均有权出席股东大会，并可以委托代理人出席会议和参加表决，该股东代理人不必是公司的股东； 4、有权出席股东大会股东的股权登记日。 （三）按公告日期召开股东大会； （四）在股东大会结束当日将股东大会决议和法律意见书报送证券交易所审核后进行公告； （五）按要求做好股东大会会议记录： 1、出席股东大会的有表决权的股份数，占公司总股份的比例； 2、召开会议的日期、地点； 3、会议主持人姓名、会议议程； 4、各发言人对每个审议事项的发言要点； 5、每一表决事项的表决结果； 6、股东的质询意见、建议及董事会、监事会的答复或说明等内容； 7、股东大会认为和《公司章程》规定应当载入会议记录的其他内容； 8、股东大会记录由出席会议的董事和记录员签名。 （六） 委托代表参加会议的股东须向股东大会递交书面委托书。法人股东的法定代表人参加大会的，须出具法定代表人证明书、本人身份证原件及复印件、营业执照副本复印件、股票帐户卡。委托代理人参加会议的，须出具出席人身份证原件及复印件、法人授权委托书、营业执照副本复印件、委托人股票帐户卡。法人股东的法定代表人不能参加大会的须有书面授权委托书；个人股东参加大会的，须出具本人身份证原件及复印件、股票帐户卡。委托代理人参加大会的，须出具双方身份证原件及复印件、授权委托书、委托人股票帐户卡；异地股东可采取信函或传真的方式登记。股东出具的委托他人出席股东大会的授权委托书应当载明下列内容： 1、代理人的姓名； 2、是否具有表决权； 3、分别对列入股东大会议程的每一审议事项投赞成、反对或弃权票的指示； 4、委托书应当注明如果股东不作具体指示，股东代理人是否可以按自己的意思表决； 5、委托书签发日期和有效期限； 6、委托人签名（或盖章）。委托人为法人股东的，应加盖法人单位印章。 （七）认真管理保存公司股东大会会议文件、会议记录，并装订成册建立档案； （八）对于公司召开股东大会通过股东大会网络投票系统向股东提供网络投票方式的情形，按照中国证监会、证券交易所及中国证券登记结算有限公司的相关规定执行。 第十一条 有关董事会事项： （一）按规定筹备召开董事会会议； （二）将董事会书面通知及会议资料于会前5日以电话、传真、电子邮件、专人送达及书面通知等各种通讯方式或其他书面方式通知应当到会的人员。会议通知包括以下内容： 1、会议时间、地点和方式、会议期限、会议时间； 2、会议决议的文件。 （三）会议结束后的2个工作