酒店管家部档案存档制度.doc

相关政策Policy Concerned 严格管家部档案管理，保证档案管理有效性、规范性。 操作程序Operating Procedure 档案范围： 酒店客房和部门的各类营业收入报表、部门年度月度工作计划和总结； 部门各项工作检查记录和工作报表； 部门人员编制及员工奖惩记录； 部门固定资产与月盘点记录； 部门各类印刷表格及样本、各类采购物品的价格等； 合作供应商的合同或协议； 工程部年度维修计划及维修纪录； 部门的规章制度、服务标准与程序、管理公司年度质量报告； 部门年度、季度、月度培训计划和培训记录； 客房档案，包括房间物品破损记录、维护记录； 贵宾接待的各类标准和要求； 各类收到和发出的文件、部门会议记录、工作汇报等。 文件材料归档要求： 将管理工作中形成的文件资料。要根据不同年限要求，归档存放在部门； 文件材料要准确反映各项管理的相关内容和过程； 文件材料必须层次分明，符合其形成规律； 文件材料要符合文件格式及书写标准，禁用圆珠笔、铅笔起草和批改。 归档时间： 一般文件保存一年，重要材料，如失物报告、政府文件最少保存两年； 管理工作中的文件资料，应在第二年3月前将上年度超过部门保管期的文件材料归档集中管理； 酒店重大会议和活动的文件材料应在结束后7天内归档； 声像文件材料应在各项活动后将正片和负片随时归档。 档案保存期：保存期限一般为一年，重要文件保存期至少为两年，过期档案由行政管家和其他相关部门有关人员组成鉴定小组统一审定后处理。 相关资料索引 序号 内容 参考来源 操作手册 名称 页码 1 执行职位 《管家部岗位职责》 文员 B-2 政策与程序 POLICY PROCEDURES 制度： POLICY 管家部存档制度 HSKP Dept Filing System 编号： REF CODE PNP-HKP –XXX 执行职位： POSITION RESPONSIBLE 管家部文员 HSKP Dept Agent 涉及部门： DEPARTMENT CONCERNED 制定人 Prepared By 审批人 Approved By 实施日期 Effective Date XXXX酒店管理有限公司 A-A-8-1