办公室主任特训第02章：办公环境设计与管理标准.doc

第二章 办公环境设计与管理标准 第一节 办公室的内部设计 一、办公室内部设计的作用 对办公室内部布局进行何种设计极大地影响到办公室工作的效率。科学的内部设计会带来以下好处： 1.有效地利用办公室的空间。 2.允许灵活地重新安排工作空间。 3.便于监督管理，提高工作质量。 4.保证办公室人员和顾客的舒适和便利。 5.降低执行办公室工作的成本。 6.更灵活地运用办公室工作资源。 7.有助于建立各种紧密型的工作小组，培养小组成员的合作能力和群体意识，提高士气。 8.科学的内部设计带来了合乎规律的工作流程，从而节约了执行办公室工作所需要的时间。 二、办公室内部设计的类型 传统的办公室是一种封闭办公室，这种办公室由一系列小办公室组成，每间小办公室只有少数人员，办工工作在各间小办公室里执行，小办公室通过回廊连接。在封闭式设计下，各种工作互不干扰、并能形成一种紧密的工作群体。目前仍旧有许多小型企业采用封闭式设计方法。但对于大型企业来说，这种设计方法带来了沟通上的困难，而且不利于建立标准化的工作程序，也不利于全面管理。而且，封闭式办公室浪费空间。连结各个小办公室的回廊需要空间，小办公室之间的隔离墙需要空间，每扇办公室门的开关也需要约0.74平方米空间。封闭式办公室的缺点，以及办公室人员的不断增加，导致了开放式办公室的产生。 1.开放式办公室 开放式办公室由一块大而连续的空间组成。在这个空间里有许多不同的部门（或称之为办公室子系统），相互之间完全没有隔墙。现代办公大厦多采用这种办公室设计方法。办公桌和其他办公家具、办公设备排列整齐，并尽可能朝着同一方向。 (1)开放式办公室的优点 ①监督管理较之封闭式办公室有较大改善。这主要是因为办公室主任或办公室监督者能观察到所有或大部分员工。监督管理的改善有利于减少员工的懒散情绪，防止员工从事本职以外的事务。而且，由于所有的员工都在一起，从而减少了员工离开工作岗位到其他地方（如走廊等）的借口。任何擅离岗位的行为都会尽收眼底。 ②节约了大量空间（估计较封闭式办公室节约20％或以上的空间）。 ③由于没有隔墙，也没有门，办公室人员在开放式办公室里能更自由地走动，从而有利于不同部门间的工作联系。 ④由于上一条的优点，信息沟通更加容易，特别是内部电话的使用频率降低，相应地减少了电话所产生的噪音。 ⑤由于没有隔墙，开放式办公室的内部设计更富有弹性。搬动办公家具和办公设备、重新安排各部门的位置也比较容易，而且费用少。对于封闭式的办公室来讲，这种变动不但麻烦，而且费用高。因此，对于开放式办公室来讲，工作模式的改变是十分容易的。 ⑥开放式办公室提供了一个顺畅的工作流程，文书等能顺利地从一个地方传到另一个地方。 ⑦照明与取暖更容易，安装费用较封闭式办公室低，并且实践证明，开放式办公室的经营管理费也更低。 (2)开放式办公室的缺点 开放式办公室也有其不利的一面，而且所有的这些不利之处都和办公室员工有关。人们曾对开放式办公室的使用及影响进行过调查，结果表明，管理方面给予开放式办公室高度评价，而办公室人员却并不如此。开放式办公室设计方法带来的不利方面有： ①一排排办公桌、办公家具呈对称性分布，形成一种类似车间的古板的、非人性化气氛，妨碍了员工团队精神的形成。 ②办公室人员容易受到许多影响，如其他员工的谈话、走动，或者办公室其他部分发生的不寻常的事情（如争吵）。 ③开放式办公室的噪音增大，这对员工来说又是一种干扰。噪音来自不同方面，如不同部门的办公设备（计算机、打印机、复印机），电话交谈等。 ④一些员工抱怨开放式办公室不能给人以一块小天地，当然这种抱怨大多来自那些已经习惯在封闭式办公室中工作的员工。 ⑤如果高级管理人员也在开放式办公室中办公，就很可能使他们过多地卷入日常事务，而忽视了他们的真正功能。 ⑥开放式办公室经常显得不如封闭式办公室整洁。这种不整洁还会从一个地方传到另一个地方，所以必须有良好的监督管理。 ⑦流行感冒等传染性疾病在开放式办公室人员间传播迅速，在开放式办公室中工作的员工比在封闭式办公室中工作的员工更容易受到传染。 (3)开放式办公室的变形 为了减少开放式办公室的不利之处，尤其是为了改变开放式办公室的工厂般气氛，企业可以采用开放式办公室的两种变形：家具组件式办公室、活动隔板式办公室。 ①家具组件式办公室的典型特点是利用家具来组合出员工的工作区域。每个工作区域都是配套的，包括办公桌、办公椅、文件柜、照明灯、电话等等。和传统的封闭式办公室相比，家具组件式办公室的最大优点是取消了永久性隔离墙，同时又能能够满足每位员工的特殊要求。 ②活动隔板式办公室的典型特点是利用隔板来悬挂各种办公家具，或者说办公家具安装在隔板上。隔板的尺寸与形状各异，其表面材料也不一，包括铁质的、木质的、塑料的、玻璃的等。隔板上事