城建档案数字化管理思路与方法.docVIP

精品论文 参考文献 城建档案数字化管理思路与方法 广州市从化区国土资源和规划局 510900 摘要：城建档案承担着为城市建设服务的重任，随着信息化时代的来临，数字化已然成为城建档案管理工作的重心。本文阐述了城建档案数字化的工作内容与方法，探讨并提出了做好城建档案数字化管理的思路与建议。 关键词：城建档案数字化；档案管理；思路；方法 城建档案是城市规划、建设和管理过程中形成的反映城市建设活动的真实记录。随着城市建设活动不断增多，城建档案数量也与日俱增，如何有效管理它们就成为一个现实问题。档案数字化是解决问题的重要途径。数字化通常是指利用计算机技术将模拟信号转化为数字信号的过程。与模拟信号相比，数字信号抗干扰性、保密性都具明显优势。当采用数据库技术、数据压缩技术、电子扫描技术等手段，将纸质档案、感光照片档案、模拟记录资料档案（如录音带、录像带）等通过数字化加工，转化为可储存于硬盘、光盘、磁带等载体上，能够为计算机识别的数字文件（数字化文本或图像）的过程，就称为档案数字化。城建档案数字化具有记录方法灵活、增加补充快捷、档案保密性强、档案管理方便、缓解存储压力、适应信息化发展等优点[1]，因而成为城建档案发展的必然趋势。但城建档案数字化也存在一些问题，尤其对于县市级或区级城建档案馆来说，资金不充足、标准规范不统一、专业人才缺乏、信息化安全等问题更为突出[2，3]，因此本文对城建档案数字化管理思路与方法进行了探讨。 一、城建档案数字化的工作内容与方法 （一）城建档案数字化的工作内容 城建档案数字化的工作内容主要包括三部分：（1）档案目录信息数字化，其目的是实现馆藏档案计算机检索，目标是建设和完善城建档案的目录数据库。（2）馆藏资源数字化，实现纸质档案、模拟记录资料档案（馆藏照片、录音、录像等资料）的数字化。由于这部分工作量非常大，应结合实际情况分阶段实施。目标是建设和完善城建档案多媒体数据库。（3）采集城建档案专题信息，建设专题数据库。 （二）城建档案数字化的工作方法 1.目录数据库的建设与管理 目录数据库是专用于存储目录信息的数据集合，又称为机读目录或电子目录。目录数据库一般分为文件级目录、卷宗级目录和专题目录三类。目录数据库的建设通常从安全性、开放性、数据处理能力、操作性、适用性等几个方面来考虑，平台一般选择SQL Server或Oracle。登录城建档案管理系统，选择系统业务栏下的档案库维护，在档案库列表栏内可以对相应的目录进行修改和删除，也可以选择新建档案库建立新的档案目录。在系统配置栏下可对模板进行维护，选择相应的管理模板目录进行修改。进入档案整理栏可对文件目录进行编辑。档案目录数据录入时必须符合相应的规范，不宜使用简称，文字规格必须统一，并安排专人录入。为了防止出错，可采用双机录入、第三方校核方式。 2. 多媒体数据库的建设与管理 多媒体数据库的维护与录入方法与目录数据库原理相似，这里重点介绍一下档案资料的数字化。以纸质档案数字化为例，分为以下几个步骤：（1）档案整理，即根据规范要求对档案进行整理，并进行标识。 （2）档案扫描，根据文件纸面幅度选用相应规则的扫描仪，例如0#工程图纸就要选择0#图纸扫描仪，当然限于设备情况，没有0#图纸扫描仪的话，只能采用更小规格的扫描仪多次扫描后拼接图像了。（3）图像处理，采用图像处理软件（扫描仪自带或Photoshop软件）对扫描图像进行处理，如纠偏、去污、拼接、裁边等。（4）图像存储，通常存储为pdf格式。（5）数据挂接，即将文件链接到目录数据库中。 3. 专题数据库的建设与管理 专题数据库是指侧重于某一专题的数据库，例如地下管线专题数据库。专题数据库建设的关键是确定专题，然后组织实施。专题应具有针对性和实用性，先初选若干主题，然后通过遴选确定适宜的主题。实施步骤包括数据采集、加工整合、编排整理等环节。数据采集应在现有馆藏资源的基础上进行充实和完善。加工整合是为了统一格式，编排整理包括归类排序、编写内容提要等。其他操作方法与前述内容相似，不再赘述。 二、做好城建档案数字化管理的思路与建议 （一）保障资金投入，改善基础条件 城建档案管理属于公益事业，发展资金主要靠政府财政拨款，而档案数字化需要具备一定的软硬件条件，资金不充足很难长期坚持下去，因此政府和相关部门的支持十分关键。为了保证城建档案数字化可以长期坚持下去，一方面要加大宣传力度，将城建档案数字化意义和重要性讲清楚、讲明白；另一方面将城建档案数字化与城市信息化建设、城