如何正确写e-mail.ppt

编排格式 选择合适的字体: Times New Roman, Courier , Arial (10-12 ) 慎用全部大写或小写字母 – 人的眼睛习惯于阅读大小写夹杂的文字 称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行 。 使用条列式突出重点 (用符号或数字, 之后的第一个字母大写, 隔行书写, 留出空白) 长篇文件要加上纲要或目录；在标题行加上 （Warning： Long File） 同维CAD分享: 编排格式（续） 选择合适的屏幕颜色 -- 中性的或浅的背景色配深色字母 认识软件的局限: 对收件人的软件性能不了解时, 每一行控制字母数65-75, 每一行都要按回车键 若加重点符: 斜体字前后各加一个星号; 划底线前后各加一个短线 保留合适的边界: 左边界5, 右边界75, 自己测试一下 同维CAD分享: E-mail的规则与礼仪 1. 遵守“48小时的原则” 什么是“48小时的原则”? 如果对来信感兴趣, 应该在48小时内回信。若有些内容无法立即回复，要先回信表示来函已收到，并注明“预定何时回信”，否则会给人漠视来信的感觉。 若对方注明需回信，通常表示希望在24小时之内回信。 同维CAD分享: E-mail的规则与礼仪 2. 不将收到的信件随意发给他人 商业书信只要内容与公司业务有直接的关系，应视为公司内相关人员的共有物。在此范围内，将来信转寄给相关人员或在公司内给他人的信中引用，都没有什么问题。 但仍需注意信息的密级。 同维CAD分享: E-mail的管理 附件的管理: 考虑你的读者的电子邮件系统能不能收到附件 引导读者对附件的兴趣 (别忘了添加) 考虑附件的大小– 有必要时压缩(确认读者有解压软件) 收件箱的管理: 删除 打印: (不接触计算机时用得着/要求留打印件/让不上网的读者看) 归档或储存 (注意备份重要文件) 与电子病毒作战: 更新防毒软件/除非认识发件人,决不要打开附件 同维CAD分享: 有效书写E-mail的5项原则 在标题栏注明简单明了的书信主题。 将书信主旨写在第一段第一句。 详细内容应记载于第二段之后，并且力求精简，使用最低限度词数，并尽可能利用“条列式写法”。 仅叙述与标题栏内所记主题直接相关的事项。 将电子邮件的长度限定于一页、一个画面的范围内。 同维CAD分享: 课程效果追踪 Before：bring with you one written e-mail After course: compare e-mail in one month / discuss with direct supervisors 同维CAD分享: * When to use tel or f-to-f talking: ask different people Culture difference: 3/7/99, 6P.M. -- USA/European/Japanese 1999年3月7日// 1999年7月3日//年/月/日 Cc: don’t waste others’ time Bcc: don’t want To/Cc know * Cc: don’t waste others’ time Bcc: don’t want To/Cc know * 每封信件都要有结尾敬词和署名：潜在读者/ 代表信件结尾 * 季度销售成绩 / 第三季度销售上升15%;像News about the meeting 这样的表达，应改为Tomorrow’s meeting canceled 不吓退他 5.会计软件示范/会计软件的技术透视/卖主就新软件进行会计和技术方面的示范 * 季度销售成绩 / 第三季度销售上升15% 不吓退他 5.会计软件示范/会计软件的技术透视/卖主就新软件进行会计和技术方面的示范 * 季度销售成绩 / 第三季度销售上升15% 不吓退他 5.会计软件示范/会计软件的技术透视/卖主就新软件进行会计和技术方面的示范 * 季度销售成绩 / 第三季度销售上升15% 不吓退他 5.会计软件示范/会计软件的技术透视/卖主就新软件进行会计和技术方面的示范 * Cc: don’t waste others’ time Bcc: don’t want To/Cc know Return receipt – new memo/delivery options * 季度销售成绩 / 第三季度销售上升15% 不吓退他 5.会计软件示范/会计软件的技术透视/卖主就新软件进行会计和技术方面的示范 * 季度销售成绩 / 第三季度