关于如何实现档案管理现代化的思考.docVIP

精品论文 参考文献 关于如何实现档案管理现代化的思考 吕 伟 哈尔滨市房地产开发公司 150000 摘要 档案管理的现代化势在必行，下面就如果推进档案管理的现代化做了详细的论述。 关键词 档案管理 现代化 一、实现档案管理现代化的必要性 档案管理现代化就是要用科学的思想、组织方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。档案管理现代化包括三个要素：(1)档案管理中运用了现代化技术即计算机信息技术；(2)档案管理者掌握了现代科技知识；(3)建立起了科学的管理机制。 档案管理现代化的实质是档案管理领域中的技术革命、或技术变革。这种变革将会在档案管理中突出技术的作用，但是这种技术又必然受着同时代所提供的信息处理技术及相关技术的制约和影响。以计算机技术为核心的现代信息处理技术，正???深入到档案管理之中。在我国，档案管理以手工为主的传统手段正在发生变化，逐渐向采用现代化先进技术管理手段过渡。 档案管理现代化的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。除此之外，还包括音像技术、缩微技术以及现代化库房和保护技术运用、新型载体档案管理等。实现档案管理现代化可以解决档案管理中迫切需要解决而用传统手段难以解决的问题。如：可以自动控制库房温湿度，改善档案的保管条件；防止档案受到虫、霉的危害；减缓档案制成材料的老化、字迹的褪变等由化学侵蚀和物理因素造成的影响，以利于档案的长久保管；实现高密度存储，节省库房造价；实现自动检索和远距离信息传递，做到快速而准确地利用档案；对档案借阅管理工作进行自动化管理，提高工作效率。档案管理现代化势在必行。 二、档案现代化管理中计算机技术的重要性 电子计算机的应用遍布社会生活的各个领域，它已经成为一种普遍存在的工作方式。档案存取、办公自动化、电子文件数量的增加，都对计算机提出了较高的要求。大容量硬盘、可刻录光盘技术的发展，都为档案的存储、检索和调阅提供了物质保证，成为大量档案理想的载体。计算机作为工具自动或半自动地替代人工操作。其本质是用计算机进行的档案信息处理或称档案数据处理。档案数据处理的特点是数据量大、数据结构复杂、保管时间长。数据是载荷信息的物理符号，也是计算机需要加工的对象。计算机要求被加工的档案数据必须正确、完整和规范并可及时地增加和修改，硬盘作为电子档案的载体，发挥着不可替代的作用。硬盘由于容量大、体积小，可以把大量档案、文件的数据存储在里面，并且可以随时随地修改，成为存放档案较为理想的载体。大大地节省了空间，使得查找和管理更为方便，从而大大提高了工作效率。但是硬盘也有其缺点，数据易丢失，价格较昂贵，一般不能脱机存储；优点虽然明显，但因自身因素还不能为广大用户所接受，还得配合光盘一起使用，克服硬盘的缺点。光盘是新近发展起来的重要的数据存储核心技术，适用于存储大容量和利用率较高的文件。它的特点是记录密度高、存储量大、使用寿命长、易保存等特点，也是档案的理想载体。 但由于光盘的发展速度极快，没有完整的国际标准，这就使得我们在利用光盘的同时，还得跟上科学技术的发展，并与国际接轨，使先进的科学技术为档案事业的发展服务。 计算机的网络发展，为在网站上建立虚拟的“电子档案馆”奠定了基础。档案信息上因特网，使利用档案的人数成倍的增长，并大大提高了档案利用率，实现了档案共享。档案信息交流变得手续简便，运行迅速，成本低廉。电子公文通过一条电话线迅速传递，并且得到快速处理，处理完毕的公文通过计算机归档保存，方便地完成了电子公文向电子档案的转换存储，形成永久性的数字化档案，节省了时间，提高了工作效率。另外还可以在因特网上宣传档案工作的成果、电子档案的优越性、有关档案的政策法律、探讨档案工作的热点问题及进行科研成果交流等。做到互为补充、共同发展，使档案管理工作更加完善。因特网是一个完全开放的网络，网上“电子档案馆”里的电子档案信息非常容易泄露。网站安全成为影响计算机档案管理的主要问题。随着网站化的发展，档案信息的上网管理及其安全性、可靠性以及档案信息与其它信息资源和处理软件兼容性等问题会日益突出，已经成为限制其发展的最大障碍，这些问题有待在今后科学发展中加以解决。 三、加强档案管理人员素质的培养 1．档案管理基础知识。了解档案的起源与发展，掌握以档案收集为重点的档案建设方法与途径，档案利用的需求和提供利用的原则、方式和方法。熟知档案技术保护学，了解公文立卷范围和立卷类目等。 2．电子计算机应用技术。电子计算机在档案部门的应用从两方面迅速展开。一是为提高纸质等载体档案的管理效率，开发档案信