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协同办公系统实现四部精细化管理 殷楠 赵温胜 王绍山 航天科工集团第四总体设计部 背景 随着四部科研生产管理的要求日益精细化，日常业务、管理等事务日益增多，同时由于事务的复杂度不断加大，处理流程多样复杂，参与的部门和人员越来越多，时间的要求上也越来越紧，原有的手工方式签署及处理流程已不能满足日常事务在时间和效率上的要求。急需强大的信息化管理系统来对这些业务给以有效的支撑。 四部原有一套办公自动化系统，但其属于OA的早期产品，在功能、效率和扩展能力上都存在一定的不足，已经不能满足四部繁多业务流程的高效运转以及全面精细化管理的需要。 原系统在功能上的不足 （1）对现有业务应用完善和改进的能力不足，影响四部业务电子化进程 一些新的业务需求（例如出差申请、报销申请等）和功能很难加入到原有应用系统中，这主要是由于现有系统采用的Lotus Notes的体系，架构相对封闭，数据及业务彼此结合无法分离，大大地影响了系统的灵活性和可扩展性。 （2）系统的自动化、智能化程度不高 现有应用流程的流转方式主要还依靠手工选择，基于条件的智能跳转能力不具备（比如合同审批时，标的大于30万的，需要部主任审批），也无法实现真正的多任务并行操作（主要体现在并行操作的权限和信息无法分离），同时流程中的数据无法做到相互关联和计算。其原因重要是办公系统的“工作流引擎”功能不强。流程节点的条件路由、多节点并行执行以及表单数据的关联和计算等功能都没有很好的提供支持。 （3）系统权限的管理和控制功能不强 由于原系统角色设定得不够细，导致系统权限控制的粒度不够细。另一方面，对流程表单的权限控制十分有限，无法做到对表单中的数据字段做权限的控制，而在一定权限下的任务委托代理机制也没有有效的支持，导致一旦相关人员因出差等原因不在，流程就不得不长时间停滞等待的情况。 （4）查询统计功能不健全 Lotus Notes架构的特点是采用文本型数据库，这就导致系统在数据的查询、统计方面的功能就十分受限，对于流程中指定字段的查询几乎不能实现，流程数据的统计和报表等功能也很难完成。 原系统在效率上的不足 四部目前办公自动化系统在运行效率上也存在一定的不足，表现在：由于系统本身的体系架构和其较低的软件版本，导致系统的运行效率不甚理想，随着新的业务应用的陆续开发和上线，应用系统的人数和频率都在不断的增加，使得这一问题暴露得更加明显。 扩展能力上的不足 由于系统应用的不是一个开放式的体系架构，很难对系统进行深层次的二次开发和改造，使得四部的很多基础性管理工作难于应用该系统实现。另一方面由于系统没有采用组件式的设计理念，使得当新的应用需求出现时，无法共享已存在的功能实现，增加了开发的难度和工作量。 四部协同办公系统的建设与实施 根据四部“高效率、精细化”的管理要求，针对四部日常事务管理过程中较为突出的流程繁多、复杂，流程过程难于监控，流程细节信息难于获取，流程结果难于归纳、汇总等主要问题，四部协同办公系统的建设过程主要着眼于“规范流程”、“关注细节”、“整合信息”、“注重实效”等几个点上。 四部业务流程的电子化 借助建设协同办公系统的契机，四部改进了待电子化处理的业务流程，使其更加合理、标准和高效并更加适合电子化的管理特点。在业务流程电子化的过程中，四部的业务流程被分为“申请相关”、“财务相关”、“日常管理相关”、“计划相关”，“公文收发”五类，包括“出差申请报销”、“通用报销”、“合同审批”、“会议申请”等18个流程，涉及业务事项20余种。 流程操作界面采用“所见即所得”的开发工具定制，可以高效地定义出四部所需的标准化的业务表单。同时可以实现对表单中各填写字段类型、长度、是否必填、默认值等多个方面的限定，并可以实现对表单中多个字段的常规运算（如图1所示）。 图1 业务表单定制界面 业务流程的定制采用图形化的界面（如图2所示），可以直观的定义出复杂的业务流程。条件、并行、循环等较为复杂的流程类型也能非常容易的定制出来。同时流程环节的参与者可以根据不同的业务部门、职称、角色、流程历史处理人等多个不同的角度定制（如图3所示），不同环节的参与者对每个表单字段的处理权限（查看、编辑、修改）也可以明确的定义，有效地保证了“让正确的人参与到正确的环节中看到正确的信息”的流程定制原则。 根据以上定义工具定制出的流程自动化程度很高，基本可以满足四部所有复杂流程的业务需要。应用自动化业务流程，参与者只需要关注自己工作表中的任务，完成好自己在流程中的职责，而不再需要关心流程其他环节是如何设置的，不再需要分析判断不同业务字段取值的差异而导致的流程去向的差异（如合同标的值大于30万需要部主任审批）。这些复杂的设置、判断和流转全部由协同办公系统的程序控制完成。实现了真正意义上的办公自动化。 图2 业务流程定制界面 图3