如何更好的撰写商务邮件.pptVIP

使客户和顾客满意 课程目录 一、邮件写作技巧 二、邮箱结构 三、邮件防毒技巧 四、邮件范例 一、邮件写作技巧 尊敬的王女士： 主题：对于合并问题的答复 　　　全程参加了我司上周的讨论以后，我很高兴的通知您，到4月15日我们就成为豪恩公司的合资子公司了。 　　　我们为此付出了巨大的努力，这个结果对于我们无疑是一个非常好的消息，合并的优势主要体现在两个方面：第一，我们将更易被公众所接受，我们的生产资金将更充裕，第二，我们将能更迅速、有效、周到地为我们的顾客服务。为了使您了解更加详细的情况，我们将于3月15日中午，在威尼斯酒店召开全公司范围的午宴，您可以借此了解您所关心的问题。 豪恩公司的负责人将回答您提出的问题，将表达他们的诚意。请于3月8日前与我的行政助理张小姐联系，通知她你们对于午餐的要求，比如想是吃鸡、鸭还是鱼。这次宴会是很有意义的，时间比较仓促，我希望您能尽快作决定。期待与您的会面。 此致敬礼 张楠 尊敬的王女士： 主题：我们将与豪恩公司合并 　　到4月15日我们将成为豪恩公司的合资子公司。我们为此付出了巨大的 努力，这次合并对于我们来讲是一个好消息。合并的两点优势显而易见： 将有更多的公众接受我们，我们的生产资金将更充裕。 我们将能更迅速、有效、周到地为我们的顾客服务。 您可通过午宴来了解更多详情 　　我们将举办全公司范围的午宴，借此磋商我们共同关心的问题。豪恩 公司的负责人将回答有关问题，您将感受到他们的诚意。 时间：3月15日中午 　　地点：威尼斯酒店 　　午宴供选择的食品：鸡、鸭、鱼 下一步 　　请您于3月8日前与我的行政助理张小姐联系，通知她您选择的午餐， 期待与您的会面。 此致敬礼 张楠 主题 收件人　抄送人　密送人 美观的主体 版面格式 问候和告别 签名 例一 人事行政部/张楠 公司：深圳市豪恩电声科技有限公司 地址：深圳市宝安区龙华镇同富裕工业园17栋 邮编：518109 电话：86-755传真：86-755邮箱：hr8@ 网址： 日期：2005-06-20 09:37:14 例二 黄 英 Huang Ying 竞越顾问公司（深圳） 公开课程部 地址：深圳市南山区桃园路171号发展银行大厦 11C 室 电话：（86 755）2606 3457 / 2656 4459 -公开课程部 传真：（86 755）2656 5143 邮箱：huangying@ 网址： 竞越学习，快乐无比！ 例三 　　　不要“惹火”收件人：如果使用含有敌意的词句或者批评的语气（电邮礼仪中称之为“火焰”），你会“惹火”对方并且造成糟糕的局面。电子邮件不是大家“笔伐”的工具，如果有问题，与对方当面解决。 　　　切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话，在发信之前问问自己，你会在公众场所中公开面对面地对他人讲这些话吗?如果答案是否定的，请再重读重写，或重新思考到底要不要发出这么一份讯息。千万不可以因为沒看到对方的脸，就毫不客气讲一些沒有经大脑思考的话语。切勿在不給予回应或申辯机会的情況下批評他人。 　　　不要发送私人或者机密邮件：即使你选择“永久删除”，许多软件和网络服务仍然可以访问硬盘上备份的信息。在你发送以前，仔细考虑如果别人（比如老板）看到这封信会发生什么情况。你当然不想老板看到你的私人邮件或者冒着泄露客户机密的风险发送机密邮件。 　　　 若想要幽默一下，則必須特別小心。缺乏面對面的溝通，您的笑話可能會被認為是一種諷刺。 IMHO 　　In　My Humble/Honest Opinion FYI 　　　For Your Information BTW 　　By The Way :-) happy face for humor :-( unhappy 例四 例五 例六 　　　如果邮箱的主人已经改变，请急时更正。 　　　要确定收件人知道您的英文名字。 　　　提前通知收件人：尽量在发邮件以前得到对方的允许或者至少让他知道有邮件过来；确认你的邮件对他有价值。没有人会喜欢垃圾邮件。收件人对于满篇废话的不速之“件”的态度通常是作为垃圾邮件处理一删了之。 例九 　　　发送附件要考虑对方能否阅读该文件。给人细心、体贴的感觉，而且让人意识到这个文件的重要性。 　　　小心使用附件功能：附件越大，下载时间就越长，占用收件人电脑空间就越多。有些附件可能毫无必要，也许收件人已经有了。传真或者邮寄那些冗长的附件。 例十 回信或转信，请将不相干的收件者删除，也就是FROM：之后的文字消息，如此可避免泄漏朋友邮件并增加可阅读性。 多次转寄的邮件，请先去除标注符号“”，如此可以方便阅读，并表现对阅读者的尊重。 选择“回复邮件”，你将为原发件人一个人回复；选择“回复