企业标准化管理在档案工作中的应用研究.pdfVIP

科学管理篇 ·493· 企业标准化管理在档案工作中的应用 山东中烟工业公司青岛卷烟厂档案室 张秀文 我国经济体制不断变化和发展，山东中烟工业公司青岛卷烟厂 按照建立现代企业制度的要求，进行了组织机构改革，加强了企业文 化建设，推行以ERP项目为主的企业信息化建设，实施了贯标管理 机制等，使企业呈现出勃勃生机，企业生产力不断提高，社会效益和 经济效益显著提升。档案管理工作如何加快步伐．跟上企业发展的 速度。本文从列举山东中烟工业公司青岛卷烟厂档案管理的实例说 明新时期档案管理工作创新的方法和途径。以期更好地做好企业档 案管理工作。 一、将企业标准化管理引入档案管理工作中。创新档案管理方 式方法 随着企业发展目标的提高及企业生存的更高要求，我厂为不断 提高企业管理水平，适应国际、国内卷烟市场的发展需要，在企业内 部推行实施QEO管理体系，即质量管理体系、环境管理体系、职业健 康安全管理体系等，而后，将现行文件进行标准化转换，实行企业标 准化管理。同时，将档案基础业务工作也纳入标准化管理体系中，建 立了两项企业档案标准。使其与企业管理工作有机地结合在一起， 将企业文件与各项记录的收集整理归档工作以体系文件的形式纳入 管理体系中，创新了档案管理机制，创建了更有效的管理方式方法， 为企业发展做好更充分的服务工作。 二、贯标体系的引入。使档案管理向制度化规范化转变 以前，在档案管理方面存在着一种“说起来重要，做起来次要， 忙起来不要”的不正常现象。如文书处理部门组卷、立卷已实施多 年，但仍有许多部门没有能按时完成此项工作，给档案管理工作带来 许多麻烦。此次企业标准化体系实施以来，在档案管理方面出台了 《企业档案管理规定》、《档案考核管理规定》等两项企业标准，从档 案资料产生到永久保存及销毁的过程进行了严密设计和全过程控 ·494· 齐鲁档案论坛 制。使责任明确，奖惩分明，档案工作做到了有法可依，有章可循。 使许多档案管理j二作落到了实处。部门档案工作做得好按规定可得 到奖励，如不按期归档或归档文件质量不符合要求就会扣分并受到 处罚。在执行档案工作的“三参加”、“四纳入”要求中，设备开箱验 收、竣工验收、基建技改竣工验收、产品定型、科研成果鉴定必须有档 案人员参加，档案人员没到现场而擅自进行鉴定的，按文件规定进行 处罚，工程竣工验收文件不全没有移交档案室的，财务处不予结帐。 外购图书必须经厂长签字再经档案室登记才能购置发放，外出开会 带回的资料必须经档案室签字登记才可报销差旅费。这样有效地控 制文件及图书资料的流失。管理体系文件的施行，使档案管理不再 边缘化，而是成为企业管理体系中不可缺少的一环。 从“事后检查”向“过程控制”转变。标准体系管理是建立在“所 有工作是通过过程来完成的”这样一种认识基础上，因此控制的对 象就是过程。企业档案本身也是企业各项“活动”和事物发展“过 程”的产物。因此，我们改变了过去那种事后检查的做法，把功夫用 在平时，加强了“过程控制”。首先，在异地建厂从项目前期的考察 报告、上级批复、合同及项目验收，都有专职档案工作人员对相关资 料进行跟踪并随时收集整理、确保重要资料无遗漏。其次，根据考核 管理规定，档案人员定期到各部门对其归档情况进行检查考核，并于 当月兑现奖金。平时不定期地到各车间、处室进行业务指导，发现问 题，及时纠正。讲解立卷方法和立卷时应注意的问题，提高立卷质 量。各部门兼职档案员非常欢迎这种做法，加强了他们的工作积极 性。再次，注意搜集企业内外部各种信息，作为归档资料收集依据和 每年的年鉴资料素材。 三、职业健康安全和环境管理体系保障了档案和档案管理人员 的安全，有效改善环境污染 档案的安全及档案工作人员的安全得到有效保障。在管理体系 建立初期，工作过程中的危险源及环境因素被及时识别出来，对档案 的防治有害生物、防尘、防潮、防污、防火、防盗、防高温等相关工作不 符合要求的因素提出来，一一落实解决。在防潮工作中，因青岛的夏 天潮气大，空调也无法保证其湿度达到要求，将这条不符合项提出 科学管理篇 ·495· 后，领导非常重视，特批购买了几台去湿机放在档案库房日夜除湿。 并批准档案库房可以在晚上也开空调