会议会务-- 办公会议流程关键.ppt

第四章 会议会务 第一节　会议工作概述 第二节 会前会务 第三节 会间会务工作 第四节　会后会务 会期时间延长，这就要求会议的领导人和会务工作人员随时注意组织和把握会议进度。使会议按预定的要求完成。尤其是那些同性的会议，如果由于会议进度掌握不好而使会议时间延期，就会打乱与会人员和各自正常工作计划安排，就有可能造成不必要的损失。） 协助领导做好会间的协调工作。 (一)??是注意做好会议领导者与出席会议代表以及会务人员三者之间的协调； (二)??是要注意做好会间的大会活动与会间的小组活动以及各组之间活动的协调； (三)?是要注意做好会议活动的进度、进程的协调；四是要做好会议内容及会议的各项议程、议题之间的安排、衔接与协调；五是要注意做好会务工作本身各个部位、各道环节以及会务工作人员之间的职责任务的分工与合作等方面的协调。 （一） 要做到分工明确，紧密配合。 会议的后勤服务人员的职责任务要明确具体分工，要做到每件事项都要落实到具体人，责任到人，人员到位。比如说，会议主席台上负责茶水的由谁负责、每天上下午开会什么时候到场、多长时间倒一次茶水、谁负责到站接送会议人员、用什么车，司机是谁等等，都必须十分明确的落实到人，如果有两名以上工作人员在一起，必须明确指定一名主要负责人。同时，在明确分工的基础上还要相互紧密配合，通力合作。因为后勤服务工作十分具体、琐碎、难免事前有考虑不周的地方，这就需要工作人员积极主动配合，相互弥补。 （二） 要做到热情服务。 出席会议的人员是会议主体，是主角，会务工作人员是配角，是为会议主体服务的。尤其是会议的后勤服务工作更要有满腔热情的态度，热心的为全体会议人员服务好。给与会人员 提供各种方便，特别是对外地的到会人员更应是如此。比如主动为他们介绍会议组织的有关情况，会场和驻地周围的环境等。同时对会议人员提出的生活方面的各种实际困难和要求，应满腔热情的积极帮助解决，如确实有困难解决不了，一定要热情耐心解释清楚并表示歉意。 有些事虽然小，有的也可能不属会议范围之内，但处理的好坏都直接影响与会人员会议的情绪。因此，会议后内勤工作人员一定要有满腔热情的态度，方能做好后勤服务工作。 （三） 要做到周到、细致。 细致周到，也是做好会议后勤服务的重要一条。诸如会议上有的会议人员要做笔记，进入会议又忘了带笔；有的带了笔但墨水用尽了；有的忘了带记录纸；会议期间有的临时出现了头痛脑热和感冒；有的属少数民族用餐有特殊习惯要求；有的会前报出席会议人员名单时只报了姓名，而未报性别，这就涉及住宿安排；按有关规定会议人员住宿报销经费标准不同，住房的安排也应有所不一，如此等等。这些都需要有十分细致周到的考虑和安排。不然，到是就被动或措手不及。 （四） 保障会议的物资供应， 1 是会场供电的保障； 2 是保障会场茶水供应； 3 是会议场所物资的供应保障。 这在一些大型、特大型会议活动还应把与会人员上厕所的问题，作为一项重要事项进行考虑与安排 五） 管好会议的财务。 会议的财务经费的开支报销都应严格按财务规定实行计划管理，并由专业财务人员负责。就一个单位而言，每年的会议活动经费（会务费）开支，年初应有专项预算，年终有专项决算；每次会议的经费开支，会前会后都应如此。财务部门对本单位的会议经费开支应单独建立账簿或帐页。会议经费中的大项开支必须经主管领导审批。 （六） 做好会间的保密安全与保卫工作。 　在会议的组织与服务工作中，除了会前准备和会中服务工作以外，会后工作也是十分重要的内容。有人认为：会前工作头绪繁多，漏掉一项就可能出现失误，而会后工作就等于急战告捷，除了零星收拾以外，没多少事情可做。这种认识是非常片面的。任何一个会议，特别是大型会议，其组织工作与服务工作，从始至终都是十分重要的。做不好会后工作，不能善始善终，就必然影响会议的预期效果。因此，精彩的会议结尾是保证会议全面成功的重要一着，必须全力以赴，精心安排争取最好的结果。 一、引导离场、整理会场 （一）引导离场 对于大型会议来说，会议一结束，会务人员就要引导与会者有秩序地离开会场。通常情况下，都由主席台上的领导先离场，待领导离场后，与会人员再离场。如果会场有多余离场通道，领导者和与会者可以各行其道。对于大型的群众性集会，与会者中有妇女，儿童在内，散会时很容易造成拥挤和混乱。因此，会务人员一定要加强引导离场工作，避免发生事故。对于大型会议，散会后还有个引导车辆（自行车，轿车，公共汽车）离场的工作。 （二）整理会场 与会者离开会场后，会务人员就要有条理地收拾整理会场： １　检查有无遗漏文件，主客双方有无遗忘物品，如有遗忘，应及时同有关部门联系，尽快物归原主。 ２　卸下为布置会场特意安装的有关设备和器材，以恢复到本次会议使用以前的状态。