材料采购付款流程及工地备用金使用等管理办法.docVIP

材料采购、付款流程及工地备用金使用等管理办法 一、材料采购、入库、付款流程 1、材料采购（自购）：工程材料部在接到《材料采购计划》3天内，组织库管或材料采购人员、专业工程师、预算或财务人员完成询价工作。 2、程序：询价须6-8家以上，并填写询价表。询价人员、工程材料部经理签字并填写意见→预算部根据询价表，会同工程管理部、工程材料部等部门初定供应商并填写意见→报总经理签字→工地备用金管理员在财务借支（2000元以上尽量转账支付）→3-7天完善报帐手续，经手人到工地备用金管理员处报账→工地备用金管理员到计划财务部履行冲账手续。 （1）询价表同时报送计划财务部一份，作为“事前询价（下次采购）、事中定价、事后核价”的依据； （2）《材料采购计划》应报送工程材料部经理处签字，工程材料部经理、库管加强责任心，在签字时必须同时核查电脑账（即：工地材料帐），查实现有库存，如发现库存中有《材料采购计划》中需采购的材料，应列明该项材料的库存数量，直接核减采购数量，并通知预算部备案； （3）库管在办理材料领用时，必须做到领用手续齐全方可出库，手续不全拒绝出库，同时应做到“出、入库”同时开单。 3、材料采购（合同）： 工程管理部根据工程进度提出材料申请，报送工程材料部→工程材料部会同工程管理部、预算部采集供应商供货信息，10天内完成招标文件的编制工作（其中：工程管理部负责编制技术标，预算部负责编制商务标），考察供应商质量→组织招标（或议标）→评标小组初定供应商，写明意见→报公司审批→确定供应商、签订供货合同，计划财务部合同备案（原件）→通知计划财务部支付定金→货到工地，由材料员、专业工程师验收入库，材料员开具入库单（交供应商一联）→供应商持入库单，工地备用金管理员处有权拒办材料款结算。在提供《补充协议》或由工程、材料、预算注明原因，并补办相应手续，经公司认可后方可办理。）→工地备用金管理员将验收单登记材料台帐后，交计划财务部。 （1）材料采购合同签订后，复印两份，分别交工地备用金管理员和预算部存档； （2）评标小组由工程材料部、工程管理部、预算部、计划财务部派员，以及物业公司代表共同组成，不得少于5人； （3）《材料验收单》一式五联：第一联，工程材料部存查；第二联随发票交计划财务部入账；第三联，预算部做结算依据；第四联，供应商存；第五联，连同材料库存月报于月末报计划财务部核查。 4、针对工地“突发、急用、临时”等特殊情况的材料采购，可以采用《限时采购单》（表样附后）。该单一式三联由工程材料部经理、预算部经理、工程管理部经理签字后，注明材料到场时间及采购原因。此单须在3小时内送至计划财务部，计划财务部主管见到《限时采购单》，汇报经理后2小时内支付，（5000元以上由工程材料部经理、预算部经理、工程管理部经理签字后，报主管总经理审批签字）。 4、承包商填写《工程量完成情况申报单》→专业工程师核算量→项目经理、工程管理部经理签署意见→预算员核算单价、工程量，签署意见→预算部经理审核、签字。 符合合同付款条件的，由预算部经理签字填制《工程付款审批表》，同时通知承包商、供应商补齐财务付款所需手续→各相关部门签署意见（各部主签字人为：土建主管、安装主管、工程材料部经理）→公司总经理签署意见→计划财务部审核并扣除承包商已在财务的预借款→财务总监复审→董事长签署意见→财务付款。 二、时间确定 每月10-14日预算部核量，15日报送本月《付款计划》至计划财务部→16日由工程、材料、预算、财务召开本月付款会→17日计划财务部根据付款会达成的意见回复《付款计划》审批情况→18-21日预算部根据计划财务部回复的《付款计划》审批情况编制《工程付款审批表》，由各相关部门签署意见后，报公司计划财务部，进入付款流程→22-25日计划财务部审核预算部报送的当月《工程付款审批表》，报董事长签署意见→26-30日，计划财务部根据最终审批通过的《工程付款审批表》支付材料、工程款。 （1）各部门应严格遵守时间约定，无特殊情况，不得拖延； （2）报送计划财务部的资料必须手续齐全，如属急付款项，计划财务部可先行支付，付款手续应于2日内补齐。支付定金的，应在一周内补齐财务手续。如无故违反，应追究经办人的责任； （3）每月10日，预算部与计划财务部就预算、结算金额、财务付款金额核对双方台帐； （4）月《付款计划》中可有一项“零星支出”用于应对工地临时出现、《付款计划》未明确申报的材料的零星支出等，但金额一定要得到控制，月累计支出控制在3万元以内。 三、工地备用金 工地设立专人管理“工地备用金”，并认真登记收支台帐，接受公司计划财务部的业务指导和监督。目前制定专人为：工地备用金管理员。 （一）工地备用金的使用范围： 1、材料采购准备金 根据每