深圳市金地物业管理有限公司质量体系文件控制程序全部文件汇编.doc

质量体系文件控制程序 1.0 目的 确保程序文件和作业指导书（工作手册）及时颁发，失效文件不被误用。 2.0 适用范围 适用于公司程序文件和作业指导书（工作手册）。 3.0 参考文件 无 4.0 定义 4.1 程序文件是支持质量手册及详细描述公司运作的文件。 4.2 作业指导书（工作手册）是指为了有效地完成各项工作或作业所编写的如何完成该项工作或作业的细则，主要指：操作手册；工作指令；技术资料、图纸等。 5.0 职责 5.1 公司总经理负责签发（审批）程序文件； 5.2 管理者代表负责评审程序文件及签发作业指导书； 5.3 档案管理员负责确定程序文件和作业指导书的文件编号及版本号。 5.4 档案管理员负责程序文件和作业指导书的分发、存档、失效文件的回收。 6.0 资历格或培训 执行本程序无需特别的资格或培训。 7.0 程序 7.1 文件的审核和签发 文 件 类 别 审核 签发 程 序 文 件 管理者代表 公司总经理 作 业 指 导 书 部门负责人 管理者代表 7.2 文件发放 7.2.1签发后的程序文件和作业指导书由档案管理员分配文件编号和版本号。 7.2.2程序文件和作业指导书的《文件发放范围》经管理者代表确定后交档案管理员。 7.2.3 档案管理员根据《文件发放范围》印制文件，并于文件发放前，在每本文件封面页或在文件的适当的位置加盖红色“丰泽湖物业管理公司文件控制专用章”，之后按《文件发放范围》发放文件。 7.2.4 文件持有部门/人在接收文件后，应在《文件分发及回收清单》上签收确认。 7.3 文件的修改 7.3.1 程序文件的修改 7.3.1.1 已颁布的程序文件实施过程中需要修改时，由各部门负责人初审本部门员工提出的文件修改建议，并签署《文件修改建议书》提交管理者代表审阅，管理者代表可视文件修改内容涉及范围的大小，组织相关部门人员对其进行评审，并决定是否采纳修改意见。 7.3.1.2 同意修改的程序文件按7.1签发,并由档案管理员按《文件修改建议书》在文件封面页填写修订情况及生效日期。 7.3.1.3 修改文件的发放同7.2. 7.3.1.4 程序文件修订累积满5次或因需要更改版本号时，由档案管理员更换版本号。 7.3.2 作业指导书的修改 7.3.2.1 使用作业指导书的任何员工皆可对在用的作业指导书提出修改建议，修改建议由提出人填写在《文件修改建议书》上，交部门负责人审阅，部门负责人可视文件修改内容涉及范围的大小，组织相关部门人员对其进行评审。 7.3.2.2 经评审同意修改的作业指导书按7.1签发，,并由档案管理员按《文件修改建议书》在文件封面页填写修订情况及生效日期。 7.3.2.3 修改的作业指导书按7.2分发。 7.3.2.4 作业指导书修订累积满5次的或因需要更改版本号时，由档案管理员更换版本号。 7.3.2.5 管理者代表应考虑文件的修改对质量体系的影响。 7.4 失效文件的收回 7.4.1 在发放新文件时，档案管理员应将失效文件收回，并在《文件发放及回收清单》上签名确认。 7.4.2 所有收回的失效文件，由档案管理员视情况统一销毁或加盖红色“失效”印章后当稿纸利用，失效文件之原件由档案管理员加盖红色“失效”印章后保存20年。 7.5 档案管理员负责拟制、更新和保存程序文件和作业指书之《 文件目录及状况清单》。 7.6 公司管理层每年至少应对质量体系文件的适应性进行一次评审，并识别是否有修改或改进的需要。 7.7 文件及表格编号规则 7.7.1 程序文件及其表格编号规则 7.7.1.1 程序文件编号规则 ((( ((-(( 7.7.1.2程序文件表格编号规则 . .. (-F( 附件号 表格版本号 同程序文件编号 7.7.2 作业指导书及其表格编号规则 7.7.2.1 作业指导书编号规则 (((-( ((-部门代号（若部门中有次级部门则为次级部门的代号）。 作业指导书序号 作业指导书类型（Q：清洁；L：绿化；S：设备；W：维修；B：保安；X：消防；若无类型之分则用O表示。） GPI（表示作业指导书） 7.7.2.2 作业指导书表格编号规则 码 .(-F( 附件号 表格版本号 7.8 文件的传阅 文件持有人有责任将收到的文件交本部门有关员工传阅，并由传阅人在《文件传签单》