201110全省高校档案培训班课件.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ⑵案卷装订 ●先去掉文件上的金属物，破损和装订线内有字迹的 文件材料要进行裱糊，较大材料要切割或折叠。 ●检查案卷各部分排列顺序。 案卷封面—卷内文件目录—卷内文件—备考表—封底 ●使用按上级标准统一印制的软卷皮,采 用三孔一线的方法装订。装订位置应按 在案卷卷皮左侧印制的三孔装订点， 卷内文件的下边与卷皮的下边取齐， 卷内文件右边取齐。 三孔装订 7、文件和对应声像材料的处理 不能和文件放在一起的同一问题或同一事件的照片、 光盘等声像载体材料，要统一整理，分别存放，并 在编目时注明互见号和存放地点。 8、交接 填写交接表，一式两份，交接双方各持一份备查。 （前面工作由各形成档案材料部门的兼职档案人员在专职档案人员指导下完成） ●项目类档案的整理 1、教学类学籍档案 ●教学综合管理文件材料，属于教学管理内容的采用 自然年度，其余采用教学年度，在次年5月底前归档。 ●学籍材料在完成一个培养周期（即一届学生从入学 到毕业），当年12月底前一次性归档。一般采用毕业 时的年度(“届”）。 ●研究生学籍材料按人组卷，本专科生学籍材料按班级 组卷。 2、科研类课题项目档案 ●每个研究课题视材料多少，组成一题一卷或一题数卷。 ●将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、 论文、专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研 投资与经费核算等整理组成综合卷，排放在该课题全 部案卷最前面。 ●其余材料按科研阶段依次系统整理组卷。 准备立项阶段—研究实验阶段—总结鉴定阶段— 申报奖励阶段—推广应用阶段 3、基建类项目档案 ●按工程项目组成一卷或若干卷，管理性文件材料排在首卷。 ●其余材料按文件性质分别组成案卷 。 项目依据性材料—基础性材料—工程设计—工程管理— 工程施工—工程竣工验收等 ●图纸按图的类别序号排列。 地质图—初步设计图—建筑施工图—结构施工图— 水工图—电工图—气管图—更改图 ●图纸大于卷盒的，要按A4图纸大小折叠成手风琴式。 ●注意对竣工图 、变更图及学校总平面图的收集。 4、仪器设备类项目档案 ●将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、 批复文件、论证文件、订购合同、验收报告、索赔文 件等组成一卷或若干卷，排在首卷。 ●其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度， 依次排列。 依据性材料—开箱验收—安装调试—随机文件材料— 设备运行—设备维护等 ●设备说明书及全套随机技术文件和使用维修、改造等 文件，保管期限定为与设备共存。 5、产品生产类项目档案 ●反映整个产品项目关键材料放在首卷，若材料较少， 将文字材料在前，蓝图在后进行组卷，底图单独存放。 ●材料多的案卷按工作程序或按其产品系列、结构排列。 销售管理—计划准备阶段—生产设计（研制）阶段— 生产试制与鉴定设计阶段—生产阶段 ●产品图纸整理与基建图纸相同。 6、出版物类项目档案 ●以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷，期刊一期组成 一卷，校报一期组成一卷。 ●注意分清年度，不可混年立卷。跨年的出版物放在出版 年度立卷。 ●注意原稿、清样、及审稿单的齐全完整及书写材料的规范。 7、财会类项目档案 ●形成的财会档案在财务部门暂存两年后，再移交档案馆 归档。 ●对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立 卷，保管到结清债权、债务时为止。 ●报表、账簿、凭证、工资清册的保管期限都有永久、 长期、短期，要分盒存放，便于组织鉴定销毁。 ㈢编目检索、排架保管 1、分类编号 区分不同类别，按照不同期限、不同责任者等 问题进行案卷的排列、编写案卷号。案卷排序， 先排永久，再排长期，最后排短期，同期限内先 排上级的，再排本校的。 2、编目检索 卷内目录、案卷目录、 全引目录、专题目录、 文件卡片、人名卡片 和字号索引等 。 3、排架保管 ★ 按照类别纵排或横排，或采取纵排下的横排， 或横排下的纵排。通常多采用纵排下的横排。 即：一级类目纵排，二级类目横排 如：2009：DQ11, DQ12，DQ13，…… 2010: DQ11, DQ12，DQ13，…… …… 教学类学籍(JX14)档案若设有三级类目的多为纵排， 财会类