体系文件编写培训(2012.11.13).pptxVIP

体系文件编写培训;文件的认识;第一篇：文件的认识;一、文件的概念;二、文件的价值;三、文件类型;管理 手册;作业文件;四、文件结构及相互关系;第二篇 文 件 编 写; 一、管理手册编写 二、程序文件编写 三、作业文件编写 四、文件编写的基本要求 五、记录表格的制定 六、文件编号的模式; 向组织内部和外部提供关于管理体系符合性信息的文件，是管理体系的框架。 1）手册包括的内容： 管理体系的范围，包括任何删减的细节和正当的理由 为管理体系编制的形成文件的程序或对其引用 管理体系过程之间的相互作用的描述（管理过程及接口） 其他 ： --手册颁布 --公司介绍 --管理者代表任命 --标准条款删减说明 --领导及部门职责 --组织机构图 --职能分配表 --程序文件目录;2）手册编写要求 覆盖三个标准提出的全部控制要求 引出各项管理所需的程序文件; 二、程序文件编写（第二层次文件） 程序：为进行某项活动或过程所规定的途径 程序文件：根据识别的各项管理过程及活动如何实施控制的描述（活动的途径） 1）过程和活动的认识 过程：一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动 活动：具体工作 ;二、程序文件编写（第二层次文件） 2）流程的认识 a) 流程：一些连续的、有规律的过程或活动按规定的顺序出现和执行，并导致一些期待结果的产生和完成。 b) 流程分级 一级流程: 公司级战略和综合业务流程 二级流程：部门级各项管理和业务流程 三级流程：岗位操作流程 c) 流程图画法及图示 各级流程的接口 ;二、程序文件编写（第二层次文件） 3）程序文件编写要求 a) 根据流程图设置的过程和活动编写 b) 程序文件编制思路 --识别和确定的管理流程（过程、活动），根据流程设计编制流程图，根据情况确定是否需要编制 --确定每一个过程的输入和输出 --确定各工作过程的顺序和相互关系 --明确各项工作的管理职责、权限 --确定控制工作过程的准则和方法。 ;二、程序文件编写（第二层次文件） c) 程序文件中应明确的内容（即“编制框架”） 目的……… 为什么做（Why) 适用范围 职责与权限…… 谁来做（Ｗho） （术语或定义）（需要时……） 工作程序……. 做什么（What)、如何做 （how)、何处做（Where)、何时做（When) 相关文件 记录 附件：如，流程图（最好绘制对应的流程图） ;(1)目的和范围： 一般简单说明开展这项活动的目的和所涉及的范围。推荐使用如下引导语： 为了……制定本程序。 本程序规定了…… 本程序适用于…… (2)术语： （需要时) 指本程序中涉及到的并需说明的术语和名词。 (3)职责： 指明实施程序文件的主管部门及相关部门的职责权限、接口及相互关系。 ; (4)工作程序： 列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项因素由谁干，什么时间干，什么场合(地点)干、干什么、怎么干、如何控制，及所要达到的要求；需形成记录和报告的内容，记录的保存部门和期限 ；出现例外情况的处理措施等。必要时（最好）辅以流程图。 ; (5)相关/支持性文件： 指需引用的或与本程序相关的程序、文件，这些文件名在工作程序的相关条款中已经提出，相关文件只是列出一个明细。 （6）相关记录： 指实施本程序规定的各项活动产生记录，工作程序条款中应指明记录名称并与相关记录中所列名称一致。 （7）修改页 ; d) 程序文件编写应注意事项 按过程活动的顺序进行描述，涉及相关部门和分公司 程序中职责的规定应与手册中的规定吻合并且应充分覆盖部门所承担职责 职责规定应明确具体到承担的工作内容 根据职责一览表描述职责 注意策划管理过程和活动的充分性 ;d) 程序文件编写应注意事项 将上级管理文件相关要求转化为程序文件规定要求 将公司原有管理制度要求充分纳入策划程序文件 将法律法规要求转化为文件规定要求 应结合企业产品特点和原有管理方法进行规定 应考虑几种方法的选择 特殊情况时应注意规定特殊情况的控制