行政办公规范管理与规定.doc

第一章 行政办公规范管理规定 1.目 的：为规范公司办公管理及加强公司文化建设，特制定本规定。2.适用范围：本规定适用于总公司及各分子公司。3.权责说明：本规定由总经办监督执行。4.工作挂牌4.1上班时间，应严格按要求佩戴工作挂牌。4.2员工应妥善保管挂牌，遗失应立即补办，费用自理。5.办公室规范5.1办公桌5.1.1应保持办公桌面整洁，除电脑、口杯、电话、文具外，桌面不摆放与办公无关的物品。5.1.2简易文具应收于笔筒之中，取用后立即放回；其余文具则应收入抽屉中。5.2办公时，应当将所处理的文件放在文件夹中，如遇临时有事离开或有客人访问，应当将正在办理文件的文件夹及时合拢。5.3离开办公室，须将桌面文件整理，齐放于文件架或抽屉中，重要文件入柜上锁，不得散乱于桌面。5.4座椅：座椅靠背不能放任何物品，人离开时座椅推放至办公桌正下方。5.5饮水机及其它设备、物品应在指定地点摆放，不得随意移动。5.6电源: 下班离开办公室时，应关闭所有电器及电源。6.语言规范6.1交往语言：您好、早晨好、早、晚、再见、请问、请您、劳驾您、关照、谢谢、周末愉快。6.2电话语言：您好、请问、谢谢、再见。6.3接待语言：您好、请稍候、我通报一下、请坐、对不起、请登记、我立即去联系、打扰您一下、好的、行（切勿说“不”）。7.行为规范7.1私人信函自费交寄。7.2接待来访和业务洽谈在接待室或会议室进行，私客不得在工作区停留。7.3不得因私事使用公司电话。7.4未经许可，不得使用他人的电脑。7.5因公外出时，应事先得到主管领导的同意；外出后，因情况变化而不能按时赶回公司，要提前通知主管领导。7.6发出的传真应注明：发件人、收件人、主题、发件人的联系方式等。7.7接听电话应首先答复“您好，西藏药业”，使用电话注意语言简明；代接同事办公位电话，做好必要记录并及时转达。7.8办公时间内不擅离岗位，需暂时离开时应告知同事。7.9适时调整手机铃声，办公区域内适当调低，培训或会议中则应取消铃声。8．不定期检查。凡违反上述规定的，每次贡献50元爱心基金。9.附则9.1 本规定由总经办负责解释。9.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。9.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。 第二章 会议管理制度 1.目 的：为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于总公司，各分子公司应制定细则并报总公司备案。总公司部门内部会议参照执行。3.权责说明：3.1 总经办负责公司会议的统筹协调。3.2 会议提拟人负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。4.会议提拟与审批4.1公司例会无须提拟和审批。4.2 公司临时会议由总经理、分管领导直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、分管领导批准。4.3部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人员等，不得与公司会议冲突。5.会议安排原则：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。临时召集的紧急会议不受此限。6.会议准备6.1会议通知6.1.1会议通知按“谁组织，谁通知”的原则进行。6.1.2会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门。6.1.3会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应进行书面通知，并向总经办提交会议准备申请；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。6.2其它准备6.2.1会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）的准备工作。6.2.2会务服务部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。6.2.3总公司召开的公司会议统一由总经办承担会务服务工作。7.会议组织7.1 会议组织遵照“谁主管，谁组织”的原则。7.2主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。8. 会议记录及纪要8.1 公司会议应进行会议记录。8.2会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可临时指定会议记录员。8.3 会议记录员应遵守以下规定8.3.1以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，整理会议纪要。8.3.2会议记录应采用实录形式，确保记录的原始性。8.3.3对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。8.3.4会议原始记录应于会议当日、会议纪要不迟于次日呈报会议主持人及参会人员审核签名。8.3