文件控制程序文件.doc

1.范围 适用于本公司管理管理体系和与技术有关的文件和资料，以及外来标准、图纸等的控制。为了对管理体系等有关文件和资料进行控制，确保有关部门使用文件的有效版本。 2.职责： 2．1公司办公室负责公司行政文件、外来文件的编制、发放、更改、控制和管理。 2．2质检室负责有关质量文件的编制、发放、更改、控制和管理，并负责对各部门与质量体系有关的文件的管理进行监督。 2．4．销售科、财务科、设备科负责对相关文件的编制、发放、更改、控制和管理。 2．5．各有关部门负责本部门专用文件的编制、发放、更改和保管。 3、管理内容与控制要求 3．1． 文件的分类 3．1．1方针 3．1．2． 手册 3．1．3． 程序文件 3．1．4． 作业文件 3．1．5． 记录文件 3．2．文件的编制、会签、审批及发布 3．2．1． 管理手册由质检室编制，各部门负责人会签，公司经理审核批准后发布实施。 3．2．2． 程序文件由各相关部门编制，相关部门负责人会签，厂部领导批准后发布实施。 3．2．3． 其它各种与管理管理体系要求有关的文件和记录表由归口部门负责编制，相关部门负责人审核，厂部领导批准后发布实施。 3．2．4．外来文件在采用前必须经主管领导确认其适用性。 3．2．5．文件审核的内容 适用性（包括可行性、可操作性、可检查性）； 现行状态（包括版本、编号）； 与所依据的管理管理体系标准及管理手册的符合性; 与其它管理文件的协调性，接口的合理性。 3．3．文件的编号规则 Q表示企业标准；ZR表示中瑞；J表示技术标准；G表示管理标准；Z表示工作标准。 3.3.1技术标准为： 外来技术标准可以直接引用原标准编号。 内部技术标准编号为：Q/LHJ－YY－ZZ－WW-**** J－代表技术文件 YY－代表分厂代码 ZZ－代表文件起草部门 WW－代表该部门形成的文件序号 ****－代表年代号 例：Q/ZRJ-HF-ZJ-01-2006 J—— 技术文件代码 SY——塑业公司代码 ZJ——质检室起草（注：最初制订技术文件部门） 01——质检室形成文件的序列号 2006——代表年代号 3．3．2.管理手册与程序文件编号共分五级，前四级以阿拉伯数字表示，第五级以D表示。 企业方针…………………………1 手册………………………………2 程序文件…………………………3 作业文件…………………………4 记录………………………………D 管理手册编号为： Q/LHGX－YY－ZZ－WW-**** G－代表管理文件 X－表示文件级别号 YY－代表分厂代码 ZZ－代表文件起草部门 WW－代表该部门形成的文件序号 ****－代表年代号 例： 管理手册 —文件编号为： Q/LHG2-SY-01-ZJ-2006 G ____ 管理文件代码 2——管理手册的级别号 SY ____ 塑业公司代码 01—— 文件序号 ZJ____ 质检室起草 2006——管理手册起草年代号 3．3．3．工作标准编号为： Q/LHZ―YY―ZZ―WW―**** Z―工作标准编号 YY―代表分厂代码 ZZ―代表文件起草部门 WW―代表该部门形成的文件序号 ****―代表年代号 例：财务工作标准文件编号为;Q/LHZ-SY-CW-01-2006 Z ____ 工作标准代码 SY ____ 塑业公司代码 CW ____文件起草部门财务 01 ____ 财务科形成的文件序号 2006 ____ 财务工作标准文件起草的年代号 3．3．4 记录表式编号方法见《记录控制程序》。 3．3．5．外来文件按原编号执行。 3．4．文件的发放与保管 3．4．1． 文件发放一律进行编号发放。 3．4．2． 《管理手册》和《程序文件》由后勤办根据经批准的发放范围和数量发放；发放时使用《文件发放登记表》。 3．4．3． 其它各类管理性文件由文件起草部门根据批准的发放范围和数量发放，专业技术性文件由其归口部门根据批准的发放范围和数量负责发放，发放时履行登记手续，使用《文件发放登记表》。 3．4．4． 所发放的文件必须是现行有效版本。 3．4．5． 文件持有者工作调动时，由原所在部门收回受控文本，并上报文件发放部门。 3.5．文件有效版本的控制 3．5．1．在管理体系运行的各个场所均要得到和使用相应文件的有效版本。在文件发放时，必须收回已经失效的文件，统一交归口部门，建立《销毁文件登记表》经部门负责人批准后，登记销毁；某部门由于某种需要，需保留一定数量的失效文件时，保留文件必须加盖“作废留用”印章，并建立《作废留用文件登记表》。 3．5．2．各职能部门于每年定期填写本部门的《文件清单》报厂办，由厂办汇总。