某物管公司物资采购管理办法.docVIP

物资采购管理办法 为进一步加强物资采购的管理工作，完善物资采购工作流程，规范物资采购行为，根据××集团采购管理的要求，结合物管公司的实际情况，特制定本管理办法。 一、总则 公司××部负责各类物资价格的调查、摸底，建立合格供应商目录，实施对供应商的监管、考察、选择和调整，掌握当期各类物资的供货量。物资价格由××部采购管理员定期跟踪市场价格后确定，确保物资采购价格合理、适中。 二、分则 （一）日常物资采购流程 1、各部门、管理处根据本部门的实际工作需要及库存情况结合部门年度费用预算，填报月度采购计划，报送管理处主任或部门经理确认（公司本部的月度办公用品采购计划由××部前台汇总后统一报送）。 2、各部门于每月25-28日将确认后的次月采购计划报分管领导审批，在拟订采购计划时须注明品牌、型号、规格。各管理处在每月规定时间内将确认后的次月采购计划报财务管理理部进行预控审核后送相关领导审批后报××部采购员核价。审签完毕后将采购计划的财务联、采购联分别送财务管理部和××部留存备案。各部门、管理处未按规定时间提交采购计划将视为下月无物资采购，对造成的后果自己负责，超出规定时间将不予审核采购计划。 3、应急零星物资采购，各部门、管理处应及时填报应急零星物资采购单报送分管领导审批。特殊情况可先电话申请审批采购，并于采购完成后需在2个工作日内补填紧急采购计划。未按规定时间补签采购计划或者是在次月计划中后补计划的公司将不予报销，由联系供货商送货人自己承担各项费用。 4、管理处维修设备、设施的需提前流程报批，涉及固定资产维修更换的需按规定将废旧物资报损，同时报请工程部进行维修方案的可行性论证。××部采购员只对维修材料进行核价购买，不对维修人工费等其他费用进行核价，需购买的按采购流程执行，不得未经审批而擅自维修及购买材料。遇紧急维修所需的材料需报分管领导同意后报××部核价后购买。 5、采购物资单价或一次性采购总价超过4000元的采购还需与供货单位签订购销合同（零星维修材料及保洁、绿化使用物资除外），待合同签订后方可购买。 6、办公用品的采购按管理人员8元/人标准执行，操作层员工按2元/人标准拟定采购计划，办公用品采购计划走OA计划采购及领用流程，在制定采购计划时备注本管理处、部门管理人员数量及操作层人员数量。 7、按公司规定需以旧换新的物资采购（如电池、充电器、计算器、电话机等），需在提交采购计划的同时提交报损表，待报损核实后按报损数量制定采购数量。 （二）物资采购实施与管理 1、采购计划审签完毕后，由各部门、各管理处文员严格按签批的采购计划通知合格供应商备货、送货。如未按计划核实的价格及品种送货的超出计划内的由联系人自己承担采购费用，公司将不予报销。文员对各类供应商的备货情况进行跟踪，未按要求时间和质量送货的须通知公司××部采购员，××部将视情况对供货商进行处理。各管理处库管员负责物资的日常清点入库（文员不能担任库管员）。 2、各部门、管理处外包采购，由各部门、管理处先行报送物资价格，采购管理员在收到相关部门报送的物资价格书面资料后，在3个工作日内完成市场价格调查（调查数量为三家（含）以上），确定合格供应商，由各部门、各管理处按确定的合格供应商自行联系备货、送货。凡电梯、机器设备、消防设施等厂家专用、专供材料由各部门、各管理处自行议定价格并报公司领导审批，报销时附相关情况说明。 3、各部门、各管理处采购涉及到标示标牌制作的，需将制作方案报××部品牌管理员审批，以便品牌的管理及统一，将审批手续完善后的计划报××部采购员核价。 4、公司日常物资的采购应本着质价相符的原则，以适用性为主，严禁购入有质量缺陷的产品，对设备、工具和固定资产采购严禁购买“三无”产品。 5、采购管理员必须经常深入市场进行调查，随时掌握常用物资的价格情况，适时调整合格供应商和价格，市场调查时需填报《价格调查表》。 6、对紧急零星物品采购各部门、各管理处自行垫资就近购买，以保障处理突发事件，但应事先电话申报分管领导同意，并通知采购管理员进行市场价格核定，事后按规定时间填写紧急采购计划。各部门、各管理处由于计划把控不准确，计划制定未考虑周全产生的增补及零星采购，由采购人自行负责，公司将一律不予报销，对工作产生的影响将处罚相关责任人。 7、××主城区以外管理处的各类物资由公司按采购计划一次性的集中配送，应急采购需分管领导同意后采购，价格由管理处主任进行监管，价格偏高需附情况说明，总经理签字同意方可报销。 8、××部应加强对供应商的监管工作，定期做好供应商的评审和合格供应商的公布工作。 9、电器、电脑等商场卖品和少数特殊用品，当合格供应商不能配送时，由采购管理员根据审批后的采购计划进行市场价格调查后购买，电脑采购的配置情况需由公司智能化管理员按人员岗位需求确认配置标准。 10、节假日采购的装点