商务英语-接电话礼仪.doc

1、 I was referred to you by Mr. Gordon. 　　我是Gordon 先生介绍我来的。　　打电话到别人公司如果是有求于人的话，例如要去应征啦或是推销东西啦， 最好能先攀点关系啦！ 例如最常用的招数， 我是某某人介绍来的， 就是 I was referred to you by someone. （注意， 介绍在这里用 refer 而不是用 introduce.） 还有呢？ 如果你今天拿到了该公司的折价卷， 则最好也是开宗明义地说， I got your number from a coupon， which says your product is 50% off today. （我是根据你们折价卷上的号码打过来的， 它上面写着今天产品五折优待。） 这样子让他想赖都赖不掉。 总之呢？ 先表明自已是怎么搭上这条线的， 这样子别人才不会有突兀的感觉啦。　　2、I‘m calling to check my order status.　　我打电话来查看我订单的状况。　　以前我因为不知道 check order status 这个用法， 常拉拉杂杂讲了一堆才能表达我的意思。 例如我可能会说， I ordered something yesterday. Can you check if you‘ve shipped it or not. 这句话听起来是不是蛮笨的？ 后来我暗中观察， 同样的情况原来老美居然都简简单单地说 I want to check my order status. 或是 I want to track my order status. 就能完整地表达这句话的意思， 真是太神奇了。　　这让我想到有一次在机场也是， 我想问柜台小姐我的朋友倒底坐哪一班飞机， 那班飞机有没有慢分， 他大概几点会到， 当我好不容易讲完这么长一串时， 柜台小姐居然只回了我一句， You wanna check passenger status？ 差点没昏到， 原来我只要用 check passenger status 就行了喔？　　3、I‘d like to place an order for a DL-1100 color printer.　　我想要下一份 DL-1100 彩色印表机的订单。　　以前每次为了买东西而打电话给人家， 我都直接说， I want to buy this， I want to buy that. 当然啦！要买东西的人最大， 不管你说什么别人都一定会想办法把东西卖给你的。 只是你如果直接说 buy 听来比较像是日常生活在说的对话。 如果像是公司要采购商品时， 最好正式一点用order， 或是更完整一些说 place an order for， 例如 I want to order a color printer. 或是， I want to place an order for a color printer. 都是不错的用法。　　4、Would you mind holding for one minute？　　你介不介意稍微等一分钟啊？　　在美国如果有机会打电话给客户服务 （Customer Service）部门， 如果没意外的话都会听到以下的电话录音， All of our representitives are currently busy serving their customers. Your call will be answered in approximate 5 minutes （我们所有的客服人员都在忙着服务他们的顾客， 请等五分钟后， 就会有人接听你的电话）， 然后十分钟过去了， Please continue to hold， your call is very important to us. （请继续等候， 你的来电对我们非常重要）。 所以大家要知道， 老美基本上对这种无止境的等待是深恶痛绝的。 所以要记得， 如果人家打电话来， 千万不要因为听不懂就说， Hold on， 然后就跑去求救兵， 这对打电话来的人是十分不礼貌的。　　如果万不得已一定要请他稍候， 我们要客气一点地说， Would you mind holding for one minute？ 所以记得要给对方一个明确的时间， 例如 one second 或是 five minites 不要让对方无止境地等下去。 但是如果一分钟到了你还没忙完， 则最好再说一次， Sorry， I am still on the phone. Could you hold for another minute？ （对不起， 我还在讲电话， 能不能再请你稍候一分