Outlook2003邮件存档指南.docVIP

用户使用Outlook2003邮件存档指南 用户要实现邮件的存档功能，必须使用Microsoft Office Outlook 2003或2007，Office Outlook 2003属于Office 2003组件之一，并且存档后的邮件通过Outlook Web Access方式是无法查看到的，除非重新将存档的邮件移动或复制到服务器上。 如何查看邮箱占公司邮件服务器空间大小 首先右键单击自己的姓名“XX”，在弹出的菜单中单击“XX”的属性。 然后依次单击 文件夹大小(服务器数据 本示例中服务器数据大小为576612KB。 关于邮件存档 首先需要新建Outlook数据文件：通过菜单上的　文件(新建(Outlook 数据文件 在接下来的新建Outlook 数据文件对话框选择“Office Outlook个人文件夹文件（.pst）”后“确定”。 选择Outlook 数据文件保存的位置，并给此文件命名。本示例保存于D:\new\mymail目录下并命名为mailbak.pst（注意：此文件要尽量保存于非C盘的位置，以防在重装系统时丢失。） 接下来出现创建个人文件夹选项，这里的名称不是文件，而是在Oficce Outlook界面显示的名称，加密设置这里可选择“可缩的加密”。其它的加密方式可根据使用者情况自己定夺。最后单击“确定”完成创建个人文件夹。 在Office Outlook界面也可以看到刚刚新建的“mailbak”个人文件夹。如下图。 接下来可采用两种方法将服务器上邮件保存到本地：1、手工选定邮件移动至本地个人文件夹；2、利用邮件自动存档功能。 手工选定邮件移动至本地个人文件夹 选定若干封或若干组邮件后，单击右键后在弹出菜单上选择“移至文件夹”。 选中刚刚新建的个人文件夹“mailbak”即可。 利用邮件自动存档功能 依次单击菜单上的 工具(选项(其它(自动存档 打开自动存档设置。 根据自己的需求设置自动存档时间间隔天数、运行自动存档是否提示等。其中项目移至一栏最好设置成刚刚新建的D:\new\mymail\mailbak.pst，以方便自己管理邮件。最后单击“确定”来保存设置。 然后依次单击菜单上的 文件(存档，便弹出存档对话框。 这里选择“按照文件夹的‘自动存档’设置，存档所有文件夹”，单击“确定”便可执行存档。