XX体育用品有限公司文书管理办法.docVIP

标准书 核 准 审 核 主 管 复 核 标 准 编 号 制 定 日 期 G C 9 1 0 0 8 1．目的 为使公司各类文书之管理标准有序，提高作业品质及管理效率，特制定本规定。 2．定义 2-1 文书管理指对公司内（公司内各部门单位）外（外界各机关团体）往来产生的各类文书及相关作业流程作统一管理。 2-2 文书包括：公文、信函、通知、记录、公告等。 3．管理单位 3-1 全公司为总管理室 3-2 各单位（部、课）由主管指派之专人负责。 4．文书分类 4-1 就性质来分 4-1-1 函：对外界各机关团体之行文 4-1-2 公告：主办部门向同仁或特定对象公布时之文书 4-1-3 联络单或通知：公司内部相关单位间联系、洽询、通知、答复、开会所用文书 4-1-4 签呈或报告：下级对上级作申请或报告时所用文书 4-1-5 其他：除上述以外的各种文书，如会议记录、备忘录、奖状等。 4-2 以机密等级分类 4-2-1 一般件：指对内、对外均可公开之文书 4-2-2 普通件：指对内公开，对外不公开之文书 4-2-3 机密件：指仅对业务相关人员公开之文书 4-2-4 极机密件：指除了经营决策者、本项业务承办者及其直属主管外，其余均不得公开之文书。 4-3 以时效性分类 4-3-1 普通件：在三天内办理完毕之文书 4-3-2 急件：须在24小时内办理完毕之文书 4-3-3 特急件：指随到随办之文书 5．文书处理规定 5-1 文字 5-1-1 公司内外行文一律使用汉字简化字。 5-2 收文 5-2-1 公司邮件接受单位是总机。总机对快件作登录并通知相关人员，其余按收件部门作分类归位，由各单位自行领取。属全公司业务性质之邮件，归口总管理室。 5-2-2 警卫人员收到邮件后，应立即送往总机。 起 稿 者 管 理 单 位 总 管 理 室 修 订 日 期 GC 9 1 0 0 8 (第 1 页 共 3 页) XX体育用品有限公司 标准书 5-2-3 除有收件人姓名者除外，各部指定专人拆阅外来文件。 5-2-4 属全公司性业务之文件，各部应将文件正本转交总管理室，部内可保留复印件。 5-2-5 对于标准书等重要文件，各部应设专人、专档管理，建立收文、档案、传阅、借阅等之记录。 5-2-6 收文人员拆阅文件后应即点检文件及附件名称、数量是否相符，如有错误或短缺，应立即注明，保留好原件，向主管报备后主动查询。 5-2-7 登录之文书分送时，应由点收人签名点收。 5-2-8 在正常时间以外送来之文件，由警卫代收，于次日交给总机。 5-3 发文 5-3-1 行文署名 5-3-1-1 对外行文：（1）合同类，依《合同管理办法》中相关核决权限署名 （2）非合同类全公司性重要对外行文，应加盖公司章，必要时由董事长或总经理署名，盖章。 （3）非合同类一般性对外行文，由相关承办人员呈主管审核后发文。 5-3-1-2 对内公告：（1）全公司性的由总经理署名或盖总经理公布章及总管理室部门章。 （2）各部门盖部门章，必要时由部门主管签名。 （3）各委员会盖委员会章。 （4）公告一律以打字公告为原则。 5-3-2 对内公告：一律经人事单位同意并盖上公布章后，由人事单位专人张贴在公司公布栏内；公告期限原则上一周，过期公告应随时更换。公布栏由人事单位同意管理。 5-3-3 公司内部用于签呈之文书应以先会后呈为原则。发出单位应归整意见，并将决议事项通知相关单位。 5-3-4 如所发文件为机密件，应在文件封面右上角加盖机密章 6．公文卷宗管理 6-1各单位呈核、会签文件，一律使用公文卷宗 6-2 公文卷宗不得移作他用，分为浅蓝、深蓝、大红三色，体现卷内公文之时效： 6-2-1 浅蓝色卷宗放置普通件 6-2-2 深蓝色卷宗放置急件 6-2-3 大红色卷宗放置特急件、机密件 6-3 机密文书应在卷宗传递过程中由专人传送接收。 6-4 公文卷宗传递，除相同性质业务和属于同一