国英置业公司采购管理业务手册：工程供应商采购管理流程.doc

工程供应商采购管理流程 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日期 修订状态 修订内容 修订人 审核人 批准人 目的 确保项目总包及主要分包工程供应商按照合理的方式进行采购。 适用范围 施工图设计后确定项目总包和主要分包工程采购方式开始，按照相应方式进行工程供应商采购，签署合同，并进行工程供应商评价。 术语和定义 无 职责 参见《流程图》及工作程序。 工作程序 项目总包和主要分包方式建议 施工图设计完成后，由工程管理部组织编制《项目总包和主要分包工程承包方式建议》（含异地项目），依据《责权手册》进行审核审批；审批后作为项目工程供应商采购的指导性文件 项目总包和主要分包工程承包方式建议当中的工程供应商采购方式应参照《责权手册—采购方式分类表》执行。 工程供应商采购计划 工程管理部根据公司确定的《项目开发总体计划》组织编制《工程供应商采购计划》，依据《责权手册》进行审核、审批，并报成本管理部、财务部、综合管理部备案。 招标采购 招标计划 工程管理部编制《项目工程招标计划》，依据《责权手册》提交审核、审批后作为招标工作组织实施的依据，报财务部备案，综合管理部、财务部决定是否会参加招标过程监查。 资质预审 工程管理部发布招标公告或向《合格工程供应商名单》中意向单位发放邀请书，并组织收集投标单位填报的资质文件，组织资格预审，必要时对初审合格单位进行现场考察，填写《工程供应商考察纪录表》，按《责权手册》审核、审批确定资质合格单位。 招标文件编制 工程管理部组织编制招标文件，组织确定分包范围和甲供材料范围，提供施工工程技术质量要求和项目工程计划并负责编写技术标； 成本管理部负责确定或委托造价咨询机构确定工程量清单，并负责编制商务标； 工程管理部汇总编制招标文件，如委托招标，则由代理公司编制招标文件，工程管理部审核；工程管理部将招标文件按《责权手册》提交审核、审批。 招标文件内容视工程实际情况不同，一般应包括下列： 投标邀请书； 投标须知； 投标保证金； 投标书； 合同文件； 工程规范及技术要求； 工程量计算规则及单价说明； 工程量清单； 招标用图纸； 评标标准及方法； 其它应当说明事项； 履约保证金（如有必要）。 投标保证金的数额视具体工程确定，一般为投标估算总价的百分之二，如果招标文件中没有约定履约保函或履约保证金，则中标人的投标保证金在中标合同签订后，领取第一笔工程进度款时一次性无息返还；未中标人的投标保证金在中标合同签订后3天内一次性无息返还。 发标、现场踏勘和标前会议 工程管理部组织投标人进行现场踏勘，现场解答问题。投标人根据现场踏勘和预备会议情况，提出答疑申请，工程管理部安排答疑时间。答疑会结束，形成《答疑会记录》并经与会各方签字确认后发给投标人，同时由工程管理部存入招标资料。 收标 工程管理部负责收回供应商编制的标书。 开标、评标和定标 工程管理部按照招标文件规定的时间进行开标，填写《开标记录表》，依据《责权手册》组织评标，并按规定邀请专家参加评审；工程管理部根据《投标情况对比分析表》及评标记录，填写《评标定标审批表》，按《责权手册》报相关部门和领导审核、审批，确定中标单位，发布《中标通知书》。 弃标及废标的处理 出现多个投标人放弃投标情况，达不到法定投标人数时，重新组织招标；出现按招标文件规定的废标行为时，宣布该投标人为废标。 工程管理部需将相关资料向综合管理部存档。 合同签订 工程管理部根据批准后的招标结果按照《合同管理流程》与中标工程供应商签订合同，并按照《责权手册》报公司领导进行审核、审批；收标阶段无意向合作投标单位，则需重新组织招标。 议标、直接采购 对于非招标零星工程项目的工程采购，工程管理部组织以《非招标、议标项目移交单》的形式直接谈判或议标，确定工程内容、工期、质量、材料供应方式、付款、结算办法等事项，按《合同管理流程》签订合同，依据《 责权手册》报公司领导审核、审批。 合同履行 工程供应商合同签署完成之后，供应商开始工程施工，由工程管理部组织相关验收，根据验收情况办理工程款支付手续； 进度款审核 根据合同规定，符合进度款支付条件时，施工单位提出进度款支付申请，监理单位和工程管理部审核形象进度，成本管理部根据合同和验收情况进行工程进度款审核，财务部进行财务审核，具体操作参照《工程款审核支付作业指引》，并按《责权手册》进行审核、审批； 批准后，财务部根据施工单位提供的凭证进行付款。 结算款审核 工程竣工结算后，施工单位提交结算款支付申请，经项目管理单位审核后，提交成本管理部根据结算结果和合同进行工程结算款审核，财务部进行财务