订房、订餐管理办法.docVIP

奇瑞重工股份有限公司制度 奇瑞重工订房、订餐管理办法 目 录 1.目的 2.定义 3.适用范围 4.职责 5.内容 6.考核 7.附则 8.附件 9.相关联制度及流程文件 生效日期 2011年 10月 10 日 制度编号 QRZGZ.100005.010.0-2011 制订单位 公关传播部 本制度维护 责任岗位 公共关系专员 起草人 姜珊 审核人 韩丽 2011．8.11 2011.10.7 审定人 批准人 陶郝杰 2011.10.10 1.目的 为加强商务接待工作中的业务招待费管理，节约开支、杜绝浪费，特制定本管理办法。 2.定义 公司各部门与业务往来有关需安排商务接待相关的工作事项。 3.适用范围 公司对外业务往来所需的商务接待费用开支一律按本规范执行。 4.职责 4.1 各部门因对外业务往来需要，负责商务接待相关事项的申请，并按批准的申请组织实施。 4.2 公关传播部负责为各部门办理商务接待中的相关事宜，实行统一报销，计划财务部根据实际发生情况将费用分摊至各部门，按相关规定考核。 4.3公关传播部按照公司规定，负责制定年度预算，并按预算执行，监督各部门按预算执行情况。 5．内容 5.1 招待标准 级别 标准 备注 总经理级、副总经理级 实报实销 签单需注明招待事由 总经理助理级、经理级、副经理级 100元/次/人 特殊情况需经公司分管领导批准后可适当放宽。 经理助理级、部长级 80元/次/人 副部长级、科长级、副科长级 70元/次/人 备注 以上费用不含酒水，原则上酒水费用不超过申请招待费用的50%。 5.2 商务接待类别 5.2.1 内部接待（工作餐） 5.2.1.1 各部门需要在餐厅招待客人的，一律为工作餐，标准为8 元/份，餐卷由各部门自己购买，所需费用记入各自部门。 5.2.2 外部接待 5.2.2.1 订餐 a.公司副总及以上领导订餐，由公关传播部预订，参加副总及以上人员直接签单，特殊情况由公关传播部指定相关人员签单。 b.各部门在公司协议酒店招待客人就餐，需填写《招待申请单》（附件一），经公司分管领导签字（工厂须经理级人员签字）后，在就餐时间前提前1天交公关传播部预订，并由公关传播部将公司的《订餐/房有效签字通知单》（附件三）发至酒店或电话通知所定酒店，方可在该酒店帐单上签字挂账；临时性或不能够提前半天的，招待单位自行垫付招待账款，在招待后索取发票和账单并在1个工作日内到公关传播部补办相关手续，否则公关传播部不予办理报销。 5.2.2.2 订房 a.公司副总及以上领导订房，由公关传播部统一预订，直接签单，特殊情况指定相关人员签单。 b.各部门需在公司协议酒店安排客人住宿，需填写《招待申请单》，经公司分管领导签字后，在入住前1天交公关传播部预订，并由公关传播部将公司的《订餐/房有效签字通知单》（附件二）发至酒店或电话通知酒店，方可在该酒店帐单上签字挂账；临时性或不能够提前半天的，招待部门自行垫付接待账款，在接待后索取发票和账单并在1个工作日内到公关传播部补办相关手续，否则公关传播部不予办理报销。 5.2.2.3 如因特殊情况要在非协议酒店招待的，需有相关情况说明，经分管副总审批签字同意后，方可招待并报公关传播部备案，招待产生费用由接待单位自行解决。如出差在外地需招待的，要事先请示公司分管领导，同意后方可招待，并在回公司后3 天内补办相关手续，补办流程及说明在非协议酒店招待情况。 5.3 费用核算 5.3.1 所有招待费用由公关传播部行政科于每月10 日之前，将上月各部门在各协议酒店发生的费用审核并汇总《招待费用报销汇总表》（附件三），与当月各费用发生部门确认后，方可统一结算。 5.3.2 各单位的消费标准要按实际申请标准消费，原则上不得消费超标，否则财务有权拒绝报销，计划财务部根据实际发生的情况将费用分摊至各部门，并纳入考核。 5.3.3 各部门根据需要确定一名人员与公关传播部联系日常商务接待事宜。 5.4 接待注意事项 5.4.1 所有接待必须符合公司对外业务往来的需要，任何接待上的开支不得背离经营的目的和要求，严禁个人动机与私人目的的接待活动。 5.4.2 接待费用开支，必须本着最小开支、最大成果的原则，充分考虑和认清每一次接待的目的，接待的对象和接待的方法，合理运用接待的方法，有效使用经营开支。 5.4.3 必须严格控制陪客人数，与接待活动无关人员一律不得陪客。 5.4.4 中午时间原则上不对外宴请客人，只提供工作午餐。 5.4.5 严禁用公款自娱自乐。 6.考核 6.1 接待部门发生的接待费用若没有按本规范的要求操作，则发生的接待费一律不准报销。 6.2 各部门接待费用超出额度时，公关传播部原则上不再给予报销。 6.3 各部门费用由财务部按标准考核