档案库房管理标准.doc

福建省金湖电力有限责任公司企业标准 档案库房管理标准 Q/FJJH 2.412-2003 主题内容与适用范围 1．1 本标准规定了金湖电力公司档案库房管理中的定义、管理职责、内容、要求及检查与考核。 1．2 本标准适用于本公司档案库房管理工作。 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用面构成为本标准条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用标准的各方应探讨使用下列标准的最新版本的可能性。 《国营企业档案管理暂行规定》、《档案库房技术管理暂行规定》 《公司档案管理标准》。 定义 为了确保档案的安全、延长档案寿命，根据国家档案局关于《国营企业档案管理暂行规定》、《档案库房技术管理暂行规定》和《本公司档案管理标准》的要求，特制定本制度。 管理职责 技术支持部是公司档案管理的归口管理单位，设专职档案管理员，负责对全公司符合档案归档要求的档案进行集中统一管理，确保档案管理系统、准确、科学，使组成的案卷符合完整性、系统性、准确性的原则。同时建立公司档案管理网络，负责所属部门、班组的档案收集、移交等档案管理工作。 5．1 公司档案库房技术管理贯彻“以防为主、防治结合”的原则。 福建省金湖电力有限责任公司2003—10—17 发布 2003—12—01实施 Q/FJJH—2.412—2003 5．2 公司档案室受档案行政管理部公司对档案库房技术管理工作的检查和指导。 5．3 建立健全档案库房技术管理制度。 5．4 库房与办公室分开，温湿度适应，卫生清洁、无虫霉滋生。 5．5 湿度控制 5．5．1 档案库房应科学地安设温湿度记录仪表，去湿机，专门库房应安装空调设备。 5．5．2 档案库房（胶片、磁带库）温度控制在14－24℃、设备库房变化不超过土2℃；相应湿度控制在45－60％，设备库房变化不超过土5％；照片的胶片库房温度控制13－15C，相对湿度控制在35－45％。 5．5．3 库房内外温湿度应备有温湿度计，定时测记，一般每天两次，及时控制调节。 5．5．4 档案柜架与墙壁距离不小于20厘米，柜架间距不小于60厘米。 5．5．5 新建库房应6—12个月干烤后方能入库使用。 5．6 防霉防治与除尘 5．6．1 档案库房应配备吸尘器，加密封门或过渡门。 5．6．2 建立定期虫霉检查制度，发现虫霉及时处理。 5．6．3 新入库档案应经消毒、除尘后方能入库。 5．6．4 防止浑浊空气对库房侵染。 5．7 防火与防盗 5．7．1 库房必须坚固，铁栓门、保险销、档案库区必须配备消防器材定期检查更换。 5．7．2 库内严禁明火装置，禁止吸烟动火，安全使用电器设备。 5．7．3 库房应安装火警及防盗装置。 5．8 档案室消、预防调度 5．8．1 加强防火教育，按照档案管理的要求，从各方面以最大的努力，扎扎实实地做好预防工作，确保档案室的安全。 5．8．2加强消防知识的学习，配足防火设备，熟悉防火设备——灭火器的性能，并能熟练地使用。 5．8．3 经常检查设备（微机、复印机、空调等）和线路的健康情 Q/FJJH—2.412—2003 况，并做好卫生。发现问题及时汇报处理，使不安全现象消灭在萌芽之中。 5．8．4 每天下班检查关好灯、设备和门窗，尤其是在“双休日”与假日之前，认真检查，并拉下电源与设备闸。 5．8．5 档案室内严禁抽烟与用火，放好标志牌，发现违者立即制止，未听劝告，按公司有关规定执行。 5．9 消防预案 5．9．1 按照档案管理的要求，从各方面以最大的努力，认真负责地搞好防火工作(熟悉灭火工具的使用)确保档案安全。 5．9．2 万一发现档案室火灾，首先不要慌张，应想方设法切断电源(火源)以免火灾的扩大。 5．9．3 发现火情马上报警，视火势情况，严重的拨电话“119”，一般的即报安保室，以便及组织力量救火。 5．9．4 在报警的同时，大声呼叫，以求及邻近人员来灭火，做到既求近又求远。 5．9．5 边呼救，边抢救，沉着冷静地使用灭火工具予关键处，如人单力簿，一时灭不了的，不可能的情况下，冒险把最重要，最有价值的档案抢出来。 5．9．6 当大队人马来救火时，应指明档案存放的主要位置。 5．10 照明管理 5．10．1 档案库房选用白炽灯，照度不超过100勒克斯。 5．10．2 库房应有遮阳防光措施。 5．11 档案保管状况检查 5．11．1 及时检查、发现问题，及时报告、采取措施。 5．11．2 每年定期一次抽样检查。 6 检查与考核 本标准所列管理业务可依据各部门和各类人员的绩效管理办法进行考 核。 Q/FJJH—2.412—2003 附加说明 本标准由福建省金湖电力有限责任公司技术支持部提出