大力开展信息化建设推动公司管理上台阶.doc

大力开展信息化建设 推动公司管理上台阶 ——中煤招标公司信息化建设经验介绍 2009年，中煤招标有限责任公司（以下简称中煤招标公司）的信息化建设取得重要成果。经过近一年的开发，中煤招标公司招标业务管理系统在2009年年底如期上线运行。招标业务管理系统的成功实施与不断优化，将公司的工作流和信息流高度集成和整合，实现了招标流程标准化、操作行为规范化、监督检查实时化，推动了公司管理水平迈上新的台阶，也为煤炭行业乃至其它行业招标工作信息化建设作出了有意义的探索。 一、招标业务管理系统的实施背景 中煤招标公司成立于2001年,是中国中煤能源集团公司的全资子公司，具有国际招标甲级代理资质、中央投资项目甲级招标代理资质、工程招标甲级代理资质以及政府采购甲级资质，是煤炭行业第一家具有多种资质、从事招标代理业务的专业公司，也是招标行业中为数不多的具有多个甲级招标资质的代理机构。公司年招标额从成立之初的3亿元增长到2009年的77亿元，9年间增长了24倍，年均增长58.5%。近年来，中煤集团提出了“22255”的发展目标和“五年发展规划”战略，预计年招标额还将持续大幅增加。 在实施招标业务管理系统之前，公司开发了一个主要用于发布招标公告、中标公示等内容的网站，曾为公司的发展发挥过重大作用。但是，随着公司业务的逐年大幅增长及社会科技水平的提高，原有信息化水平已不适应公司快速发展的需要。以往系统功能简单，缺乏有效的内部管理与监督，业务人员往往根据自身经验开展招标工作，导致招标流程不统一，项目资料分散在各业务人员手中，公司领导无法及时掌握项目进度情况，综合部门无法及时统计招标项目相关数据，财务部门收到的电汇标书费和保证金无法按项目和业务人员准确核算等等问题。为全面提高公司管理水平、支持集团公司的信息化发展战略，我公司的信息化水平亟待提高。为此，公司领导高度重视信息化建设，并把招标业务管理系统的开发作为2009年度公司的重要工作之一。 二、招标业务管理系统的实施过程 1、成立信息化建设领导机构 在正式启动招标业务管理系统建设前，公司于2009年4月份召开了启动会议。公司领导和全体员工参加了会议。会议宣布成立信息化建设领导小组，公司总经理亲自挂帅任组长，其他副总经理任副组长，负责招标业务管理系统开发的全面领导和协调工作。下设工作小组，由公司分管信息化建设的副总经理任组长，其它成员从各业务部门、综合部门和财务部门抽调骨干人员组成。信息化建设工作小组具体负责招标业务管理系统的实际开发工作。会议同时要求各部门要全力配合信息化建设工作。 为明确责任，信息化建设工作小组进一步把任务分配到各成员，分别负责招标业务管理系统的不同模块，招标业务模块、电子商务网站模块、专家库模块、综合管理模块、财务管理模块等。 2、挑选专业软件开发公司 软件开发公司对信息化建设的成功具有重要作用。为此，信息化建设工作小组通过多渠道搜索信息，首先确定了四家在招投标领域有着丰富开发经验的专业软件公司做进一步了解。然后，信息化建设小组分别让四家开发公司就公司的信息化建设需求提出初步解决方案，同时详细了解其成功实施的案例。通过综合比较，信息化建设领导小组最终选定了一家对公司信息化建设需求了解充分、成功案例与公司情况相近、综合实力较强的专业公司实施招标业务管理系统的软件开发工作。 3、开发招标业务管理系统 虽然软件公司曾成功开发过类似招标业务管理系统，但是每个公司都有自己的特点和工作流程，要想直接把以前的成功案例搬过来用是不切实际的。为此，让软件开发公司充分了解公司的实际需求成为信息化建设首先要做的事情。信息化建设工作小组全体成员与软件开发公司多次举行讨论会，通过充分沟通，软件开发公司对公司的实际需求有了深刻理解。 在充分理解需求之后，软件公司正式对招标业务管理系统进行开发。同时，信息化建设工作小组和软件公司保持密切联系，随时解决开发过程中出现的问题，测试完成的模块，提出改进意见，督促系统开发进程。到11月底，招标业务管理系统基本开发完成。同时，信息化建设工作小组配合软件公司编写了招标业务管理系统使用手册、电子商务网站供应商使用手册、电子商务网站专家使用手册、各角色系统操作指导说明等四个文本资料，并合编为一本中煤招标公司招标业务管理系统使用指南，并分发给每名员工，为员工学习和使用系统提供了理论指导和操作指南。 4、培训全体操作人员 12月初，信息化建设工作小组和软件公司对全体员工进行了集中培训。软件公司对系统作了整体介绍，信息化建设工作小组各成员分别就分管的模块进行了详细讲解。培训过程其实也是测试的过程，信息化建设工作小组根据在培训过程中员工提出的问题，会同软件公司提出了解决方案和改进意见，根据重要性原则先急后缓地加以解决。 5、测试系统与专业模块 培训结束后，公司全体员工开始在系统中运行各自相应